Kirjoittaja
Emma Sulkanen

Järkevämpää tilojen käyttöä Google-kalenterin avulla

Ärsyttävä tilanne töissä: pitäisi saada neukkari varattua palaveria varten, mutta kalenterin mukaan kaikki tilat on jo varattu. Myöhemmin selviää, että tilaa olisi ollut mutta neukkari oli unohtunut vapauttaa uudelleen varattavaksi peruuntuneen palaverin myötä.

Hyödyntämättä jääneet tilaresurssit rasittavat yritystä. Google tuo uusia toimintoja tukemaan yrityksiä tilojen hallinnassa. Uudistuksen myötä esimerkiksi yllä mainitussa tilanteessa neuvottelutila olisi vapautunut uudelleen varattavaksi automaattisesti. Uudet toiminnot mahdollistavat myös kokous- ja neuvottelutilojen lähemmän tarkastelun ja tilankäytön analysoinnin.

Hyödyntämättä jääneet tilaresurssit rasittavat yritystä. Google tuo uusia toimintoja tukemaan yrityksiä tilojen hallinnassa.

Tilojen hallinnointia on helpotettu myös siten, että tilaresursseja käsittelevät toiminnot on tuotu yhden hallintakuvakkeen alle hallintapaneelin etusivulle. Kaikki tiloja koskevat toiminnot löytyvät nyt Rakennukset ja resurssit -kuvakkeen alta.

Automaattinen tilan vapautus

Hukkaan heitetyt tilaresurssit eivät ole Googlen tutkimusten mukaan mikään vähäpätöinen ongelma, sillä jopa 40% varatuista tiloista jää käyttämättä.

Tähän ongelmaan on kehitetty ratkaisu, joka vapauttaa kokoustilan automaattisesti silloin kun Google-kalenteri huomaa, ettei tilalle ole tarvetta. Tilavaraus peruuntuu automaattisesti silloin, kun kokoukseen kutsutut ovat yhtä lukuun ottamatta hylänneet kalenterikutsun. Kokouksen järjestäjä saa sähköpostiviestin, jossa kerrotaan että tilan varaus on peruttu. Järjestäjää kehotetaan perumaan kalenterikutsu tai etsimään tapaamiselle uusi ajankohta.

Enemmän analytiikkaa, järkevämpiä valintoja

Uuden resurssien tarkasteluun liittyvän toiminnon avulla yrityksellä on mahdollisuus saada enemmän tietoa siitä, miten yrityksen kokous- ja neuvottelutiloja käytetään. Tieto auttaa yritystä optimoimaan tilojen käyttöä. Yritys voi tarkastella muun muassa sitä, mitkä tilat ovat varatuimpia, miten eri kellonajat vaikuttavat tilojen varaamiseen ja minkä kokoiset neukkarit suositumpia.

Uuden resurssien tarkasteluun liittyvän toiminnon avulla yrityksellä on mahdollisuus saada enemmän tietoa siitä, miten yrityksen kokous- ja neuvottelutiloja käytetään.

Näiden tietojen avulla voidaan suunnitella tilojen käyttöä järkevämmin: Miten vähemmällä käytöllä olevat tilat saisi hyödynnettyä paremmin? Onko pulaa pienistä vai suurista huoneista? Vaikuttaako tilan varustelutaso tilan käyttöasteeseen? Voiko lisälaitteisiin panostamalla nostaa tilan käyttöastetta? Mihin aikaan kannattaa sijoittaa kunnostustyöt?

Uudet toiminnot käyttöön hallintapaneelista

Uudet toiminnot saa käyttöön aktivoimalla ne hallintapaneelissa Rakennukset ja resurssit -hallintakuvakkeen alta. Automaattinen tilojen vapautus toiminto on saatavilla Business ja Enterprise käyttäjille sekä Enterprise for education käyttäjille. Tilankäytön analysointi on saatavilla kaikille G Suiten käyttäjille.

 

Tarkemmat ohjeet löydät täältä:

Google Support, Free unused meeting rooms:

https://support.google.com/a/answer/9047638

Google Support, See how rooms and resources are used:

https://support.google.com/a/answer/9025587

Emma Sulkanen
Change Manager

Lue lisää samanlaisia artikkeleita

Haluatko uusimmat kirjoitukset uunituoreina?

Ota yhteyttä