Kirjoittaja
Elina Uutela

Digiloikka - Teknologia edellä puuhun

Lännen Media uutisoi 20 miljoonan euron te-toimistojen digiloikasta. Projekti kestää vuoteen 2019 asti, ja sen tavoitteena on digitalisoida TE-keskusten palvelut. Pakettiin kuuluu esimerkiksi työmarkkinatoriksi kutsuttu hakukone.

Hankkeen taustat ovat ymmärrettävät. Onhan hullua, että vuonna 2016 erittäin keskeisiä julkisia palveluita on saatavilla vain paikan päällä. Järjestelmistä pitääkin haluta tehdä joustavampia ja älykkäämpiä.

IT-hankkeen tekeminen teknologia edellä ja pelkkä digitalisaatio mielessä on kuitenkin useimmiten virhe.

Teknologia edellä puuhun

Digitaalisiin järjestelmiin ja pilvipalveluihin siirtyminen onnistuu harvemmin tehokkaasti, jos halutaan vain siirtää nykyinen paperinpyörittely sähköiseen ympäristöön.

Toinen virheellinen lähtökohta on, jos digiloikkaa aletaan tehdä rakentamalla yksi digitaalinen palvelu (joka vieläpä on omien kommenttien mukaan todella haastava) ja satsaamalla kaikki resurssit siihen. Entä organisaation sisäiset toiminnot? Onko uusi digitaalinen palvelu helpottava vai lisätyötä tuova tekijä?

Digiloikkaa voi lähestyä myös toisin – ei fanfaarit soiden ja trendisanat edellä, vaan organisaation omista lähtökohdista.

Älä digitalisoi työkaluja, vaan prosesseja

Hyvä tapa on lähteä liikkeelle organisaation ydinprosesseista ja niiden sidosryhmistä. Mitä palveluita asiakkaille tarjotaan? Miten he pääsevät niiden piiriin helposti? Miten toiminto sisäisesti etenee, kun asiakkaalta tulee yhteydenotto? Kenen kanssa ollaan tekemisissä? Mille organisaatioille tiedon pitää kulkea jouhevasti? Entä sisäisesti?

Seuraavaksi kysytään “miksi” – monta kertaa. Miksi tämä ei toimi? Usein ensimmäiseen vastaukseenkin voi vielä esittää jatkokysymyksen, miksi. Tätä toistetaan, kunnes päästään lopullisten haasteiden äärelle.

Lopulta näistä haasteista voidaan valita ne, jotka on helppo ja nopea ratkaista saman tien pienillä sisäisillä muutoksilla – olivat ne sitten analogisia tai digitaalisia. Vaikeasti ja hitaasti ratkottavissa olevia ongelmia voidaan lähteä purkamaan ajan kanssa isommilla organisaatio- ja järjestelmämuutoksilla.

Ei riitä, että sähköiset palvelut tuodaan asiakkaiden ulottuville. Niiden pitää olla arkea myös työntekijöille, ja heidät on koulutettava hyvin uusiin toimintamalleihin ja uusien sähköisten työkalujen käyttöön.

Kun puhutaan organisaation siirtymisestä digiaikaan, pitäisikin työkalujen digitalisoimisen sijaan pohtia prosessien digitalisoimista ja automatisoimista. Hyvin suunnitellusta ja avoimesti toteutetusta siirtymästä pääsevät lopulta nauttimaan sekä organisaation työntekijät että asiakkaat.

Elina Uutela