Google Cloudilla säästyy 10 työtuntia päivässä

Kolmen toimiston yhdistyminen yhdeksi organisaatioksi vaati IT-muutokselta huolellista suunnittelua. Gapps tuli avuksi, ja kaikki tiedostot päätettiin yhdistää Googlen pilveen. Muutokset toivat uudelle organisaatiolle merkittäviä ajansäästöjä.

Päätavoitteena tehokas tiedostojen jakaminen ja arkistointi

Kolmen tapahtumatoimiston tiedostot oli saatava yksiin kansiin, kun organisaatiomuutos yhdisti konsernin toimijat kansainväliseksi kohtaamistoimisto Tapaukseksi. Ennen fuusioitumistaan jokaisella toimistolla oli omanlaiset IT-ympäristönsä, jotka eivät keskustelleet keskenään juuri lainkaan. Yritystapahtumia suunnittelusta tuotantoon saakka tarjoavan kohtaamistoimiston tiimi kasvoi yli 40 henkilöön, joten uuden organisaation työskentely tuli hioa saumattomaksi.

Liiketoiminnan kannalta on elintärkeää, että tieto on jokaisen työntekijän ulottuvilla silloin, kun sitä tarvitaan.

Tähän saakka kaikilla Tapauksen, Eastway Impactin ja Kohu-Liven työntekijöillä oli käytössään sama Microsoftin sähköposti ja kalenteri, mutta tiedostojen jakaminen ja tallentaminen yhteiseen paikkaan oli mahdotonta. Muutos haluttiin pitää hallittavan kokoisena, joten koko IT-infran päivittäminen kerralla tuntui liian haastavalta kaikkien muutosten ja asiakasprojektien keskellä.

“Näin ollen päätimme ensi alkuun hankkia yhteisen tiedostojen hallintajärjestelmän, mikä on meille tärkeä työkalu projektien hallinnassa,” Joonas Patama Tapaukselta perustelee.

Tuttava suositteli Googlen pilvipalvelua

Google Drive ja Gapps tulivat kuvioihin mukaan Pataman vanhan IT-tuttavan suosittelemana, vaikka ratkaisuksi oli ensin punnittu M-filesin ja Dropboxin tarjoamia vaihtoehtoja. Kun TAPAUS ja Gapps kohtasivat toisensa, ymmärrettiin Googlen kokonaisvaltaisen työkalupakin tarjoavan monipuolisemmin konkreettisia hyötyjä Dropboxiin verrattuna. M-files sen sijaan tuntui turhan raskaalta Tapauksen kokoiselle toimijalle.

Gappsilaiset osasivat pukea palvelun ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. Lisäksi Gappsin nuorekas ja aikaansaava tiimi tuntui meidän henkiseltä porukalta.

Fuusioon saakka TAPAUS käytti FTP-pohjaista jaettua verkkolevyä, joka toimi hyvin yrityksen alkutaipaleella, mutta aiheutti tiimin ja datamäärän kasvaessa työpäiviin hidasteita: yhteys pätki, sisäänkirjautumisessa oli ongelmia ja tiedon tallentaminen oli hankalaa. Eastway Impact sen sijaan käytti palvelinpohjaista järjestelmää, jonka fyysinen palvelin sijaitsi vanhalla toimistolla. VPN-yhteys toimi, mutta vain toimistolla. Konsernin kolmannella toimijalla – Kohu-Livellä – oli käytössään Dropbox, johon oltiin tyytyväisiä. Koko talon IT-ratkaisuksi se ei kuitenkaan riittänyt.

Työtehokkuutemme on lisääntynyt pomminvarmasti. Arviolta säästämme 15 minuuttia per henkilö joka päivä.

- Joonas Patama, Tuotantojohtaja, Tapaus

Googlen kehitystä edustava brändi sopii Tapauksen imagoon

Päätöksentekoon vaikuttivat myös toimijoiden brändimielikuvat, joista Googlen nopeatempoinen ja dynaaminen meininki sopii Tapauksen nuorekkaaseen yrityskuvaan kaikkein parhaiten. Alansa johtavan talon aallonharjalle oli kiehtovaa päästä mukaan. “Vitsailin työntekijöillemme, että jatkossa ei tarvitse kuin ajatella haluamaansa tiedostoa, niin se jo ilmestyy näytölle,” Patama naurahtaa.

Yhdistettävän datan määrä oli valtava. Aluksi Tapaus yritti hoitaa käyttöönoton itse, Gappsin antamien ohjeiden perusteella. Koska tiedostomassojen siirto aiheutti yllättävän paljon haasteita, päädyttiin tiedostojen siirtoprojekti ostamaan Gappsin asiantuntijapalveluista. Gapps huoleti datan siirron siten, ettei työntekijöiden työskentely häiriintynyt ollenkaan. Riskitekijät oli taklattu ennakkoon perusteellisen tiedonsiirtosuunnitelman avulla. Lisäksi Gappsilta oltiin Tapauksen henkilökuntaan aktiivisesti yhteydessä, jolloin kaikki olivat perillä projektin eri vaiheista.

“Käyttöönottoprojekti sujui hyvin, eikä tiedonsiirto missään vaiheessa näkynyt negatiivisesti loppukäyttäjillemme. Koen tulleeni hyvin palvelluksi”, Patama kiittelee.

Google-työkaluilla tiimalasin tuijottelu ja odottelu nollaan

G Suiten työkalut toivat enemmän hyötyjä, kuin osattiin odottaa – vaikka projektin tavoitteena oli vain helpottaa tiedostojen hallintaa ja jakamista. Alkuperäinen tarkoitus oli pysyä Microsoft Office -työkalujen parissa, mutta kokeiltuaan Googlen vastaavia toimistosovelluksia tiimi totesi heti, että ne on otettava käyttöön. Driven tavoin myös yhteistyöskentely Google Docsin avulla on kahminut positiivista palautetta. Käyttäjät ovat erikseen käyneet kiittämässä Patamaa siitä, että näytöllä pyörivää tiimalasia ei enää tarvitse tuijotella.

Suosittelen Googlen työkaluja kaikille samankaltaisessa tilanteessa oleville yrityksille, jotka haluavat päivittää järjestelmänsä tähän päivään. Asiointi Gappsin kanssa on ollut todella helppoa ja yhteistyö on sujunut mainiosti.

Pataman mukaan tiimin työtehokuus on “lisääntynyt pomminvarmasti”. Tarkkoja aikoja on vaikeaa antaa, mutta hän arvioi ajansäästön olevan 15 minuutin luokkaa henkilöä kohden – joka päivä. “Reilun 40 henkilön firmassa se on suuri hyöty,” Patama huomauttaa. Tällä hetkellä Tapauksessa pohditaan, että milloin olisi sopiva hetki siirtyä Googlen sähköpostin ja kalenterin maailmaan, jotta Googlen työkaluista saadaan jatkossa täysi hyöty irti.

Fuusio, organisaatiomuutos, IT-uudistus? Ota meidät avuksi, niin voit keskittyä ydinosaamiseesi.