Googlen kustomoinnin avulla paras kannattavuus laajassa IT-hankinnassa

Puuilo on tarjoustavarataloketju, jonka Tuomaalan suku on perustanut vuonna 1982. Puuilon kasvuvauhtia kuvaa hyvin se, että vuosittain avataan 2-5 uutta kivijalkamyymälää. IT-ratkasuiden on pystyttävä kasvamaan heillä samassa vauhdissa ja tähän on löydetty ratkaisu Gappsilta.

Yhteistyön juuret lähtevät toimistosovelluksista

Puuilon menestystarinalla on suomalaiselle perheyritykselle perinteiset juuret. Perheen isällä oli alkujaan oma puusepän verstas, jossa hän valmisti leluja lapsille. Leluja myytiin markkinoilla yhdessä muun tavaravalikoiman kanssa, jonne mentiin joka vuosi yhä useamman bussilastillisen kera. Lopulta ensimmäinen kivijalkamyymälä avattiin ja tänä päivänä tuntemamme Puuilo sai alkunsa.

Jotta on mahdollista kilpailla modernilla markkinalla, on työkalujen myös mahdollistettava ketteryyttä, reagointinopeutta ja toimintavarmuutta. Gappsin ja Puuilon yhteinen matka alkaakin jo vuodesta 2015, kun Puuilo otti käyttöön Googlen toimistosovellukset.

Tuolloin hinnoittelu oli ylhäällä exceleissä, kassajärjestelmässä tai ruutupaperilla, ja varaston arvo selvitettiin kerran vuodessa tehtävällä inventaariolla.

“Investointeja on tehtävä, jos halutaan laajentua”, toteaa Puuilon tietohallinnon projekteista vastaava Esa Haapa-aho viitaten IT-infran uudistamiseen ja modernisointiin.

Pitkällä tähtäimellä kannattavimmat IT-hankinnat löytyivät Googlelta

ERP-järjestelmän hankkiminen ei ollut yksittäinen teknologiahankinta, vaan Puuilossa katsottiin jo tuolloin isompaa kuvaa siitä, mitä seuraavien vuosien aikana haluttaisiin saavuttaa. Selkeänä tarpeena toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi nähtiin toimivat toimistosovellukset. Tästä Puuilon ja Gappsin yhteistyö sai alkunsa ja Puuilo siirtyi G Suite -työkalujen käyttäjäksi.

Käytössä ollut sähköpostijärjestelmä ei vastannut tarpeitamme ja tiedostot olivat tallessa verkkolevyllä, mikä ei pidemmän päälle ollut toimivat ratkaisu. Googlen ratkaisut kiinnostivat meitä kahdesta syystä. Niiden hinta oli kohdallaan, mutta sitäkin tärkeämpänä meille oli Googlen panostukset tietoturvaan”, kertoo Haapa-aho. “Tietoturva oli meille ehdottoman tärkeä asia isossa kuvassa. Jos vaikkapa pidemmällä aikavälillä tähtäisimme pörssiin, niin tällöin tiettyjen perusasioiden on oltava kunnossa”.

Haasteena kalliit sopimuskatkot

Kolmen vuoden G Suite -työkalujen käytön jälkeen huomattiin akuutti tarve tiedostonhallinnan puolella. Vaikka Drivessa tiedostot pysyvät tallessa ja helposti jaettavissa, eivät olemassa olevat toiminnallisuudet kuitenkaan ole riittäneet Puuilolle. Tämän vuoksi Puuilossa mietittiin jopa järeämmän dokumentinhallintajärjestelmän hankkimista.

“Meillä on hirveä määrä erilaisia puite-, leasing- ja työsopimuksia, joissa monesti on määriteltynä sopimuksen päättymisajankohta. Ne olivat skannattuina dokumentteina Drivessa tallessa, mutta meillä ei ollut mitään mahdollisuutta lajitella niitä esimerkiksi sopimuksen päättymisajankohdan mukaan. Tämä johti siihen, että meillä meni useita sopimuksia umpeen, kun emme pystyneet mitenkään ennakoimaan sopimuskatkoja”, Haapa-aho sanoo. Puuilon useamman vuoden kumppanuus Gappsin kanssa sai Haapa-ahon kertomaan yrityksensä haasteista Gappsille.

