Kirjoittaja
Tuomas Hulkkonen

Merkittävää ajansäästöä sopimus- ja tarjouskoneiden avulla

Syyskuun lopulla Gappsin toimistolle saapui 30 hengen joukko selvittämään miten automaatioilla voidaan vapauttaa työaikaa. Puhumassa tapahtumassa olivat Gappsin omat automaatiogurumme Tatu Toivio ja Tuomas Hulkkonen. Tatu ja Tuomas kertoivat muun muassa Google Scriptistä, tarjous- ja sopimusgeneraattoreista sekä Chrome-laajennusten monista mahdollisuuksista.

Aiemmassa jutussamme ”Kuinka aikasyöpöt kesytetään?” kerroimme tarkemmin tapahtumasta ja esittelimme yleisesti automaation mahdollisuuksia. Tuomas jatkaa nyt tätä samaa blogisarjaa pureutumalla erityisesti sopimusten ja tarjoustentekoprosesseihin ja niiden tehostamiseen. 

Oletko koskaan miettinyt paljonko aikaa yrityksenne myyntitiimillä kuluu päivittäin tai viikoittain tarjousten tai sopimusten laatimiseen?

Usein tarjouksissa käytetään valmista pohjaa, josta tehdään kopio joka täytetään asiakkaan tiedoilla ja hinta-laskelmilla. Aikaa tekstien ja arvojen leikkaamiseen ja liittämiseen kuluu yllättävän paljon.

Entä jos myyjille voitaisiin tarjota yksi standardi web-lomake, jonka kautta tarvittavat tiedot on nopea syöttää, hinta-laskelmat syntyvät automaattisesti, ja valmis tarjous tai sopimus muodostuu automaattisesti Google Driveen? Nykyisen 15-30 minuutin virhe-alttiin työskentelyn sijasta aikaa kuluisi uudella työn kululla 3 minuuttia.

Tämä on mahdollista toteuttaa verrattain yksinkertaisesti Ultradox-automaatiolla, joka integroituu tiiviisti Google Appseihin.

Tässä lyhyt kuvaus hyvin yleisestä sopimuksen luonnin työnkulusta Google Forms + Ultradox + Google Drive toteutuksella.

  • Google Forms -lomakkeen kautta syötetään kaikki tarvittava tieto, mm. asiakkaan yhteystiedot (syöttämisen yhteydessä Google Forms mahdollistaa myös tietojen oikeamuotoisuuden tarkistamisen)
  • Automaatio poimii tiedot automaattisesti vastauksista, hakee käytettävän tarjouspohjan, tekee laskelmat ja syöttää tiedot määriteltyihin kohtiin, sekä tallentaa valmiin tarjouksen ennalta määrättyyn kansioon
  • Tarjous on valmis lähetettäväksi tai jaettavaksi asiakkaalle

Tästä prosessista on myös helppo edetä itse sopimusten sähköiseen allekirjoitukseen esim. HelloSign -palvelulla, jolloin kaikki sopimuspaperit voidaan pitää sähköisenä.

Gappsin omien sekä asiakkaidemme kokemusten mukaan ajansäästöt tarjouksien ja sopimusten tekemisessä voivat olla jopa 75% luokkaa.

Jos tarjouksia tehdään paljon tulee tästä säästöstä vuositasolla erittäin merkittävä. Samalla voidaan varmistua siitä, että sopimuspohjat pysyvät standardin mukaisena ja mikäli tarjouksiin tai sopimuksiin tulee muutoksia, on ne heti myyjien käytössä muutosten jälkeen.

Jos kaipaat lisätietoa miten vähentää tarjouksien tai sopimusten laatimiseen käytettyä aikaa, ota rohkeasti yhteyttä myyntiimme!

 

Tuomas Hulkkonen

Ota yhteyttä