Kirjoittaja
Kati Makkonen

Etäpalaverit ovat tuoneet vapauden osaksi työelämää

03/08/2016   Google Cloud, Uusi työ

Vietämme joka viikko useita tunteja erilaisissa palavereissa. Näille kokoontumisille on aina olemassa jokin tavoite.

Joskus tavoitteena on saada aikaan uusia ideoita oman tekemisen kehittämiselle, toisinaan kokoonnutaan yhteen ratkomaan jotain kinkkistä pulmaa. Ennenkaikkea yhteen kokoontumisella haetaan päätösten tekoa ja asioiden eteenpäin viemistä.

Palaverit ovat usein myös avainasemassa kun suunnitellaan omaa ajankäyttöä tulevan työviikon aikana. Onko päivän aikana yksi palaveri vai useita? Ovatko palaverit oman yrityksen toimitiloissa vai kenties ripoteltuna eri paikkakunnille? Ja ennen kaikkea, vaatiiko palavereihin osallistuminen fyysistä läsnäoloa?

google-calendar-2

Viime vuosina erilaiset etäpalaverit ovat kasvattaneet suosiotaan tehden työviikoistamme joustavampia. Meillä on mahdollisuus osallistua palavereihin fyysisestä olinpaikastamme riippumatta ja vieläpä laiteriippumattomasti. Yksi tykkää käyttää puhelinta, toinen tablettia ja kolmas läppäriä.

Miten hyödynnämme etäpalaverien mahdollisuutta?

Wainhouse Research teki vuonna 2015 kyselyn*, jossa he selvittivät miten paljon työntekijät hyödyntävät etäosallistumista palavereihin.

Vastaajista 40% kertoi osallistuvansa palavereihin edelleen perinteisesti neuvotteluhuoneessa, 35% osallistui palavereihin oman työpöytänsä ääressä, 18% osallistui kotitoimistolta ja 8% ollessaan tienpäällä.

CBfM blogi

Useissa yrityksissä etäpalaveri tarkoittaa edelleen perinteistä konferenssipuhelua, jossa osallistujat kuulevat toistensa äänen ja esittäjät voivat jakaa näyttönsä muille osanottajille.

Joissakin yrityksissä hyödynnetään Hangoutsia tai vastaavaa pikaviestintätyökalua etäpalavereihin, jolloin osallistujat voivat jakaa äänen ja näytön lisäksi oman kuvansa muille osanottajille.

Edistyksellisimpiä ovat ne yritykset, jotka hyödyntävät etäpalavereissa videoneuvottelujärjestelmiä, mahdollistaen näin kokonaisten tiimien osallistumisen yhdestä lokaatiosta videokuvan välityksellä.

Onko etäpalaveritekniikalla merkitystä?

Konferenssipuhelut toimivat parhaiten tilanteissa, joissa suurin osa osallistujista on viestin vastaanottajina. Esimerkiksi tilanteissa, joissa halutaan jakaa yrityksen vuoden tulokset tai tulevan vuoden suuntaviivat isolle joukolle osanottajia.

Tällöin riittää, että ääni kuuluu ja osanottaja voi seurata esitysslideja. Yrityksen on hyvä kuitenkin tiedostaa, että tällainen kasvoton osallistuminen mahdollistaa muiden tehtävien samanaikaisen tekemisen. Tutkimusten mukaan jopa 57% työntekijöistä ajautuukin multitaskaamaan konferenssipuhelun aikana**.

Kun etäpalaveriin lisätään elementtinä videokuva osallistujista, saadaan palaveriin enemmän läsnäolon tuntua ja päätösten tekeminen koetaan tehokkaammaksi. Videoneuvottelujen yhteydessä multitaskausta tekee enää 4% työntekijöistä**.

cbfm

Etäpalaveritekniikalla on merkitystä ja eri tekniikka sopii eri tilanteisiin. Tärkeintä on ymmärtää, että tehokas kommunikointi on ehdoton edellytys yrityksen menestymiselle tänä päivänä.

Tutustu Googlen videoneuvottelujärjestelmään, joka on saatavilla nyt Suomessa.

*Lähde: 2015 Wainhouse Research, The Collaborative Enterprise: How enterprises are adapting to support the modern meeting

**Lähde: Huffingtonpost, The Cost of Multitasking, 25.01.2014

Kati Makkonen
Head of Marketing and Communications
Katin vastuulla on viestiä asiakkaille kaikissa viestintäkanavissa sekä suunnitella ja toteuttaa liiketoimintaa tukevia aktiviteetteja yhdessä myynnin kanssa.

Ota yhteyttä