Kirjoittaja
Emma Sulkanen

Kesälomalla, kuittaa kalenteri

03/07/2018   G Suite

Google kalenteriin on lisätty “out of office” -toiminto. Uuden päivityksen ansiosta kalenteri kuittaa automaattisesti loma-aikaan osuvat kalenterikutsut perutuiksi. Uuden toiminnon myötä lomalla ei tarvitse enää murehtia, jääkö loma-aikaan osuviin kalenterikutsuihin vastaamatta.  

Uuden päivityksen ansiosta kalenteri kuittaa automaattisesti loma-aikaan osuvat kalenterikutsut perutuiksi.

Out of office -merkintä lisätään kalenteriin samalla tavalla kuin uusi tapahtuma: Klikataan kalenteria, valitaan tapahtuman sijaan “ei paikalla” tai “out of office” – tilisi kielestä riippuen. Tämän jälkeen määritellään haluttu aika. Merkintä voi koskea yhtä hyvin koko kesälomakautta kuin yhtä tuntia. Sitten vain tallennus ja automaattinen ilmoitus on päällä. Samalla kalenterissa jo olevat kutsut päivittyvät peruutetuiksi.

Out of office -toiminto ilmoittaa kutsun lähettäjälle, että kutsun saaja on estynyt osallistumasta. Kutsun lähettäjälle ilmestyy kalenteriin tapahtuman kohdalle huutomerkki ilmoitukseksi peruutuksesta. Käyttäjä voi itse määritellä, millaisen viestin tai syyn poissaololle kalenteri näyttää kutsujalle. Esimerkiksi: “Olen lomalla, palaan 1.8.” tai ytimekkäästi “poissa”. Tämä viesti tulee kutsujalle näkyviin, kun hän avaa kalenteritapahtuman.

Kalenteri ehdottaa kutsun lähettäjälle uuden tapaamisajankohdan sopimista. Jo luodun kutsun voi kätevästi siirtää toiseen ajankohtaan.

Kalenteri ehdottaa kutsun lähettäjälle uuden tapaamisajankohdan sopimista. Jo luodun kutsun voi kätevästi siirtää toiseen ajankohtaan. Saman organisaation sisällä voi myös nähdä, miten pitkään kollegan “out of office” -merkintä on voimassa. Tämä helpottaa edelleen uuden ajankohdan sopimista, kun kutsujan ei tarvitse erikseen tutkia, mikä aika toiselle sopii.

Uusi toiminto on jo suurimmalla osalla yrityksistä käytettävissä. Jos toiminnallisuus ei ole vielä näkyvissä, tulee se käyttöön seuraavan kahden viikon aikana.

Emma Sulkanen
Change Manager

Ota yhteyttä