Activity dashboard tuo läpinäkyvyyttä tiedostojen katseluhistoriaan

07/05/2018   G Suite

Google Drive -koulutuksissa kysytään usein, onko mahdollista nähdä, ketkä ovat avanneet tietyn tiedoston. Nyt tämä on mahdollista G Suite Business-, Enterprise- ja Education-käyttäjille Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostojen katseluhistoriatyökalulla, Activity dashboardilla. Käyttäjien katseluhistoria näyttää tiedoston omistajalle tai muokkaajalle, kuka tiedoston on avannut ja milloin. Katselu- tai kommentointioikeuksilla tietoja ei näy.

 

Katseluhistorian tallennus alkaa vasta, kun käyttäjä on nähnyt ja hyväksynyt ilmoituksen uudesta ominaisuudesta:

Suomenkielisessä käyttöliittymässä pääset historianäkymään valitsemalla Docs-, Sheets- tai Slides-tiedoston valikosta Työkalut -> Toimintojen hallintapaneeli (englanninkielisessä valitse Tools -> Activity dashboard). Listassa näkyvät kaikki ihmiset, joille tiedosto on jaettu, sekä aika, jolloin he ovat sen viimeksi avanneet, jos he eivät ole estäneet katseluhistoriansa näkymistä.

Miten estän muita näkemästä oman katseluhistoriani?

Jos et halua, että muut näkevät, oletko katsonut tiedostoa, voit ottaa katseluhistorian pois päältä joko kokonaan tai yksittäisestä tiedostosta. Tätä asetustaan voivat säätää myös G Suite Basic -käyttäjät, vaikka historiatiedot näkyvätkin vain Business- ja Enterprise-käyttäjille.

 

Mene aiemman ohjeen mukaisesti Toimintojen hallintapaneeliin ja valitse alhaalta Tietosuoja-asetukset (Privacy settings). Vaihda avautuvassa ikkunassa liukusäätimistä haluamasi asetukset ja tallenna.

Mikromanageerausta vai hyvä apuväline seurantaan?

Organisaatiokulttuuri määrittelee pitkälti, miten katseluhistoriaan suhtaudutaan. Avoimuutta korostavissa kulttuureissa sen avulla näkee, onko syytä esimerkiksi lähettää muistutusviestejä tärkeistä tiedostoista. Toisaalta joku voi nähdä mikromanageeraamisen tai turhantarkan seurannan apuvälineenä.

 

Pääkäyttäjä voi säätää koko organisaation katseluhistoria-asetuksia

G Suiten admin voi myös laittaa käyttäjien katseluhistorian pois päältä joko koko domainilta tai yksittäisiltä organisaatioyksiköiltä. On mahdollista asettaa historia näkymään myös pelkästään oman domainin sisällä, mutta estää näkyvyys organisaation ulkopuolelle jaetuissa tiedostoissa. Lue tarkemmat ohjeet täältä.

Lue lisää Activity dashboardista Googlen blogista ja ohjesivulta.

Anna-Liisa Merisaari
Change Manager
Teknisen tiimimme muutosasiantuntija auttaa Gappsin asiakkaita siirtymään sujuvasti pilveen. Hyvin suunniteltu viestintä ja kohdennetut koulutukset ovat Ankun täsmäkeinot onnistuneeseen muutokseen.

Ota yhteyttä