Kustannussäästöjä Driveä kustomoimalla

Gappsin ratkaisu Puuilon haasteeseen oli Driven kustomoiminen. Erityisen hyvän tästä ratkaisusta teki se, että kyseessä on puuilolaisialle jo tuttu järjestelmä, jonka sisään voitiin rakentaa kustomoitu, uusi ominaisuus.

Jotta sopimuskatkoista johtuvia kustannuksia voidaan välttää, tulee sopimuksen päättymisestä olla tieto helposti oikeiden henkilöiden saatavilla. Gapps räätälöi Driveen metatietojen lisäämismahdollisuuden, jolloin yksittäiseen dokumenttiin voidaan liittää tietoa esimerkiksi sopimuksen päättymispäivästä. Näin myös dokumenttien filtteröinti esimerkiksi päivämäärän mukaan tuli mahdolliseksi. Tämän lisäksi jokaiseen dokumenttiin on mahdollista lisätä hälytys, joka lähettää automaattisesti tiedon henkilökunnalle, kun jokin sopimus on menossa umpeen. Enää sopimusten voimassaolo ei ole yksittäisten ihmisten päässä tai manuaalisesti kalentereihin merkattuina hälytyksinä, vaan rikastettu Drive-ympäristö palvelee Puuilon tämän hetkistä tarvetta.

Olemassaolevaa ja jo käyttäjilleen tuttua Driveä rikastamalla vältyttiin paitsi kalliilta sopimusten umpeutumisilta, niin myös kokonaisen uuden järjestelmän kustannukselta. Kehitysprojekti on nopeasti maksanut itsensä takaisin, kertoo Haapa-aho; “Se, että pystymme estämään yhdenkin sopimuksen määräajan umpeutumisen, kattaa tämän projektin kulut”.

Te Gappsillä – – olette lähellä, läsnä, sopivan pieni ja ketterä. Teillä asioita oikeasti tehdään, sen sijaan että vain määriteltäisiin ja availtaisiin tikettejä.

Ihmislähtöinen ja ketterä toimintatapa ihastutti Puuiloa

“Tässä projektissa minua ihastutti se, että Gapps pystyi kehittämään meille ratkaisun tarpeeksi pienesti. Vaikka tarpeemme oli hyvin spesifi, niin Gappsillä projektiin suhtauduttiin silti vakavasti. Tarvetta kartoitettiin aluksi laajemmin, selvitettiin eri mahdollisuuksia mutta lopulta päädyttiin tekemään hyvin kohdennettu pienimuotoinen projekti. Projektin alussa istuimme alas kasvotusten mutta muutoin hoidimme yhteydenpidon esimerkiksi viikoittaisen videoneuvottelun välityksellä”, kertoo Haapa-aho ja lisää; “Teknistä osaamista meiltä ei odotettu lainkaan. Se riitti, että meillä oli liiketoiminnallinen tahtotila olemassa”.

Projekti itsessään toteutettiin kolmessa sprintissä, joten uudistus tapahtui käyttäjäystävälliseen tapaan nopeasti. Gapps Solutions -yksikön vetäjä Tuomas Hulkkonen kuvailee teknistä toteutusta seuraavanlaisesti: “Toteutettu ratkaisu on rakennettu siten, että käyttäjät voivat hallita Drive-dokumenttien metatietoja suoraan Drivesta ja Chrome-selaimesta; käytännössä Drive-käyttöliitymän rikastamisen hoitaa Chrome-laajennus, jolla käyttöliittymää on mahdollista laajentaa. Toteutuksen taustalla pyörivä ohjelmisto on toteutettu Google Cloud Platformin AppEngine PaaS -alustan päälle”.

Haapa-aholla on pitkä kokemus eri IT-toimittajien kanssa toimimisesta mutta hän vaikuttaa sangen tyytyväiseltä yhteistyöhön Gappsin kanssa; “Olen vallan ihastunut tähän toimintatapaan, että Gappsillä tapaan oikeasti myös ne henkilöt, jotka projektin käytännössä toteuttavat. Olette lähellä, läsnä, sopivan pieni ja ketterä. Teillä asioita oikeasti tehdään, sen sijaan että vain määriteltäisiin ja availtaisiin tikettejä”.

 

Miten Googlen palvelut voisivat palvella teidän toimintaanne? Lue lisää Googlen toimistosovelluksista täältä.