Henkilöstön toiveesta paluu Googleen

Kun Pouttu ensimmäisen kerran siirtyi Googlen työkaluihin, elettiin kevättä 2012. Tuohon aikaan käytössä ollut vanha Lotus Notes -järjestelmä takkuili mobiililaitteiden liitettävyyden ja kalenterisynkronoinnin kanssa. Päivitystä suunniteltaessa vaihtoehtoisiksi ratkaisuiksi valikoituivat uudempi versio Lotus Notesista, Microsoft O365 sekä Google Appsit eli nykyinen G Suite -tuoteportfolio.

Pouttu valitsi lopulta Googlen työkalut ja ICT-päällikkö Jyrki Jaatinen kertoi tuolloin päätöksen johtuneen kahdesta seikasta: “Google on alansa johtava yritys – sen kehitys ei pysähdy, mikä tekee tulevaisuuden näkymistä mielenkiintoisia. Lisäksi Googlen työkalut olivat huomattavasti kilpailijoita edullisemmat – se, mistä muiden tahojen kohdalla olisi joutunut maksamaan ekstraa, kuului Googlella peruspakettiin.”

Poutun matka Microsoftiin

Noin neljä vuotta myöhemmin, Poutulla oli tarve kehittää laatudokumentaatiotaan, sekä olemassa olevaa intranet-ympäristöä. Ajatuksena oli siirtää laatudokumentaatio uudenlaiseen ympäristöön, missä yhdistyisivät niin intranet-viestintä kuin dokumentinhallinta.

Eri teknologioita punnittaessa Sharepoint nousi esille, sillä se oli entuudestaan tuttu osalle IT-tiimin jäsenistä. Sen nähtiin ratkovan sekä dokumentinhallinta-, että intranet-tarpeet. Microsoftin työkaluihin siirryttäessä käyttöön otettaisiin O365, jonka kyljessä tulisivat myös Yammer, sähköposti, OneDrive ja Skype for Business. Konkreettisesti siirtyminen uuteen teknologiaan tapahtui maalis-huhtikuun vaihteessa 2016.

Hyvin pian siirtymisen jälkeen Pouttu alkoi kohdata haasteita uuden ympäristön kanssa. Microsoftin OneDrive ei toiminutkaan kuten oli ajateltu olemassa olevien Excel ja Sheet -tiedostojen kanssa. Monet tärkeät tiedostot, syystä tai toisesta, lakkasivat toimimasta OneDrivessa. Kun asiasta oltiin yhteydessä Microsoftiin, ohjeistettiin Pouttua olemaan yhteydessä tukeen. Tarjolla ei ollut henkilökohtaista tukea vaan kyseessä oli valtakunnallinen tukipalvelu, josta Pouttuun oltiin yhteydessä vaihtelevalla englanninkielellä. Moni excel-taulukko korruptoitui prosessin aikana. Mobiilityöskentely, mikä oli aina ollut Poutulle tärkeää, ei myöskään toiminut uusilla työkaluilla. Kalenteria ja sähköpostia ei saatu toimimaan niin kuin olisi pitänyt.

Pouttu kävi siirtymänsä aikana myös katsomassa muutamien Microsoftin asiakasyritysten Sharepointilla rakentamia intranet-ympäristöjä. Hyvin nopeasti muodostui käsitys siitä, että Sharepointin pyörittäminen vaatisi hyvin paljon omaa osaamista sekä aktiivisuutta selvittää asioita ja kouluttautua. Jos taas avuksi otettaisiin ulkopuolinen kumppani, olisi se suuri kuluerä. Olemassa olevilla resursseilla Microsoft-ympäristössä pysyminen alkoi vaikuttaa mahdottomalta.

 

Google on alansa johtava yritys – sen kehitys ei pysähdy, mikä tekee tulevaisuuden näkymistä mielenkiintoisia.

- Jyrki Jaatinen, ICT-päällikkö, Pouttu

Paluu Gappsin asiakkaaksi

Lokakuussa Pouttu otti yhteyttä Gappsiin ja kertoi haluavansa takaisin Googlen ympäristöön ja Gappsin tukiasiakkaaksi. Onni oli matkassa, sillä Poutun vanhat lisenssit pystyttiin vielä palauttamaan. Muutamaa päivää myöhemmin ne olisi poistettu Googlen järjestelmistä lopullisesti.

“Gappsin tekemä Google-työkalujen käyttöönotto sujui niin hyvin edellisellä kerralla että meillä oli vahva luotto, että homma hoituu nytkin ja vähintään yhtä hyvin kuin aiemmalla kerralla”Jaatinen kehuu. “Tämä oli meille tilaisuus nähdä se Microsoftin maailma mitä harkittiin jo vuonna 2012. Tuohon aikaan muutamia käyttäjiä jännitti siirtyminen pilveen. Tällä kertaa kaikki olivat todella innoissaan paluusta Googlen työkaluihin ja ennen kaikkea siitä, että päästäisiin taas oikeasti hommiin.”

Paluuta Gappsin asiakkaaksi ei mietitty Poutulla edes kahta kertaa. Gappsin suomenkielinen tuki ja aktiivinen yhteydenpito ovat Poutulle tärkeitä tekijöitä.

“Google maailma kehittyy niin joutuisasti, ettei meillä ole itsellä resursseja seurata kaikkea mitä sen piirissä tapahtuu. Kumppanuus Gappsin kanssa tarkoittaa meille sitä, että meidän ei itse tarvitse aktiivisesti seurata kaikkea meneillään olevaa. Voimme luottaa siihen, että Gapps viestii meille kaikki tärkeimmät Google uutiset, joista voimme itse sitten valita meille sopivimmat kehityskohteet”, kuvaa Jaatinen

Nyt Poutulla ollaan kiinnostuneita Gappsin kehittämästä Universesta, joka on Googlen työkaluihin täydellisesti integroituva sosiaalinen intranet. Universen, siihen kuuluvan universaalin hakutoiminnallisuuden sekä vahvan Drive-integraation avulla voidaan ratkoa Poutun tarpeet; intranet-ympäristön päivittäminen sekä parempi dokumenttien hallinta ja löydettävyys.

Poutun kotisivut