Pilvipalvelun hyödyt yllättivät perinteisen alan työntekijät

50-vuotias huoltoyhtiö vei toimintansa seuraavalle tasolle hankkimalla kentällä liikkuville työntekijöilleen android-laitteet ja Googlen toimistosovellukset. Tiedonkulun helppous vakuutti henkilökunnan – pitkän linjan konkareita myöten.

Liikkuva työ vaati tehokkaampaa tiedonkulkua

Muistilaput ja paperinpyörittely eivät enää riittäneet, kun vuonna 1968 perustettu huoltoliike kasvoi yli 70 ammattilaisen palveluyritykseksi. Soukan Huolto palveli jo satoja taloyhtiöitä, joten takkuilevasta tiedonkulusta johtuvaa säätöä haluttiin välttää. Tieto piti saada kulkemaan nopeasti paitsi työntekijöiden ja toimiston välillä, myös kentällä toimivien huoltomiesten kesken. Tarvittiin perinteisen yrityksen arkeen soveltuva IT-viestintäjärjestelmä.

Suurin huoli oli uuden järjestelmän vastaanotto ja toimivuus arjessa, mistä syystä yrityksessä ei innostuttu Sharepointin kaltaisista serveripohjaisista vaihtoehdoista. Kentällä homman tulee hoitua nopeasti, joten VPN-yhteyksien kanssa värkkääminen huoltojen yhteydessä ei tullut kyseeseen. “Tiesin heti, että se ei sovi meille”, Soukan Huollon HR- ja kehityspäällikkö Panu Hentunen toteaa.

Google Cloud pääsi huoltomiehen työkalupakkiin

Pilvipalvelut tuntuivat sitä houkuttelevimmilta, mitä enemmän niihin perehdyttiin. Elettiin syksyä 2013, kun Gappsin Perttu Ojansuu tutustui Espoossa toimivaan Soukan huoltoon. Osapuolet istuivat alas ja puivat huoltoyhtiön arjessa ilmenneitä ongelmakohtia. Yhdessä huomattiin, että suurin osa solmuista saataisiin auki Googlen toimistosovellusten avulla. Syntyi päätös G Suiten käyttöönotosta.

Gapps otettiin Googlen asiantuntijatalona uudistukseen mukaan, sillä järjestelmän käyttöönotto haluttiin hoitaa kunnolla.

Gappsin asiantuntijat auttoivat uusien IT-ratkaisujen kouluttamisessa ja implementoinnissa, sekä toimivat tukena muutoksen johtamisessa. Yhteinen tavoite oli saada järjestelmä mahdollisimman helposti koko henkilökunnan käyttöön. Molempia osapuolia hymyilytti viimeistään siinä vaiheessa, kun 30 vuotta yrityksessä työskennellyt henkilö kommentoi, että “tämähän on hyvä”. Oltiin siis oikealla tiellä.

Meillä aika tarkalleen 30 vuotta töissä ollut työntekijä totesi, että tämähän on hyvä.

- Panu Hentunen, HR- ja kehityspäällikkö, Soukan Huolto

Työt hoituvat helpommin ja nopeammin

Googlen toimistosovellukset helpottavat työpäiviä, kun muistinvaraiset asiat saadaan nopeasti ja automatisoidusti talteen. Kun tarvittava tieto on reaaliaikaisesti kaikkien saatavilla, sujuvat huollot, siivoukset ja remontit entistä mutkattomammin. Uuden ratkaisun käyttäminen jokapäiväisessä työssä varmistettiin hankkimalla kentällä toimiville työntekijöille vedenkestävät Android-tabletit ja -puhelimet, sekä perehdyttämällä henkilökunta niiden käyttöön huolellisesti. G Suite saikin lämpimän vastaanoton myös teknologiaa vähemmän käyttäneiden henkilöiden keskuudessa.

G Suiten sovelluksista erityisesti Drive, Forms ja Hangouts ovat päivittäisessä käytössä helpottamassa työntekoa.

Uusi IT-ratkaisu on ollut lyömätön erityisesti volyymin kasvaessa, kun on tarvittu rutiinien automatisointia. Myös Google Scriptiä on opeteltu hyödyntämään esimerkillisesti. “Kun käyttäjä täyttää yhden Google Formin, tieto päivittyy automaattisesti kolmeen paikkaan: intranettiin, asiakkaalle ja kohteesta vastaavalle huoltomiehelle. Se on mahtavaa”, Hentunen kertoo.

 

Työporukan yhteisöllisyys lisääntyi

Soukan Huolto on inspiroiva esimerkki perinteisen alan yrityksestä, jonka siirtyminen pilvipalveluihin on tuottanut aidosti iloa ja tehokkuutta työpäiviin. Lisäksi pikaviestipalvelu Hangouts on lisännyt työpaikan yhteisöllisyyttä tuomalla eri paikoissa työskentelevät ihmiset lähemmäs toisiaan. “Hangoutsin kautta on tullut lähetettyä useampi kuin yksi kuva hyvästä kalasaaliista”, Hentunen nauraa.

Yritys huolehtii Espoonlahden ja sen lähialueiden asukkaista tarjoten kiinteistöhuoltoa yli 300 taloyhtiölle, joten saumaton kommunikaatio on edellytys heidän menestykselleen. G Suite -työkalujen avulla huollot, siivoukset ja remontit pysyvät hallinnassa, kun jokainen työntekijä on aina ajan tasalla.

 

Kuinka te voisitte hyötyä pilvipalveluihin siirtymisestä? Jätä yhteystietosi, niin olemme sinuun yhteydessä!