Google Cloud aukoi Adaran tiedonkulun solmut

Tiedostojen jakaminen ja yhteiskäyttö oli jäykkää, joten IT-infra kaipasi päivitystä. Adara hyödynsi Gappsin asiantuntemusta vanhojen järjestelmien väistyessä pilvipalvelujen tieltä. G Suiten työkaluilla on lisätty yhteistyöskentelyä ja kutistettu sähköpostitulvaa.

Kankeasta viestinnästä ja kalliista palvelimesta haluttiin eroon

Adara Pakkaus Oy on suomalainen pakkausalan asiantuntijayritys, jonka vanha viestintäjärjestelmä loi työpäiviin turhaa kankeutta. Tiedonkulun sujuvuus on avainasemassa, koska yritys toimii Suomen lisäksi myös Pohjoismaissa ja Baltiassa. Asiakkaille luvatuissa aikatauluissa halutaan pysyä sataprosenttisella varmuudella, joten sisäisten prosessien hiominen on prioriteettilistan kärkisijoilla.

Tiedostojen päivittäminen ja yhteiskäyttö ei ollut vanhalla järjestelmällä ongelmatonta. Sähköpostit olivat tähän saakka kulkeneet Outlookilla, ja asiakirjoja laadittiin Officella. Kipukohdaksi oli kuitenkin muodostunut jaettu Y-asema ja yrityksen omissa tiloissa sijaitseva palvelin, jolla säilytettiin yhteisiä tiedostoja. Palvelinta ylläpiti IT-kumppani, jonka tekemät muutostoimenpiteet osoittautuivat turhan raskaiksi ja hintaviksi.

Siksi ajoitus oli otollinen, kun Gapps otti Adaraan yhteyttä keväällä 2016.

 

Gappsin Google-tietämyksellä projekti pakettiin

Kiinnostus Googlea kohtaan heräsi Adaran tutustuessa erilaisiin Google Cloudin tarjoamiin työkaluihin. Adara vakuuttui pilvipalvelun hyödyistä, ja Gappsin asiantuntijat otettiin mukaan tukemaan muutoksessa. Teknologiamuutos vaatii aina huolellista suunnittelua, koulutusta ja implementointia, joten Gappsin lyömättömästä Google-tietämyksestä oli projektissa paljon apua.

Erityisesti Google Drive houkutteli reaaliaikaisilla tiedostojen jakamis- ja muokkausmahdollisuuksillaan.

Muutosprosessia helpotti se, että Googlen työkalut olivat monelle työntekijälle entuudestaan tuttuja. Koska Adaran tarjonta kattaa kaiken pakkausten suunnittelusta ja materiaaleista varastointiin ja logistiikkaan, on yrityksellä käytössään useita erilaisia sovelluksia; ne kaikki oli otettava huomioon. Siksi yritykseen jätettiin muutamia Office-lisenssejä, jotka on kohdennettu Googlen rinnalle sellaisille loppukäyttäjille, jotka tarvitsevat niitä erityisiin sovelluskohtaisiin tarkoituksiin. Suurin osa lisensseistä sai kuitenkin jäädä historiaan kalliine lisenssipäivityksineen.

“Yhteistyöskentelyä voitaisiin jatkossa hyödyntää vieläkin paremmin eri tiimien, kuten esimerkiksi työnjohdon ja tuotannon välillä. Työkalut siihen ovat nyt olemassa.”

- Jere Alaruka, talouspäällikkö, Adara

Työpäivän turhat hidasteet ja ylläpitokustannukset historiaan

Driven myötä tiedostojen löytäminen ja jakaminen helpottui merkittävästi. Vanhassa Y-asemassa yhden henkilön tehdessä muokkauksia tiedosto lukkiutui muilta, jolloin toinen käyttäjä ei voinut avata tiedostoa samanaikaisesti – ei edes katselutilassa. Tämänkaltaisista työpäivien turhista hidasteista päästiin Googlen toimistosovellusten avulla näppärästi eroon. Samalla säästyttiin kalliilta palvelimen ylläpitokustannuksilta. Lisäksi pilvipalvelut mahdollistavat yhteistyöskentelyn ulkopuolisten käyttäjien kanssa, mikä on helpottanut esimerkiksi ulkoistetun taloushallinnon kanssa työskentelyä.

Sähköpostitulva on vähentynyt, kun aiemmin sähköpostia ruuhkauttavat raportit löytyvät nykyään jaetusta Drive-kansiosta.

Myös Google Forms -työkalu on kerännyt kehuja hyödyllisyydestään. Forms on auttanut tuotantoon liittyvän tiedon keräämisessä ja nopeiden yhteenvetojen tekemisessä. Aiemmin vahvasti numeeriseen dataan painottuvaa päivittäistä tietoa oli kerätty manuaalisesti tai tuotantojärjestelmien avulla, mutta Formsissa halutut tiedot siirtyvät reaaliajassa seuranta- ja laskentataulukoihin. Tämä on tehnyt tarvittavan datan keräämisestä, seuraamisesta ja analysoinnista huomattavasti vaivattomampaa.

Tiedostojen jakamisen sietämätön keveys

Uudet järjestelmät otettiin hyvin käyttöön ja loppukäyttäjät ovat olleet tyytyväisiä. Tärkein tavoite oli tiedostojen helpompi jakaminen, ja tähän Google Drive on vastannut erinomaisesti. Käyttöönoton jälkeen Adaralla on tehty jatkuvaa toimintatapojen kehittämistyötä, sillä tavoitteena on saada Googlen työkaluista kaikki mahdollinen hyöty irti.

Gappsista on apua myös jatkokoulutusten ja kohdennettujen työpajojen järjestämisessä. Koko henkilökunnan osaaminen ja ymmärrys työkalujen soveltamismahdollisuuksista halutaan saada mahdollisimman hyvälle tasolle. “Yhteistyöskentelyä voitaisiin jatkossa hyödyntää vieläkin paremmin eri tiimien, kuten esimerkiksi työnjohdon ja tuotannon välillä. Työkalut siihen ovat nyt olemassa.” toteaa Adaran talouspäällikkö Jere Alaruka.

 

Entä jos IT-muutos ei olisikaan stressaavaa? Ota yhteyttä, niin etsitään yrityksellesi parhaat ratkaisut.