Tarpeena toimivat työkalut vuorokauden ympäri

Kovanen – kenties Suomen tunnetuin taksi- ja kuljetusalan yritys – havaitsi tarpeen uusille työkaluille keväällä 2012. Googlen asema maailmanlaajuisesti vahvana toimijana herätti luottamusta, mutta kansainvälinen toimija tuntui samalla jonkin verran etäiseltä.

Vanhassa IT-järjestelmässä haittasivat takkuavat mailit. 700 työntekijän yrityksessä myyntipalvelun sähköpostimäärät kasvoivat kasvamistaan. Myös käyttäjien sähköpostiosoitteiden kohdalla oli viikottaisia ongelmia, ja tästä seurannut työtahdin hidastuminen stressasi. Kovasen IT-asiantuntija Mikko Kortelainen lähti selvittämään vaihtoehtoja uudeksi järjestelmäksi. Haussa olivat työkalut, jotka pystyisivät vastaamaan organisaation nykyisiin haasteisiin ja toisaalta antaisivat uusia mahdollisuuksia IT:n kehittämiseen.

Kun kyseessä on 24 tuntia vuorokaudessa ja seitsemän päivää viikossa toimiva yritys, IT-viestintäjärjestelmältä vaaditaan samaa. Luotettavuutensa lisäksi Googlen toimistosovellukset erottuivat joukosta kattavalla palvelukokonaisuudellaan ja kustannustehokkuudellaan.

“Muun muassa sähköpostien monipuoliset reititys- ja edelleenlähetysmahdollisuudet olivat ominaisuus, joita muut pilvipalvelujärjestelmät eivät tarjonneet”, toteaa Kortelainen.

Googlen asema maailmanlaajuisesti vahvana toimijana herätti luottamusta, mutta kansainvälinen toimija tuntui samalla jonkin verran etäiseltä. Tässä vaiheessa paikalliseksi kumppaniksi uusien viestintäratkaisujen käyttöönotossa löytyi Googlen pilvipalvelujen virallinen jälleenmyyjä, Gapps.

On hienoa, että voimme tehdä töitä kotimaisen, lähellä olevan yrityksen kanssa ja saada samalla käyttöömme maailmanluokan IT-viestintäratkaisut.

- Eeva Kovanen, Myyntijohtaja, Kovanen

Siirtymä uuteen viestintäjärjestelmään tapahtui lyhyen pilotointivaiheen jälkeen. Prosessi oli kivuton ja sujui odotusten mukaisesti. Kuten aina muutostilanteissa, käyttäjien joukossa esiintyy tiettyä vastarintaa; uuden järjestelmän ominaisuudet voittivat kuitenkin nopeasti Kovasen työyhteisön puolelleen. Osa henkilöistä oli käyttänyt Googlen työkaluja jo yksityiskäytössä, joten muutos ei tuntunut niin suurelta kuin olisi voinut kuvitella.

Koko projekti saa Kovaselta kouluarvosanan 9,5. Gappsin palveluihin he ovat tyytyväisiä: yritys on tarjonnut jatkuvaa henkilökohtaista palvelua. Silloin kun tarvetta on tullut, on tukipyyntöihin reagoitu nopeasti.

Mitä terveisiä haluaisitte lähettää organisaatiolle, joka pohtii siirtymistä Googlen työkaluihin?

Mikko: “Suosittelen järjestelmään tutustumista. Se on erilainen kuin perinteiset IT-järjestelmät – tarjolla voi olla positiivisia yllätyksiä.”

Pilvipalveluissa nostetaan usein esiin tietoturva. Mitä ohjeita päätöksenteossa antaisitte organisaatiolle, joka pohtii näitä kysymyksiä?

Mikko: “Tietoturvamme on todennäköisesti tällä hetkellä paremmassa kunnossa kuin koskaan aikaisemmin. Pilvipalveluissa päivitykset ja varmuuskopiointi tapahtuvat automaattisesti. Omia palvelimia käytettäessä tähän ei voitu päästä. Googlen työkalut mahdollistaa ketterästi esimerkiksi käyttäjän kaksivaiheisen todentamisen, mikä on ilman pilvipalveluita paljon resursseja vaativaa.”

Kerro työpäivästäsi hetki tai asia, joka on helpottunut merkittävästi uusien työkalujen käyttöönoton myötä.

Eeva: “Pikaviestipalvelun (Google Talk) ansiosta puhelin on soinut harvemmin ja toimistolla on juostu vähemmän huoneesta toiseen. Jaettu kalenteri on tehnyt tapaamisten sopimisesta todella paljon helpompaa.”

Mikko: “Enää ei tule jatkuvasti tekstiviestejä sähköpostin toimimattomuudesta!”

Seuraavaksi Kovasella on suunnitelmissa lisätä integraation tasoa entisestään ja jatkaa työnteon sekä viestinnän helpottamista organisaatiossa. Kovanen on piirtänyt road mapia Googlen palveluille jo eteenpäin. Ainakin mobiilikäytön mahdollisuudet sekä yrityksen sisäinen intranet ovat nousseet esiin keskusteluissa. Todennäköisesti kuulemme näistä muutoksista lisää tulevaisuudessa!

Kovanen kotisivut