Kirjoittaja
Leo Ahti

Makrot ja muita Sheets-uudistuksia

23/04/2018   G Suite

Erilaiset laskentataulukot eli “excelit” ovat olleet jo vuosikymmeniä keskeisessä roolissa yritysten työskentelyssä. Niiden avulla analysoidaan myyntilukuja, ylläpidetään tuotetietokantoja ja tehdään monimutkaisia laskelmia. Monet elävät taulukoiden kanssa vahvassa symbioosissa ja niitä kohtaan onkin muodostunut pysyvä viha-rakkaus -suhde. Tiedonjaon ja -keruun näkökulmasta taulukot ovat loistava apu nopeampaan päätöksentekoon, mutta mitä kaikkea muuta niillä pystyisikään tehdä, jos ne sijaitsisivat 100 % pilvessä.

Google on tunnetusti keskittänyt palvelunsa pilviympäristöön ja kehittänyt ratkaisunsa tukemaan yhteis- ja mobiilityöskentelyä, laite- ja paikkariippumattomuutta sekä helpottamaan toistuvia työvaiheita hyödyntäen esimerkiksi koneoppimista. Googlen taulukoissa, eli Sheetseissä, on ollut jo pitkään Explore-toiminto, joka avustaa älykkäästi sekä datan analysointia että visualisointia. Nyt Sheetsiin on julkaistu lisää ominaisuuksia, joista yksi mielenkiintoisimmista on ehdottomasti mahdollisuus nauhoittaa makroja, jotka ovat tähän mennessä olleet Microsoft Excelin valttikortti.

Makrojen hyödyt tulevat erityisen hyvin esille toistoja vaativissa toimenpiteissä, kuten muun muassa:

  • ulkoisesta järjestelmästä tulevan raakadatan suodattaminen ja jäsentely (esim. turhien sarakkeiden automaattinen poistaminen)
  • erilaisten kaavioiden luonti ja visualisointi
  • laskentakaavojen / funktioiden automatisointi
  • ehdollinen muotoilu ja validin tiedon löytäminen / korostaminen

Näihin liittyviin manuaalisiin työvaiheisiin kuluu helposti tunteja, mutta Sheetsin makro-nauhoittajan avulla toimenpiteet voidaan nauhoittaa ja toistaa helposti uudelleen. Makroja nauhoittaessa Sheets konvertoi makro-toimenpiteet automaattisesti Apps Scriptiksi. Jos makroa halutaan päivittää, sitä ei siis tarvitse uudelleennauhoittaa, vaan muutokset voi tehdä suoraan Apps Scriptiin. Makroja voi myös luoda käyttäen Apps Script -funktiota ja tuoda ne sitä kautta taulukkoon.

Sheetsin makrot ovat rakennettu käytettäviksi pilvessä sijaitsevissa tiedostoissa, mikä mahdollistaa yhtäaikaisen makrojen ajamisen ja taulukon työstämisen. Koska Sheets-tiedostot sijaitsevat pilvessä, pystytään hyvin tarkasti määrittelemään mm. kenellä on tiedostoihin pääsy ja kenellä on oikeudet jakaa niitä eteenpäin.

 

Muita uudistuksia

Google on viime vuosina panostanut paljon Sheetsin toimintoihin, jotka auttavat yrityksiä tarkastelemaan, analysoimaan ja jakamaan tietoa yhä helpommin. Tähän liittyviä uutuuksia ovat muun muassa uudet kaaviotyypit sekä mahdollisuus upottaa kaavioita ja samanaikaisesti pitää data ajan tasalla Docseissa ja Slideissa. Myös kaavavalikoimaa, muotoilumahdollisuuksia ja tulostusvaihtoehtoja on laajennettu merkittävästi.

Kaikki nämä uudistukset pyrkivät viemään taulukoiden työstämistä ja data-analyysiä yhä kollaboratiivisempaan suuntaan sekä nostamaan Sheetsin ensijaiseksi ja monipuolisimmaksi tarjolla olevaksi taulukkolaskennan ratkaisuksi.

Mikäli kiinnostuit Google Sheetsin mahdollisuuksista ja sen uusista ominaisuuksista, olehan yhteydessä, niin käydään asiaa läpi!

Leo Ahti
Google Cloud Specialist
Leo etsii yhtymäkohtia Googlen pilvipalveluiden ja yritysten muutostarpeiden välillä. Kun kokonaisuus on hahmotettu oikein, voidaan tarjota parhaita ratkaisuja ja viedä projekteja onnistuneesti maaliin.

Ota yhteyttä