Googlen pilvi pysyy kv-yrityksen vauhdissa mukana

Etätyö ja tiedostojen jakaminen hoituu nyt Atlantin molemmin puolin. Piilaaksossa, Helsingissä ja Tampereella toimiva Idean halusi Gappsin kumppanikseen Google-työkalujen erikoisosaamisen perusteella.

Etätyön takkuiluun ei ollut varaa

Kun Ideanin omat serverit alkoivat vanheta, nousi IT-ratkaisun uudistaminen ajankohtaiseksi. Käyttöliittymiä suunnitteleva yritys toimii Suomen lisäksi Kalifornian Piilaaksossa, joten etäkäytön jouhevuus oli ehdottomana edellytyksenä uuden järjestelmän valinnassa. Suurimmat ongelmat omien palvelimien kanssa muodostuivatkin etäkäytön ja yhteistyöskentelyn hankaluuksista.

Nopeatempoisen ja kansainvälisen yrityksen tarpeisiin pilvipalvelujen tiedettiin olevan fiksuin vaihtoehto.

“Vaihtoehtoina oli oikeastaan joko laittaa lisää rautaa kellariin tai hankkia luotettavat pilvipalvelut”, tiivistää Ideanin Matti Someroja. Myös muita palveluita harkittiin, kuten Someroja jatkaa: “Dropbox, box.net tai Exchange-vuokrapalvelin olisivat voineet sopia tarpeisiimme hyvin, mutta Googlen toimistosovelluksiin päätymiseen vaikutti olennaisesti käyttäjien hallinnan helppous.”

Ideanin yli 150 projektin vuositahdilla työnteon ketteryys  ja suoraviivaisuus ovat äärimmäisen tärkeässä roolissa. Siksi IT-ratkaisun implementointi haluttiin hoitaa huolella.

 

Gapps valikoitui kumppaniksi pitkän taustatyön jälkeen

Suurin syy valinnan taustalla oli se, että Gapps on erikoistunut nimenomaan Googlen pilvipalveluihin sen sijaan, että ne olisivat vain yksi osa talon palvelutarjontaa. Gappsin vankka ammattitaito vastaavista IT-muutoksista sai päätöksenteossa painoarvoa, eikä valintaa ole tarvinnut katua.

Kouluarvosanaksi siirtymälle Someroja antaa yhdeksikön.

Osapuolten yhteistyö siirtymän aikana toimi hyvin, ja muutosprosessin aikana ilmenneet ongelmat saatiin ratkaistua ripeästi. IT-muutos suunniteltiin huolellisesti, ja Idean oli aktiivisesti vaikuttamassa erinomaiseen lopputulokseen. Aluksi järjestettiin muutaman henkilön kattava pilottijakso, joka paljasti pieniä ongelmia vanhan serverin kanssa. Kun esiin nousseet särmät oli saatu hiottua, siirrettiin loputkin käyttäjät uuteen järjestelmään.

Tieto on pilvessä paremmin turvassa

Google Cloudin tuoteperheestä Drive on noussut Ideanille keskeisimmäksi työkaluksi. Tiedostojen jakamisen helppous tuo sujuvuutta tiedonkulkuun ja -hallintaan, ja yhteistyöskentely etänä valtameren molemmin puolin toimii moitteetta.

Käyttäjien hallinta on aikaisempaa suoraviivaisempaa, kun enää ei tarvita kymmeniä eri salasanoja eri järjestelmille, vaan käyttö- ja jako-oikeuksien koordinointi tapahtuu kaikkiin palveluihin yhdestä paikasta. Myös tietoturvan paraneminen on luonut turvallisuutta arkeen, kun varmuuskopiosta huolehtiminen ei ole enää omissa käsissä. Etenkin kirjautumisvaiheen tuplavarmistus vähentää käyttäjien mahdollisuutta lapsuksiin.

Someroja halua nostaa Googlen toimistosovelluksiin siirtymisestä kolme erityishuomiota, jotka ovat helpottaneet hänen työtään merkittävästi:

 

  • Omat palvelinsalit tuskin olivat yhtä turvallisia kuin Googlen vastaavat.
  • Sähköpostien haku ei ole koskaan ollut näin helppoa.
  • Ylläpitäjä nauttii, kun päivittäin työhuoneen ovesta ei kävele sisään joku, jonka sähköpostilaatikko on täyttynyt.

 


Tavoitteisiin päästiin ja työnteko rullaa entistä paremmin

Idean tavoitteli IT-muutoksella helpompaa tiedostojen jakamista, ketterämpää etätyömahdollisuutta sekä sujuvampaa yhteistyöskentelyä. G Suiten toimistosovelluksista Google Drive pystyi vastaamaan näihin kaikkiin toiveisiin, ja Ideanin tiimi on ollut tyytyväinen uuteen IT-ympäristöön. Omien palvelimien sijaan kaikki on nyt turvallisesti Googlessa, jonka palvelinsaleihin luotetaan huomattavasti enemmän.

Pilvipalvelut tukevat dynaamisen käyttöliittymäyrityksen liiketoimintaa kansainvälisillä markkinoilla tehostamalla arjen työtapoja. Gappsin Google-asiantuntemuksesta on ollut apua koko muutosprosessin ja käyttöönoton ajan.

 

Onko etätyö yrityksessäsi helppoa? Jos ei, niin tehdään siitä sellaista. Ota meihin yhteyttä!