Muutoksen johtamisella kohti tehokkaita työtapoja

Azetsin omistajuuden siirtyessä Visma-konsernista CogitalGroupiin oli projektissa Gappsin kanssa eritoten kyse muutoksen johtamisprosessista. IT-infran siirtäminen uuteen organisaatioon sekä Universen käyttöönotto samanaikaisesti Azetsin sisäisten uudistusten kanssa vaati paljon muutakin kuin teknistä substanssiosaamista.

Azets on Pohjoismaiden johtava taloushallinnon, HR:n ja palkanlaskennan palvelujen ja ohjelmistojen tarjoaja. Projekti heidän kanssaan lähti liikkeelle vuoden 2016 loppupuolella yhtiön irtautuessa Visma-konsernista. Jo aiemminkin heidän käytössään ollut G Suite -kokonaisuus haluttiin ottaa mukaan myös Azetsin uuteen organisaatioon. Samanaikaisesti, rakennettaessa Azetsin omaa IT-infraa, otettiin koko yhtiössä käyttöön myös Universe, jolla korvattiin aiemmat intranet-ratkaisut. Azetsin toimiessa viidessä eri maassa ja yli 80 eri lokaatiossa, haluttiin ratkaisujen olevan yhtenevät. Yhtiön maaorganisaatiot ovat samalla kuitenkin melko itsenäisiä päätöksentekijöitä omien markkinoidensa sekä liiketoimintansa suhteen, joten jokaisella maayhtiöllä oli myös omat toiveensa mitä projektissa otetaan erityisesti huomioon ja mitä osa-alueita painotetaan.

Gappsin hoitaessa IT-infran käyttöönottoa, pystyi Azets keskittämään omat voimansa hallinnon ja liiketoiminnan kehitykseen.

Jo myyntivaiheen aikana Azetsilla oli halu etsiä uusia työtapoja sekä ratkaisuja yhtiön sisäiseen viestintään. Uusissa ratkaisuissa olisi myös tärkeää, että niiden käyttöönoton pystyisi tekemään samaan aikaan yhtiön organisatoristen uudistusten kanssa. Azetsin intraa suunnitellessa, yhtiö päätyi valitsemaan ratkaisuksi Universen. Universen käyttöönotto yhdessä G Suiten kanssa onnistuikin erittäin kivuttomasti, eikä aiheuttanut ylimääräistä päänvaivaa Azetsin henkilöstölle. Gappsin hoitaessa IT-infran käyttöönottoa, pystyi Azets keskittämään omat voimansa hallinnon ja liiketoiminnan kehitykseen.

Projektin aikana Gappsin roolina ei kuitenkaan ollut ainoastaan vain uuden IT:n ja intran integroiminen ja käyttöönotto, vaan tärkeään rooliin nousivat erityisesti kokonaisvaltainen projekti- ja muutosjohtaminen. Vaikka Gappsilla olikin kokonaisvastuu projektin johtamisessa, oli onnistumisen kannalta myös tärkeää, että yhteistyö organisaatioiden välillä oli sujuvaa ja myös Azetsin puolesta oli projektiin nimetyt ja yhteiseen päämäärään sitoutuneet projektijohtajat.  Projektin aikana Gappsin henkilöstö jalkautui paikan päälle eri maihin konsultoimaan ja auttamaan maaorganisaatioita loppukäyttäjistä lähtien it-infran käyttöönotossa. Etenkin Azetsin Norjan pääkonttorin kanssa tehtiin yhteistyötä projektin aikana tiiviisti. Gappsin projektitiimi oli tiiviisti yhteydessä ja vieraili myös muiden maaorganisaatioiden luona, Romaniaa myöten, konsultoimassa sekä auttamassa käyttöönotossa.

Gappsin projektitiimi oli tiiviisti yhteydessä ja vieraili myös muiden maaorganisaatioiden luona

IT-konsulttiyhtiönä Gappsin tärkeänä voimavarana on sen holistinen kokonaiskuva muutosjohtamisessa ja projektien läpiviennissä. Teknisen osaamisen lisäksi äärimmäisen tärkeänä osana projektijohtamista on jatkuva ja selkeä kommunikaatio osapuolten välillä. Osasyynä sille, miksi Gapps valittiinkin kumppaniksi, oli helppous tehdä työtä meidän kanssamme. IT-uudistuksen lisäksi Azetsissa oli Vismasta irtautumisen vuoksi myös organisatorisia uudistuksia. Tämän vuoksi olikin tärkeää, että G Suite ja Universe olivat hyödynnettävissä viestinnän ja tiedon jakamisen välineinä jo yhtiön sisäisten uudistusten aikana.

IT-konsulttiyhtiönä Gappsin tärkeänä voimavarana on sen holistinen kokonaiskuva muutosjohtamisessa ja projektien läpiviennissä.

Lopullinen käyttöönottokokemus oli osapuolten välillä onnistunut. Yhteistyö ei myöskään päättynyt vain loppukäyttäjien kouluttamiseen ja järjestelmien käyttöönottoon, vaan viestintää ja yhteydenpitoa Gappsin ja Azetsin välillä on jatkettu projektin läpivienninkin jälkeen. Tavoitteena on syventää ja laajentaa hyödynnettävien ratkaisujen käyttöä ja pyrkiä mahdollisimman hyvään käyttökokemukseen niin it-osaston kuin loppukäyttäjienkin osalta. Tahtotilana oli myös löytää Azetsin maaorganisaatioiden kulttuuriin sopivat keinot hyödyntää intranetia sosiaalisena foorumina ja digitaalisena työtilana. Azetsin Norjan maaorganisaation projektijohtaja Jonas Christensen toteaakin Gappsin erottuvan IT-konsulttiyhtiönä muista juuri kokonaisvaltaisella osaamisellaan. Azetsin tarpeita kuunneltiin jatkuvasti projektin aikana, jonka mahdollisti sujuva ja nopea viestintä yhtiöiden välillä.

Sujuva yhteistyö sekä täsmällisyys järjestelmien toimituksessa keräävät Azetsilta kehuja Gappsin toiminnassa. Kokonaisuutena Azets oli erittäin tyytyväinen projektiin ja suositteleekin Gappsia lämpimästi yhteistyökumppaniksi muillekin yhtiöille.

Jotta ei tarvitse uskoa vain meidän puheitamme, katso oheisilta videoilta Azetsin tuntemuksia projektin kulusta.