Etätyöstä tehokkaampaa näillä toimistosovelluksilla

“Meitä on kutsuttu niin epätoimistoksi kuin one stop shopiksikin”, kuvaa Head of Culture Pirjo Airaksinen Supersonin uutta toimintatapaa. Uuden toimintatavan myötä muuttuivat myös työskentelytavat. Ratkaisu uuteen tapaan tehdä töitä löytyi Gappsilta.

“Supersonin strategia on auttaa asiakkaan liiketoiminnassa ja tarjota kaikki markkinointiviestinnän kanavat käyttöön kustannustehokkaasti ja tuloksellisesti. Markkinointiviestinnän tärkein tehtävä on auttaa asiakkaan liiketoiminnan ja brändin kasvua”, summaa Airaksinen.

Organisaatiosta tuli uuden toimintatavan myötä verkostomainen, ja se on kasvanut kattamaan noin 80 alan ammattilaista. Työtä tehdään toimiston lisäksi asiakkaiden luona, kahviloissa ja kotona.

Gappsilla ymmärrettiin meidän bisnestä ja taustalla toimivat selkeästi osaavat, hyvät tyypit.

- Pirjo Airaksinen, Head of Culture, Superson

Palvelinhärdellistä helppokäyttöiseen ja varmaan ratkaisuun

Vanhan “palvelinhärdellin” ja Office365-lisenssien tullessa tiensä päähän Superson asetti uuden ratkaisun keskeisiksi vaatimuksiksi helppokäyttöisyyden, turvallisuuden ja toimivuuden.

“Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tiedostonhallinta pitää olla hyvin hallussa. Tietojen on oltava saatavilla ja jakoasetusten helposti hallittavia. Oikeiden ihmisten pitää päästä käsiksi oikeisiin tietoihin”, Pirjo Airaksinen tiivistää vaatimuksia työnteon sujuvuudesta.

Kun oikeat ihmiset pääsevät mistä tahansa käsiksi oikeisiin tiedostoihin, on työnteko tehokkaampaa. Moderniin työtapaan tarvitaan ketteriä työkaluja, jotka mahdollistavat samanaikaisen työskentelyn, mutkattoman kommunikoinnin ja toimintavarmuuden.

Supersonin kohdalla merkittävää oli, että alla oli edellisvuodelta epäonnistunut projektinhallintatyökalun IT-hankinta. Siitä huolimatta Google-maailmaan lähdettiin Gappsin kanssa avoimin mielin.”

Gapps ja modernin työtavan mahdollistava ratkaisu

“Gappsissa natsasi kaikki. Googlen teknologian kanssa kehitys on jatkuvaa, ja pienemmissä toimijoissa on aina riskinsä. Gappsilla ymmärrettiin meidän bisnestä ja taustalla toimivat selkeästi osaavat, hyvät tyypit”, kertoo Airaksinen.

Gappsin ratkaisu Supersonin tilanteeseen oli Googlen toimistosovellukset sekä niiden käyttöönottokoulutukset. Koulutukset ovat tärkeitä, jotta asiakas saa kaiken hyödyn irti uusista järjestelmistään alusta asti.

Tiedostonhallintaan käytettävä Drive mahdollistaa uudenlaisen työtavan, vastaten Supersonin tarpeisiin. Sen kautta liikutellaan suurempiakin tiedostoja ja työstetään yhdessä eri projekteihin liittyviä dokumentteja. Supersonin ajatus siitä, ettei kaikkien työntekijöiden tarvitse olla aina samassa paikassa, voi toteutua Driven ja muiden Googlen toimistosovellusten kanssa.

 

Verkottuneen organisaation oikeat työkalut

Työkaluista ydinasemassa on Google Drive. Hangouts on vakiinnuttanut asemansa nopeasti viestinnässä – sähköpostia työpaikan sisällä lähetetään hyvin vähän.

Vaikka itse tekninen käyttöönotto sujui Gappsin tuella hyvin, olisi käyttöönottoprojekti ollut hyvä pilkkoa pienempiin osiin.

“Lisenssien vanhentumisen myötä meillä oli kiire ottaa uusi järjestelmä käyttöön, ja koulutukset eivät osuneet optimaalisiin ajankohtiin”, Airaksinen toteaa. Suunnitelmissa on kuitenkin hankkia täydennyskoulutusta.

Googlen työkalut ovat tarjonneet kuitenkin aikaisempaa paremman alustan Supersonin tavalle työskennellä. “Meidänlaisemme verkottuneen organisaation tarpeisiin tämä oli ihan nappiratkaisu”, Airaksinen tiivistää.

 

Jos etätyön tehostaminen kiinnostaa, lue lisää toimistosovelluksista täältä.