Kirjoittaja
Katja Järveläinen

Google Drive + MS Office: tiedostopäätteet ylittävää yhteistyötä

Google Driven avulla tiedostojen tallennus ja jakaminen on helppoa suoraan pilvestä, mahdollistaen turvallisen työskentelyn kollegojen ja asiakkaiden kanssa missä ja milloin vain. Google on vuosien mittaan pyrkinyt rakentamaan Drivesta ympäristön, joka ei syrji minkäänlaisia tiedostomuotoja. Ei ole realistista olettaa, että kaikki tiimit voivat työskennellä 100% ajastaan ainoastaan Googlen omia Docs-tiedostoja hyödyntäen. Usein paine muiden tiedostoformaattien, kuten Microsoft Officen käyttöön tulee tärkeiltä sidosryhmiltä, kuten asiakkailta.

Ihmisten on pystyttävä työskentelemään ja jakamaan tietoa tehokkaasti tiedostopäätteestä välittämättä.

Kun teet yhteistyötä ulkopuolisen konsultin kanssa, neuvottelet asiakkaan kanssa tärkeästä sopimuksesta tai yrität päästä toimittajan kanssa yhteispäätökseen toimituksen sisällöstä, on suuri todennäköisyys, että joudut työskentelemään useiden erilaisten tiedostojen kanssa. Modernien ratkaisujen tehtävänä on tukea työnteon prosessia, ei hidastaa sitä. Ihmisten on pystyttävä työskentelemään ja jakamaan tietoa tehokkaasti tiedostopäätteestä välittämättä. 

Google on vuosien mittaan pyrkinyt rakentamaan Drivesta ympäristön, joka ei syrji minkäänlaisia tiedostomuotoja.

Avoimen ympäristön ideologiaansa tukemaan Google julkaisee Driveen uuden ominaisuuden, joka mahdollistaa jo Googlen Docseista, Sheetseista ja Slideista tutun kommentoinnin suoraan Microsoft Office ja PDF -tiedostoihin sekä kuviin. Näin käyttäjän ei tarvitse muuntaa tiedostoja Google-muotoon pystyäkseen hyötymään osasta Driven monipuolisia kollaboraatio-ominaisuuksia.

Kuvan lähde: Google

 

Päivityksen myötä Google Driven käyttäjät voivat kommentoida, ”tägätä” henkilöitä ja määrätä tehtäviä Office-tiedostoihin sekä PDF:iin ja kuviin suoraan Driven esikatseluikkunassa. Henkilöt, joiden kanssa tiedostoa työstetään ja joille kommentit on osoitettu voivat vastata niihin vaikka heillä itsellään ei ole G Suite -työkaluja käytössä. Konkreettisesti tämä toimii esimerkiksi niin, että asiakkaasi avaa tekstitiedoston Windows-koneensa MS Word -ohjelmassa ja näkee sinun kommenttisi tiedostossa, joihin hän voi suoraan vastata.

Uusi ominaisuus tulee saataville kaikille G Suite -lisenssitasoille. Julkaisuaikataulu on noin kaksi viikkoa, mutta ominaisuuden näkyvyyteen saattaa mennä useampi viikko.

 

Mikäli teillä kaivataan kollaboraatiobuustia ja Driven käytön tehostamista ole yhteydessä meihin.

Katja Järveläinen
Head of Customer Success
Katja tukee asiakkaidemme menestystä ketterässä pilviympäristössä ja ohjaa heitä kohti uuden työn mallia, jossa moderni teknologia palvelee käyttäjien ja liiketoiminnan tarpeita.

Ota yhteyttä