Unohda lukuisat lisenssit ja siirry pilveen - kuten NLY

Pirstaloitunut IT-ympäristö koottiin Googlen pilveen. Käyttäjätyytyväisyys lisääntyi ja erilaisten järjestelmien lisenssiviidakko saatiin kuriin. NLY suosittelee helppokäyttöisiä G Suite for Nonprofits -työkaluja muillekin yhdistyksille.

Lukuisat lisenssit ja palvelimet eivät palvelleet yhteistyöskentelyn tarpeita

Kun tieto oli hajanaisesti usealla eri palvelimella ja lisenssimäärät olivat kasvaneet pilviin, tiesi Marika Poutiainen NLY:n kehityspäällikkönä aloittaessaan, että jotain oli tehtävä. Nuorten Lääkärien Yhdistys ajaa valtakunnallisesti yli 13 000 jäsenen etua, joten tarve tiedonhallinnan järkeistämiselle oli suuri. Yhdistyksen järjestämät koulutustilaisuudet ja muut tapahtumat vaativat ketterää yhteistyöskentelyä, joten jäykän järjestelmän pelättiin hidastavan tahtia.

Käytössä ollut Microsoft Sharepoint ei mahdollistanut reaaliaikaista tiedostojen työstämistä yhdessä tiimin kanssa, joten työskentelyyn kaivattiin joustavuutta. “Tiedosto piti ladata ensin ulos Sharepointista, jotta pystyttiin tekemään muokkauksia ja sitten ladata takaisin Sharepointiin. Muutokset eivät näkyneet reaaliajassa, joten kommentteja tehtiin useisiin eri versioihin”, Poutiainen kuvailee. Oli aika tutustua uusiin IT-ratkaisuihin.

G Suite for Nonprofits -työkalut herättivät kiinnostusta helppokäyttöisyytensä ja joustavuutensa ansionsta. Myös työskentelyn mahdollistuminen mobiililaitteilla vaikutti lupaavalta. Koska lisenssisuossa rämpimisestä haluttiin eroon, koko IT-ympäristö päätettiin siirtää Googlen pilveen.

 

Gapps kumppaniksi nopean reagointinsa ja asiantuntijuutensa ansiosta

Gapps valikoitui muutoksen asiantuntijakumppaniksi, koska kartoitusvaiheessa Gappsilta sai nopeimmat ja asiantuntivimmat vastaukset kaikkiin yhdistyksen kysymyksiin. Gapps ei antanut turhia lupauksia vaan asiaan palattiin aina, jos kysymykseen ei osattu vastata siltä seisomalta. Lisäksi Googlen pilvipalvelut olivat matalan kynnyksen vaihtoehto tilanteessa, jossa kaikki teknologiamuutoksen aiheuttama sählinki haluttiin minimoida.

Käyttöönotto sujui hyvin ja IT-ympäristö parsittiin yhteistyöllä kasaan tammikuussa 2016. Tiedostot siirrettiin vanhasta Sharepoint-ympäristöstä Googlen pilveen, ja olemassa olevat sähköpostilistat pystyttiin säilyttämään. Yhteydenpito Gappsin ja NLY:n välillä oli aktiivista ja Poutiainen koki saavansa apua aina, kun sitä tarvitsi.

Googlen pilvipalvelut ovat helppo ottaa käyttöön, eikä suuria laiteuudistuksia tarvita. Lisäksi ne ovat käyttäjäystävällisiä ja toimivat mobiililaitteilla.

- Marika Poutiainen, Kehityspäällikkö, Nuorten Lääkärien Yhdistys, NLY

Googlen työkalut toimivat kaikilla laitteilla ja mobiilissa

G Suite -työkalut otettiin hyvin vastaan ja aktiivikäyttäjät ovat selvästi aiempaa tyytyväisempiä. Yhdessä työskentely muuttui Googlen toimistosovelluksilla helpommaksi ja dynaamisemmaksi. “Meillä on nytkin työn alla yli 550 osallistujan tapahtuma. Kaikki tapahtuman dokumentit ovat tallessa ja yhteisesti muokattavissa Drivessa. Lisäksi uudet työkalut nopeuttavat asioiden hoitamista – esimerkiksi erilaiset tiedotteet ovat helposti kommentoitavissa vaikkapa kännykällä”, Poutanen raportoi.

Googlen G Suite for Nonprofits -ratkaisu on ollut erinomainen valinta NLY:n tarpeisiin myös sitä syystä, että työkalut toimivat kaikilla yhdistyksen käytössä olevilla laitteilla – Applen laitteet mukaan lukien. Myös uusien käyttäjien tunnusten luominen on osoittautunut aiempaa näppärämmäksi: “Siinä missä muilla järjestelmillä tähän saattaa kulua jopa 2 viikkoa aikaa, Googlen ratkaisuilla asia hoituu saman tien,” Poutanen lisää.

Gappsin tuki on apuna käyttöönoton jälkeenkin

Gappsin käyttäjätukeen IT-uudistuksen aikana oltiin tyytyväisiä koko projektin ajan. Yhteistyö ei päättynyt implementointiin, vaan Gapps on edelleen tukena kaikissa arjen ongelmatilanteissa. Poutiainen kiittelee Gappsia ratkaisukeskeisestä lähestymistavastaan, sillä jokaiseen tilanteeseen löytyy oikea ratkaisu juuri NLY:n toimintamallit huomioiden.

“Gappsin tuessa ongelmatapauksiin vastataan nopeasti ja täsmällisesti.” – Poutiainen

Nuorten Lääkäreiden Yhdistyksessä ollaan iloisia, että IT-ympäristö päätettiin siirtää pilveen. Työnteko on mukavampaa, mutkattomampaa ja helpompaa aikaisempaan järjestelmään verrattuna, ja kaivattuihin ongelmakohtiin löytyi ratkaisut Googlen toimistosovelluksista. NLY suosittelee G Suite for Nonprofits -ratkaisuja lämpimästi myös muille yhdistyksille.

 

IT-muutos voi olla siis kivuton. Anna meidän auttaa.