Haussa uusi tiedostojen hallintajärjestelmä

TAPAUS on kansainvälinen tapahtumatoimisto, jonka palveluihin kuuluvat kokonaisvaltaiset yritystapahtumat, aina suunnittelusta tuotantoon.

TAPAUS kuului vielä vuoden 2016 alussa tapahtumatoimistokonserniin, jossa oli yhteensä kolme toisistaan hieman erilaista tapahtumatoimistoa – TAPAUS, Eastway Impact ja Kohu-Live. Keväällä 2016 tehtiin päätös yhden organisaation malliin siirtymisestä , jonka seurauksena oli tärkeää löytää reilulle 40:lle työntekijälle yhteinen järjestelmä, mihin tiedostot tallennettaisiin ja mihin jokaisella työntekijällä olisi tasapuolisesti pääsy. Tähän asti kaikki kolme yritystä olivat operoineet eri järjestelmillä, erilaisista taustoistaan johtuen. Uuden isomman organisaation oli pystyttävä työskentelemään saumattomasti yhteen, jotta toiminta olisi aidosti tehokasta.

“Meillä kaikilla oli Microsoftin sähköposti ja kalenteri käytössä mutta tiedostojen jakaminen ja tallentaminen samaan, yhteiseen paikkaan oli mahdotonta,” kertoo Tapauksen tuotantojohtaja Joonas Patama. “Koko viestintäjärjestelmän päivittäminen yhdellä kertaa tuntui liian haastavalta kaiken meneillään olevan muutoksen ja asiakasprojektien keskellä. Näin ollen päätimme ensi alkuun hankkia yhteisen tiedostojen hallintajärjestelmän, mikä on meille tärkeä työkalu projektien hallinnassa.”

TAPAUS käytti fuusioon saakka FTP-pohjaista jaettua verkkolevyä, joka toimi hyvin yrityksen alkutaipaleella, silloin kun työntekijöitä oli yhdellä kädellä laskettava määrä. Henkilöstön ja datan määrän kasvaessa työkalusta tuli kuitenkin työtä hidastava tekijä; yhteys pätki, sisäänkirjautuminen ei aina toiminut ja tiedon tallentamisessa sekä ulos-lataamisessa oli haasteita.

Eastway Impactilla taas oli käytössään palvelinpohjainen järjestelmä ja oma fyysinen palvelin sijaitsi vanhan toimiston osoitteessa. VPN-yhteys toimi hyvin niin kauan kuin työntekijät olivat toimistolla, mutta ei muutoin. Konsernin kolmannella toimijalla, Kohu-Livellä, oli käytössä Dropbox, mihin he olivat tyytyväisiä.

“Liiketoiminnallemme on tärkeää, että tieto on jokaisen työntekijän ulottuvilla silloin, kun sitä tarvitsee. Yhtälailla tiedon arkistointi selkeästi ja särmästi on toimintamme kulmakiviä,” sanoo Patama.

Google Driveen tutustuttiin suosittelun kautta

Kun TAPAUS lähti kartoittamaan vaihtoehtoja, tarkasteluun otettiin muun muassa M-files ja Dropbox. Google Driveen ja Gappsiin tutustuttiin Pataman vanhan IT-tuttavan suosituksen kautta, joka uskoi Driven olevan juuri Tapauksen tarpeisiin sopiva ratkaisu.

Gappsilaiset osasivat pukea tarjotun palvelun ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. Lisäksi nuorekas ja aikaansaava tiimi olivat “meidän henkistä” -porukkaa,” Patama kuvailee.

Kun TAPAUS keskusteli Gappsin kanssa, syntyi ymmärrys, että Googlen kokonaisvaltaisemmasta työkalupakista saataisiin enemmän hyötyjä irti kuin Dropboxista. Toisaalta M-files vaikutti raskaalta Tapauksen kokoiselle yritykselle. Lopulta päätöksen tekoon vaikutti myös Googlen brändi, joka Tapaukselle edusti dynaamisuutta ja kehitystä.

“Halusimme päästä järjestelmien osalta aallonharjalle Googlen kanssa,” Patama virkkoo. “Kun päätös Google Driveen siirtymisestä tehtiin, vitsailin työntekijöillemme, että jatkossa ei tarvitse kuin ajatella haluamaansa tiedostoa niin se jo ilmestyy näytölle”.

Työtehokkuutemme on lisääntynyt pomminvarmasti. – – Arviolta säästämme 15 minuuttia per henkilö joka päivä.

- Joonas Patama, Tuotantojohtaja, Tapaus

Käyttöönotto sujuu helposti kun apuna on osaava kumppani

Kolmen yrityksen fuusioituessa, yhdistettävän datan määrä oli valtava. Aluksi Tapauksen oma henkilökunta yritti hoitaa käyttöönoton Gappsin antamien ohjeiden perusteella. Tiedostomassojen siirto aiheutti kuitenkin haasteita ja näin ollen myös tiedostojen siirtoprojekti ostettiin Gappsilta.

Gapps hoiti datan siirron niin, että työntekijät pystyivät työskentelemään käytännössä täysin normaalisti ja häiriöittä. Hyvin tehty tiedonsiirtosuunnitelma oli avainasemassa, jolloin riskitekijät oli kartoitettu ja taklattu ennalta. Lisäksi Tapauksen työntekijöille viestittiin aktiivisesti, joten kaikille oli selvää mitä tapahtui projektin eri vaiheissa.

“Käyttöönottoprojekti sujui hyvin, eikä tiedonsiirto missään vaiheessa näkynyt negatiivisesti loppukäyttäjillemme. Koen tulleeni hyvin palvelluksi”, kiittelee Patama.

Googlen työkalut ja niistä saadut hyödyt ovat otettu innolla vastaan

Uudet työkalut ovat keränneet positiivista palautetta. Monet käyttäjät ovat erikseen kiittäneet Patamaa, ettei enää tarvitse kärvistellä ja odotella tiimalasin pyörimistä näytöllä. Positiivisimpana yllätyksenä ovat olleet Google Docsit.

“Olimme ajatelleet pysyä Microsoft Office -työkaluissa mutta kun kokeilimme Googlen vastaavia työkaluja niin totesimme heti, että nämähän otetaan käyttöön!”, hyväntuulinen Patama naureskelee. “Työtehokkuutemme on lisääntynyt pomminvarmasti. Tarkkoja minuutteja tai prosentteja on mahdotonta sanoa, mutta arviolta säästämme aikaa 15 minuuttia per henkilö joka päivä. Reilun 40 henkilön firmassa se on suuri hyöty”.

Projekti lähti liikkeelle tarpeesta hallita ja jakaa tiedostoja helposti. Yhteistyöskentely Google Docsien parissa toi yllättäen lisää hyötyjä. Nyt Tapauksessa mietitään, missä vaiheessa olisi sopiva aika siirtyä myös Googlen sähköpostin ja kalenterin maailmaan, jotta Googlen työkaluista saataisiin täydet hyödyt irti.

“Suosittelen Googlen työkaluja kaikille samankaltaisessa tilanteessa oleville yrityksille, jotka haluavat päivittää järjestelmänsä tähän päivään. Asiointi Gappsin kanssa on ollut todella helppoa ja yhteistyö on sujunut mainiosti. Kokonaispalvelu on ollut erinomaisen hyvää,” Patama kiittelee.

Tapauksen kotisivut