Kirjoittaja
Janika Kallio

Kuinka aikasyöpöt kesytetään?

Syyskuun lopun häämöttäessä Gappsin toimistolle saapui 30 hengen joukko selvittämään miten automaatioilla voidaan vapauttaa työaikaa. Puhumassa tapahtumassa olivat Gappsin omat automaatiogurumme Tatu Toivio ja Tuomas Hulkkonen. Tatu ja Tuomas kertoivat muun muassa Google Scriptistä, tarjous- ja sopimusgeneraattoreista sekä Chrome-laajennusten monista mahdollisuuksista.

Mitkä ihmeen aikasyöpöt?

Meistä monille on varmasti tuttua, miten työpäivät täyttyvät toistuvista manuaalisista toimista, jotka vievät aikaa ja usein turhauttavat. Nämä eivät myöskään suoraan sanottuna ole niitä hommia, joissa luovuutesi tai taitosi pääsee loistamaan. Eivätkä ne kehitä yrityksesi prosesseja, saatikka sinun osaamistasi.

monkeywork

Konkreettisina esimerkkeinä Tuomas nosti esille, miten tarjousten ja sopimusten tekemiseen hukkuu helposti paljon aikaa – turhaan. Tunnistatko esimerkiksi sellaisen tarjouksentekoprosessin, jossa kopioit jonkin olemassa olevan asiakirjan (esimerkiksi aiemmin toiselle asiakkaalle lähteneen dokkarin) ja teet tarvittavat muutokset manuaalisesti ns. “leikkaa-liimaa -tekniikalla”?

Mikä avuksi?

Tärkeiden asiakirjojen tekoa voidaan nopeuttaa huomattavasti esimerkiksi Ultradox-nimisen ratkaisun avulla. Tällöin lopulliset tarjoukset ja sopimukset generoidaan vakiotekstit ja -muotoilut sisältävien dokumenttipohjien avulla. Ainoastaan muuttuvat tiedot – kuten asiakkaan nimi tai tilauksen kappalemäärä –  täydennetään yksinkertaisesti lomakkeella. Tässä kohtaa voi myös hyödyntää dynaamisia hinta- ja tuotetietokantoja.

Ultradoxin tarjoamaa automaatiota hyödyntäen ei ainoastaan säästetä aikaa, vaan myös minimoidaan riskiä vanhentuneen tai väärän tiedon kopioitumisesta lopulliseen asiakirjaan.

Ideasta käytäntöön Gappsin kanssa

Tiedätkö sen kohdan esityksen lopussa, kun puhuja kysyy onko kenelläkään kysyttävää ja tilaan laskeutuu sellainen hiljaisuus, että voit melkein kuulla heinäsirkkojen sirinän? Parhaassa tapauksessa pari henkilöä uskaltautuu valokeilaan kysymään jotain. No, meidän huikeat asiakkaamme ne vaan taas yllättivät ja alkoivat innoissaan kyselemään ja keskustelemaan keskenään. Syntyi aktiivista keskustelua ja puheensorinaa, joka jatkui vielä tapahtuman jälkeenkin.

Aihe, joka liittyy niin prosessien tehostamiseen, kuin palvelumuotoiluun sekä ihmisten ajan vapauttamiseen aidosti tärkeään työhön selvästi herättää tunteita.

Kahden asiakkaamme pohdinnat ikuistettiin videolle.

Tarjosimme tapahtumaan osallistuneille mahdollisuuden varata oman konsultointitapaamisen asiakkuusvastaavamme Katjan ja automaatiogurujemme Tuomaksen tai Tatun kanssa. Tunnin tapaaminen käytetään yksittäisen asiakkaan automaatiomahdollisuuksien kartoittamiseen ja ideoiden pallotteluun. Joka kolmas tapahtumaan osallistunut varasi ajan saman tien ja tarttui härkää sarvista.

Mikäli sinua kiinnostaa selvittää miten aikasyöppöjä voitaisiin nujertaa teillä, otathan meihin yhteyttä. Me autamme sinua ja organisaatiotasi automaatiotarpeiden kartoituksessa ja ratkaisun löytämisessä.

Esittelemme lukijoillemme myös muita esimerkkejä automaation mahdollisuuksista tulevassa blogisarjassamme – pysy kuulolla!

Janika Kallio
Google Cloud Specialist

Ota yhteyttä