Pietarsaaren kaupunginvaltuusto loikkasi nykyaikaan

Gapps toteutti kokousjärjestelmän, jolla voidaan web-käyttöliittymän kautta hallinnoida käyttäjien, roolien ja toimielimien toimintaa. Skaalautuvasti, helppokäyttöisesti ja niin, että järjestelmä on helposti kehitettävissä jatkossa. Google Cloud Platform -alustan käyttöönotto toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Pietarsaaren kunnan kanssa. Niin saatiin aikaan lopputulos, joka on täysin asiakkaan omistama – ja hallinnassa.

Pietarsaaren kaupunginvaltuusto loikkasi nykyaikaan Gappsin ja Google Cloudin avulla

Pietarsaaren kaupunginvaltuusto on kaupungin korkein päättävä toimielin, jossa työskentelee 43 kunnallisvaaleilla valittua jäsentä. Valtuusto valitsee mm. kaupunginhallituksen, johto- ja lautakunnat sekä vastaa kunnan taloudesta. Kaupunginvaltuusto kokoontuu kerran kuukaudessa Raatihuoneessa, Kauppatori 1:ssä. Rakennus on historiallisesti suojeltu.

Kun Suomessa kesällä 2017 astui voimaan kuntalakimuutos, joka mahdollistaa kaupunginvaltuustoissa ennakkoäänestämisen ja etäkokousten järjestämisen, oli Raatihuoneen aika siirtyä nykyaikaan. Hallintajärjestelmät historiallisessa kokoustilassa olivat kuitenkin peräisin 90-luvulta. Tilasta puuttui järjestelmä, jonka infrastruktuuri salli joustavasti kuntalakimuutoksen tarjoamat uudet mahdollisuudet. Pietarsaaressa muodostui halu modernisoida kokousjärjestelmät niin, että ne parhaiten tukisivat kaupunginvaltuuston kokousten keskeisiä elementtejä: äänestämistä ja puheenvuorojen pyytämistä.

Valtuusto halusi järjestelmän, joka olisi käytettävissä niin kunnanhallituksessa kuin erilaisissa lautakunnissa. Kaivosoja lähti ratkaisemaan uudistusta tutustumalla muiden kuntien järjestelmiin. Vierailut muissa kunnissa kuitenkin osoittivat, että olemassa olevat järjestelmät perustuivat lähes poikkeuksetta erityisiin laitteisiin, joihin ei voitu helposti vaihtaa komponentteja. Kaivosoja päätti lopulta suunnitella Pietarsaaren kunnnalle oman, modernin, alustatalouteen pohjautuvan järjestelmän, joka on mahdollisimman skaalautuva. Yhteistyökumppani Gappsin löydyttyä, Kaivosojalle syntyi idea järjestelmästä, jollaista ei globaaleilta markkinoilta löytynyt.

Projektin alusta asti oli selvää, että uuden järjestelmän tulisi olla tarpeen mukaan skaalautuva, käyttöliittymältään helppokäyttöinen ja helposti jatkokehitettävä.
Siksi Gapps rakensi kokoushallintajärjestelmän Google Cloud Platformia, Firebasea ja hallittuja Chrome -kosketusnäyttölaitteita hyödyntäen. Javascriptin React -frameworkilla toteutettu HTML5-sovellus paketoitiin Chrome-sovelluksesi, joka saatiin Chrome-hallinnan kautta automaattisesti laitteille. Googlen tarjoama Chrome-hallinta mahdollistaa Pietarsaaressa laitteiden korvaamisen helposti myös tulevaisuudessa ja, se tarjoaa mahdollisuuden pakottaa tietoturva-asetukset automaattisesti halutulla tavalla.

Gapps toteutti Pietarsaaren kunnalle modernin kokousjärjestelmän, jolla voidaan hallinnoida web-käyttöliittymän kautta esityslistoja, puheenvuoropyyntöjä, äänestystä ja äänestystuloksia, sekä käyttäjien, roolien ja toimielimien toimintaa. Pietarsaaren kokoussaliin asennetun sovelluksen palvelinpuolella käytettiin NodeJS -ympäristöä ja Google Cloud Functions serverless -alustaa. Kokoussalin kirjautumisessa hyödynnetään Google Cloud Identity -tunnuksia, jotka tarjoavat mm. kaksivaiheisen kirjautumisen. Alustan kuukausittaiset käyttökustannukset pysyvät jatkossakin Google-alustojen käytön myötä hyvin matalina (0-20€).
Projekti toteutettiin alusta loppuun Pietarsaaren kunnan kanssa, jolloin projekti on täysin asiakkaan omistama – ja hallinnassa.

Keskustelin projektin alussa muiden potentiaalisten ehdokkaiden kanssa, mutta tarve ei usein kohdannut ymmärrystä siitä, mitä me todella tarvitsimme. Gapps on yritys, joka pystyy ottamaan vastaan vaativan haasteen – asiakasta kuunnellen.

- Jaakko Kaivosoja, Pietarsaaren tietotekniikkapäällikkö

Kaksitoista kuukautta projektin alettua, keväällä 2018 Pietarsaaressa pidettiin ensimmäinen kokous uuden järjestelmän tukemana. Kunnanvaltuutetut olivat ennen ensikosketusta järjestelmään käyneet infotilaisuuksissa, ja he odottivat uudistuksia innolla. Muutamille ongelmaksi muodostui tottumattomuus kosketusnäyttöön, mikäli sen käyttöön ei ollut aiemmin ollut tutustunut. Valtuutetut halusivat myös varmistuksen siitä, että valtuuston tekninen sihteeri oli rekisteröinyt, mikäli nappia oli painettu esimerkiksi äänestämisen yhteydessä. Valtuuston luottamushenkilöissä oli laaja jakauma diginatiiveista vähemmän kokeneisiin tekniikan käyttäjiin, joten ensimmäisissä kokouksissa tekninen sihteeri auttoi ohjaamaan luottamushenkilöiden laitteistoa. Kuusi kuukautta lanseerauksen jälkeen kaikilla luottamushenkilöillä on kuitenkin jo järjestelmä käytössä.

Pietarsaaren tietotekniikkapäällikkö Kaivosojan mukaan uusi kokousjärjestelmä on vanhaa parempi. Kunta tähtääkin yhteistyöhön muiden kuntien kanssa jatkaakseen kehitystä. Pietarsaari haluaa lähitulevaisuudessa vetää kuntien kehitysprojekteja isäntäkuntana. Se pyrkii konsultoimaan muita kuntia projektien kehitysjärjestyksessä ja -aikatauluissa, vaikka järjestelmää vielä luonnollisesti jatkokehitetäänkin.

Tietotekniikkapäällikkö Kaivosojan mukaan Pietarsaaren kokoussali on nyt saatu siirrettyä Aatamin ajoista nykyaikaan, mutta jälkitöitä on tarjolla valtuustosalissa mm. äänentoiston kanssa, joka ei vielä ole tavoitellulla tasolla. Pietarsaari haluaakin kehittää kokoushuonetta niin, että sieltä on mahdollista tulevaisuudessa lähettää kokouksia suoratoistolla ja järjestää yleisötilaisuuksia sekä konferensseja.

Yrityksen ammatillinen ote on hyvä ja asiat ymmärretään nopeasti, ei tarvitse vääntää rautalangasta tai piirtää moneen kertaan. Tämä on ketterää ohjelmistokehitystä.

Ota yhteyttä