Happeo jäsensi Bygghemma Finlandin tietoa ja selkeytti viestintää

Bygghemma Finland haki apua tiedonhallintaan ja sisäiseen viestintään. Lopputuloksena oli tiedon parempi löydettävyys, viestintäkanavien selkiytyminen sekä lisääntynyt ymmärrys siitä, mitä muissa yksiköissä ja tiimeissä tapahtuu.

Verkkokauppaa henkilökohtaisella otteella

Asiakaspalvelu on ensisijaisen tärkeää Bygghemmalle, Pohjoismaiden suurimmalle rautakaupan ja sisustamisen verkkokaupalle. Yrityksen sisäisen tiedon täytyy kulkea hyvin, jotta asiakkaita voidaan palvella parhaalla mahdollisella tavalla. Bygghemma Finlandissa koettiin, että yritystä koskevaa tietoa oli hurjasti mutta sitä ei löydetty. Tärkeät asiat hukkuivat sähköpostitulvan ja lukuisten Slack-viestien sekaan.

Happeo avuksi tiedonhallintaan ja viestinnän jäsentämiseen

Bygghemma Finland halusi panostaa tiedon löydettävyyteen ja sisäiseen viestintään sekä vähentää sähköpostiliikennettä. Tätä varten Bygghemma Finland otti Gappsin tukemana käyttöönsä Happeon. Happeo on uudenlainen digitaalinen työskentely-ympäristö, jossa yhdistyy yrityksen sisäinen sosiaalinen media, perinteinen intranet ja digitaalinen työskentelytila. Happeo pystyi ominaisuuksiltaan vastaamaan modernin organisaation viestinnän ja tiedonhallinnan tarpeisiin. “Minulle oli projektin alusta lähtien selvää, että meillä oli suuri tarve Happeolle ja sen mahdollistamalle uudelle tavalla viestiä ja jäsentää tietoa”, kertoo Bygghemma Finlandin IT-koordinaattorina ja Happeon käyttöönottoprojektin päällikkönä Bygghemman päässä toimiva Anu Rantanen.

Happeoon rakennettiin Bygghemmalle paikka yrityksen pysyvämmälle tiedolle, kuten henkilöstö- ja talousasioille. Happeoon luotiin kanavat eri tiimien viestintää sekä yrityksen epävirallisempaa keskustelua ja vuorovaikutusta varten. Happeo mahdollisti Bygghemmalle myös uudenlaisen tavan projektityöskentelyyn kokoamalla yhteen paikkaan kaiken projektimateriaalin ja projektista käytävän keskustelun.

Hyvällä tiimityöllä hienoon lopputulokseen

Käyttöönottoprojekti eteni sujuvasti. Heti ensimmäisessä palaverissa lyötiin lukkoon julkaisupäivä ja sovittiin, miten projektia seurataan. Viikottaisissa yhteisissä palavereissa käytiin läpi kaikki eteennousseet kysymykset. Akuutimpia kysymyksiä selviteltiin myös viikkopalaverien välissä. “Mielestäni projekti eteni ihan älyttömän hyvin ja iso kiitos siitä kuuluu Gappsin projektipäällikölle Riikalle”, kertoo Anu.

Projektilla oli alusta alkaen selkeät raamit ja seuranta. Projekti meni ihan loistavasti kaikin puolin. – Anu, Bygghemma

Tiimiläisillä riitti kiirettä myös muissa tehtävissä projektin aikana mutta hyvällä tiimityöllä projekti pystyttiin pitämään vauhdissa. Tehtävät jaettiin osa-alueittain ja jokainen tiesi, mikä oli oma tehtävä ja vastuu. Tiimiläiset saivat toisiltaan tukea ratkaisujen pohtimiseen. Käyttöönottoprojektia Gappsin puolelta vetänyt Riikka Halonen kehuu, että suuri kunnia projektin onnistumisesta kuuluu Bygghemmalle: ”Projektissa oli mukana IT:n, markkinoinnin ja HR:n edustaja, ja tiimillä oli hyvä johdon tuki. Tämä näkyy myös julkaistun version valmiudessa ja laadukkuudessa.”

