Ajanhukasta eroon Googlen työkaluilla

Kansioihin katoilevat tiedot ja sähköpostitulva jäivät historiaan, kun Kisakallion IT-ratkaisut siirrettiin pilveen. G Suiten avulla saatiin konkreettisia hyötyjä päivittäiseen työskentelyyn ja sisäiseen viestintään. Gapps valikoitui kumppaniksi asiantuntemuksensa ja mutkattoman asenteensa ansiosta.

Käytäntöjen kankeus ja tiedonkulun takkuilu sai riittää

Tarve vanhentuneiden työtapojen päivittämiselle oli suuri. Koska Kisakallion urheiluopisto tarjoaa koulutus- ja valmennustoiminnan lisäksi lukuisia muita palveluja, ei hitaaseen tiedonkulkuun ollut enää varaa. Hajanainen viestintä ja kankeat työtavat eivät tukeneet tavoitteita, sillä urheiluopisto halusi tarjota ydintoimintansa lisäksi jatkossakin yrityspalvelu-, majoitus- ja leiritoimintaa.

Tavoitteena oli parantaa yhteistyöskentelyä, nopeuttaa sisäistä viestintää, sekä mahdollistaa pääsy tietoihin mobiililaitteiden avulla.

Ennen Googlen pilvipalveluiden käyttöönottoa Kisakalliossa käytettiin Y-asemaa tiedostojen tallennuspaikkana, ja viestintä nojasi Microsoft Outlook -järjestelmään. Ajan myötä sähköpostin viestitulva ja liitetiedostojen hallinta aiheuttivat turhautumista, ja Y-aseman heikkoudeksi osoittautui hakuominaisuuden puuttuminen. Jos käyttäjä ei muistanut valitsemaansa kansiota, kului tietojen etsimiseen kohtuuttomasti aikaa.

“Jo perustamani sisäinen sähköpostikirje tuntui voitolta, sillä nyt yhteisesti tarvitsema tieto sentään kulki kaikille samalla tavalla,” henkilöstöjohtaja Janna Tirronen kuvailee lähtötilannetta. Tirronen otti projektin hoitaakseen ja palkkasi avukseen ulkopuolisen konsultin. Yhdessä Juhana Enqvistin kanssa (Engineered Elements) he pallottelivat erilaisten vaihtoehtojen välillä etsien tilanteeseen helpotusta.

Googlen toimistosovellukset läpäisivät tiukan seulan

Enqvistin tekemän kartoituksen perusteella Googlen työkalujen todettiin vastaavan parhaiten Kisakallion tarpeisiin. Koska tietojen hallinta ja -jakaminen olivat keskeisimpiä haasteita, valikoituivat G Suiten toimistosovelluksista erityisesti Drive ja Docs kiinnostavimmiksi vaihtoehdoiksi.

Google Drive tarjosi kaivattua tiedostonhallintaa ja houkutteli näppäryydellään, sillä Drivessa tiedostot on helppo säilyttää, käyttää ja jakaa. Lisäksi niitä pääsee käyttämään missä ja milloin tahansa. Google Docs sen sijaan kiehtoi yhteistyöskentelymahdollisuutensa vuoksi; kaikki asianosaiset pääsisivät käsiksi asiakirjoihin ja taulukoihin reaaliajassa. Myös muissa G Suiten työkaluissa nähtiin potentiaalia Kisakallion toiminnan kehittämiseksi.

Haussa oli riittävän helppokäyttöinen IT-ratkaisu, joka vastaisi viestinnän ja tiedonhallinnan haasteisiin helpottamalla päivittäistä työntekoa.

Muutoksen tueksi haluttiin löytää Googlen pilvipalveluihin perehtynyt IT-talo. Toimittajia vertailtaessa Gapps nousi esille asiantuntevien verkkosivujensa ja kattavien asiakasreferenssiensä ansiosta. Myös Gappsilaisten erinomainen asenne sekä konstailematon toimintatapa vetosivat Kisakallioon. Ensimmäinen palaveri Gappsin ja Kisakallion välillä pidettiin tammikuussa 2016, ja uusien työkalujen käyttöönotto tapahtui jo kuukautta myöhemmin.

Kynnys ottaa yhteyttä Gappsiin oli matala, ja heillä oli erinomainen asenne!

- Janna Tirronen, Henkilöstöjohtaja, Kisakallio

Kaikki tieto pilvessä ajasta ja paikasta riippumatta

Käyttöönotto saatiin reippaasti maaliin ja homma hoitui jämäkästi puolin ja toisin. Tirronen ja Enqvist olivat valmistelleet projektin, ja Gapps antoi suosituksensa suunnitelman viimeistelemiseksi. Sähköpostien migraatiota Outlookista Gmailiin jumpattiin hieman suunniteltua pidempään, mutta loppukäyttäjien päivittäinen toiminta ei häiriintynyt missään vaiheessa. Gapps sai mukavaa palautetta viestinnän mutkattomuudesta sekä siitä, että muutoksen aikana heränneisiin kysymyksiin vastattiin nopeasti.

Googlen toimistosovellukset ovat nyt käytössä kaikilla Kisakallion työntekijöillä. Samalla siirrettiin synergiaetujen vuoksi myös sähköposti ja kalenteri Googleen. Uusia työkaluja hyödyntäneet loppukäyttäjät ovat kokeneet reaaliaikaisen yhteistyöskentelyn erittäin hyödylliseksi, kun Docs mahdollistaa paikasta riippumattoman työnteon. Mobiililaitteilla työskentely on aktiivista etenkin opetuspuolella ja käyttäjät arvostavat sitä, että materiaaleihin on helppo päästä käsiksi.

Sähköpostitulva ja kansioihin unohtuvat tiedot saatiin kuriin Driven avulla, ja positiivisena lisänä Google Sitesilla toteutettiin urheiluopistolle uusi, kevytrakenteinen intranet, mistä kaikki tieto löytyy yksien käyttäjätunnusten takaa.

Gapps tukena myös käyttöönoton jälkipeleissä

G Suite on vastannut Kisakallion tarpeisiin erinomaisesti. Tarkoituksena onkin saada koko yhteisö uusien työkalujen pariin ja oivaltamaan niiden tarjoamat mahdollisuudet. Käyttöönoton jälkeen on tärkeää tehdä huolellinen jatkokoulutussuunnitelma, jotta loppukäyttäjät saavat aikaa työkalujen omaksumiseen. Gapps on valmennuksessa mukana tarjoamalla koulutuksia ja työpajoja työkalujen käyttöön, sekä antamalla hyödyllisiä vinkkejä esimerkiksi sovellusten automaatioon liittyen.

Muutoksen läpiviennissä on hyvä olla kumppani apuna, joka ohjaa, tukee ja ymmärtää asiakkaan tarpeita syvällisesti.

Googlen pilvipalveluilla on ollut huomattava vaikutus Lohjalla sijaitsevalle täyden palvelun urheiluopistolle. Sisäinen viestintä, tiedonhallinta ja työtavat ovat parantuneet merkittävästi, mikä tukee opistoa liikunnallisuuden ja huippu-urheilun edistämistavoitteiden saavuttamisessa. Tirronen suositteleekin vastaavaa IT-muutosta suunnitteleville työyhteisöille kumppania, joka kouluttaa ja tukee uusien teknologioiden käyttöönotossa.

“Googlen työkalujen tarjoama potentiaali on valtava.” Tirronen toteaa.

Kuinka työskentelytapoja voitaisiin teillä parantaa Googlea hyödyntäen? Ota yhteyttä!