Tarpeena oli rikastaa Drive-ympäristöä

Puuilo on tarjoustavarataloketju, jonka Tuomaalan suku on perustanut vuonna 1982. Puuilon menestystarinalla on Suomalaiselle perheyritykselle perinteiset juuret. Perheen isällä oli alkujaan oma puusepän verstas, jossa hän valmisti leluja lapsille. Leluja myytiin markkinoilla yhdessä muun tavaravalikoiman kanssa, jonne mentiin joka vuosi yhä useamman bussilastillisen kera. Lopulta ensimmäinen kivijalkamyymälä avattiin ja tänä päivänä tuntemamme Puuilo sai alkunsa. Puuilon kasvuvauhtia kuvaa hyvin se, että vuosittain avataan 2-5 uutta kivijalkamyymälää.

Puuilo Oy – Ehkä hieman erilainen kauppa

Muutama vuosi sitten Puuilossa alettiin ensimmäistä kertaa pohtia ERP-järjestelmän hankkimista. Tuolloin hinnoittelu oli ylhäällä exceleissä, kassajärjestelmässä tai ruutupaperilla, ja varaston arvo selvitettiin kerran vuodessa tehtävällä inventaariolla.

“Investointeja on tehtävä, jos halutaan laajentua”, toteaa Puuilon tietohallinnon projekteista vastaava Esa Haapa-aho.

ERP-järjestelmän hankkiminen ei ollut yksittäinen teknologiahankinta vaan Puuilossa katsottiin jo tuolloin isompaa kuvaa siitä, mitä seuraavien vuosien aikana haluttaisiin saavuttaa. Selkeänä tarpeena toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi nähtiin toimivat toimistosovellukset. Tästä Puuilon ja Gappsin yhteistyö sai alkunsa ja Puuilo siirtyi G Suite -työkalujen käyttäjäksi.

“Käytössä ollut sähköpostijärjestelmä ei vastannut tarpeitamme ja tiedostot olivat tallessa verkkolevyllä, mikä ei pidemmän päälle ollut toimivat ratkaisu. Googlen ratkaisut kiinnostivat meitä kahdesta syystä. Niiden hinta oli kohdallaan, mutta sitäkin tärkeämpänä meille oli Googlen panostukset tietoturvaan”, kertoo Haapa-aho. “Tietoturva oli meille ehdottoman tärkeä asia isossa kuvassa. Jos vaikkapa pidemmällä aikavälillä tähtäisimme pörssiin, niin tällöin tiettyjen perusasioiden on oltava kunnossa”.

Googlen toimistosovellukset ovat olleet Puuilolla käytössä jo kaksi vuotta. Samaan aikaan toiminnanohjaus- ja tuotehallinnanjärjestelmät, sekä useat muut järjestelmät ovat otettu käyttöön vaiheittaina. Haapa-aho vaikuttaa tyytyväiseltä projektien etenemiseen; “Tällä hetkellä meillä on käytössä markkinoiden johtavat järjestelmät, joita myös osataan käyttää, sillä henkilöstömme sitouttamiseen on panostettu”.

G Suite -työkaluista käyttöön ovat päätyneet ennen kaikkea sähköposti, Hangouts ja Drive. Vaikka Drivessa tiedostot pysyvät tallessa ja helposti jaettavissa, eivät olemassa olevat toiminnallisuudet kuitenkaan ole riittäneet Puuilolle. Tämän vuoksi Puuilossa mietittiin jopa järeämmän dokumentinhallintajärjestelmän hankkimista. Tarve, mikä oli erittäin akuutti, koski kuitenkin hyvin rajattua, spesifiä toiminnallisuutta.

“Meillä on hirveä määrä erilaisia puite-, leasing- ja työsopimuksia, joissa monesti on määriteltynä sopimuksen päättymisajankohta. Ne olivat skannattuina dokumentteina Drivessa tallessa, mutta meillä ei ollut mitään mahdollisuutta lajitella niitä esimerkiksi sopimuksen päättymisajankohdan mukaan. Tämä johti siihen, että meillä meni useita sopimuksia umpeen, kun emme pystyneet mitenkään ennakoimaan sopimuskatkoja”, Haapa-aho sanoo.

Puuilon useamman vuoden kumppanuus Gappsin kanssa sai Haapa-ahon kertomaan yrityksensä haasteista Gappsille. Ratkaisuksi keksittiin metatietojen lisääminen yksittäisiin tiedostoihin, jolloin niiden filtteröinti esimerkiksi päivämäärän mukaan tuli mahdolliseksi. Lisäksi jokaiseen dokumenttiin on nyt mahdollista liittää hälytys, joka lähettää automaattisesti tiedon henkilökunnalle, kun jokin sopimus on menossa umpeen. Enää sopimusten voimassaolo ei ole yksittäisten ihmisten päässä tai manuaalisesti kalentereihin merkattuina hälytyksinä, vaan rikastettu Drive-ympäristö palvelee Puuilon tämän hetkistä tarvetta.

Te Gappsillä – – olette lähellä, läsnä, sopivan pieni ja ketterä. Teillä asioita oikeasti tehdään, sen sijaan että vain määriteltäisiin ja availtaisiin tikettejä.

“Tässä projektissa minua ihastutti se, että Gapps pystyi kehittämään meille ratkaisun tarpeeksi pienesti. Vaikka tarpeemme oli hyvin spesifi, niin Gappsillä projektiin suhtauduttiin silti vakavasti. Tarvetta kartoitettiin aluksi laajemmin, selvitettiin eri mahdollisuuksia mutta lopulta päädyttiin tekemään hyvin kohdennettu pienimuotoinen projekti. Projektin alussa istuimme alas kasvotusten mutta muutoin hoidimme yhteydenpidon esimerkiksi viikoittaisen videoneuvottelun välityksellä”, kertoo Haapa-aho ja lisää; “Teknistä osaamista meiltä ei odotettu lainkaan. Se riitti, että meillä oli liiketoiminnallinen tahtotila olemassa”.

Gapps Solutions -yksikön vetäjä Tuomas Hulkkonen kuvailee teknistä toteutusta seuraavanlaisesti: “Toteutettu ratkaisu on rakennettu siten, että käyttäjät voivat hallita Drive-dokumenttien metatietoja suoraan Drivesta ja Chrome-selaimesta; käytännössä Drive-käyttöliitymän rikastamisen hoitaa Chrome-laajennus, jolla käyttöliittymää on mahdollista laajentaa. Toteutuksen taustalla pyörivä ohjelmisto on toteutettu Google Cloud Platformin AppEngine PaaS -alustan päälle”.

Kehitysprojekti on nopeasti maksanut itsensä takaisin, kertoo Haapa-aho; “Se, että pystymme estämään yhdenkin sopimuksen määräajan umpeutumisen, kattaa tämän projektin kulut”.

Haapa-aholla on pitkä kokemus eri IT-toimittajien kanssa toimimisesta mutta hän vaikuttaa sangen tyytyväiseltä yhteistyöhön Gappsin kanssa; “Olen vallan ihastunut tähän toimintatapaan, että Gappsillä tapaan oikeasti myös ne henkilöt, jotka projektin käytännössä toteuttavat. Olette lähellä, läsnä, sopivan pieni ja ketterä. Teillä asioita oikeasti tehdään, sen sijaan että vain määriteltäisiin ja availtaisiin tikettejä”.