Bygghemmalla oli hyvä tiimi sen sijaan, että olisi yritetty yhden ihmisen voimin voimin viedä projektia maaliin. – Riikka, Gapps

Projektin ydinjoukon lisäksi Happeota suunniteltaessa kuunneltiin koko henkilöstöä. Pari kuukautta ennen julkaisua mukaan otettiin vielä joukko innokkaita agentteja, jotka saivat tutustua Happeoon etukäteen, antaa palautetta ja kertoa vielä tarkemmin erilaisista tarpeista ja toiveista. “Koska henkilöstöä kuunneltiin, Happeosta tuli meidän näköinen ja juuri sitä, mitä me haluttiin ja tarvittiin”, kertoo agenttina toiminut Bygghemman sisältöspesialisti Eeva Latva.

Kaikki tieto yhdessä paikassa

Happeo on jäsentänyt merkittävästi Bygghemman tietoa ja selkiyttänyt viestintää. Yritystä koskeva tieto on nyt helpompi hahmottaa, koska se on kootusti Happeossa. “Nykyisin ei tarvitse enää miettiä, mistä mikäkin asia löytyy. Se löytyy Happeosta”, kiteyttää Eeva.

Happeon myötä tiimit kertovat nyt paljon enemmän asioistaan ja tiimit pysyvät paremmin kartalla siitä, mitä muissa tiimeissä tapahtuu. “Olen aina ollut kiinnostunut muustakin kuin omasta tontistani, ollaanhan me kokonaisuus. Ei voida ajatella, että minä olen vain täällä IT-tiimissä ja katson it-putkinäöllä tuohon koneeseen. On tosi kiva seurata mitä muualla tapahtuu. Kyllä yhtenäisyyden tunne tulee myöskin siitä. Se, että ollaan yhtä tiimiä heijastuu varmasti myös asiakaskokemukseen”, kuvailee Anu.

Tavoitteena ollut sisäisen sähköpostiliikenteen vähentyminen on myös onnistunut. Nyt asioista kerrotaan Happeossa, mistä ne löytyvät helposti jälkikäteenkin ja niistä voidaan käydä yhteistä keskustelua. Slackin rooli on selkiytynyt puhtaasti pikaviestimeksi.

“Aikaisemmin asioista kerrottiin sähköpostitse tai Slackin eri kanavissa. Tiedotusluonteisia asioita ei kannattanut Slackissa kommentoida, etteivät niiden pääpointit hävinneet viestitulvan joukkoon. Happeossa sen sijaan omat aiheet pysyvät helposti löydettävissä ja niitä voi kommentoida, ja niistä voi tykätä vailla pelkoa häviämisestä”, kertoo Eeva. Yksi hyväksi koettu muutos Bygghemman viestinnässä on ollut lisätä aina Slack- tai sähköpostiuutiseen Happeo-linkki. “Näin käynnit Happeossa lisääntyivät ja Happeo tuli tutummaksi koko henkilöstölle”, Eeva kuvailee.

Happeo helpottaa elämää

Projektiryhmää huolestutti etukäteen, että Happeo tultaisiin näkemään vain uutena järjestelmänä järjestelmien päälle. Tämä pelko on ollut turha. Happeosta saatu palaute on ollut positiivista ja käyttäjät kokevat, että Happeosta on oikeasti hyötyä. “Happeo helpottaa elämää. Me olemme hirveän innoissamme tästä!”, summaa Anu.

Keskustelemme mielellämme aiheesta lisää. Varaa tästä linkistä sinun kalenteriisi sopiva tehokas 15 minuutin etäpalaveri Gappsin asiantuntijan kanssa.

Netrauta ja Taloon.com kuuluvat Bygghemman kanssa samaan konserniin.
Kuvat alla: Wille Nyysönen