Kirjoittaja
Eero Paajanen

Miksi yritys ottaisi käyttöönsä sosiaalisen intranetin?

30/11/2016   Universe, Uusi työ

Julkistimme maaliskuussa Google-ekosysteemiin kehittämämme sosiaalisen intranetin, Universen. Julkistus herätti paljon kiinnostusta ja olenkin sen jälkimainingeissa käynyt useita keskusteluja Universesta asiakkaidemme kanssa. Monet ovat kysyneet minulta suoraan;

Miksi yrityksemme ottaisi käyttöönsä sosiaalisen intranetin ja mistä siinä on kyse?

Tykkään itse esittää tässä kohtaa aina pari vastakysymystä:

  • Oletteko koskaan pysähtyneet miettimään, miksi yrityksellänne on intranet?
  • Miten intranet hyödyttää liiketoimintaanne?
  • Helpottaako intranet työntekijöidenne arkea? Miten?

Intranet on totuttu näkemään yrityksen tietopankkina tai pahimmillaan jopa tiedon hautausmaana. Miksi näin on? Koska sisällön tuottaa yleensä yksi osasto, eivät työntekijät.

Työntekijät eivät koe yrityksen intranetia omakseen kun sisältö on yksisuuntaista ja tieto niin sanotusti valuu ylhäältä alas eli johdolta työntekijöille. Tällainen malli ei myöskään tue ajatusta siitä, että työntekijät piipahtaisivat katsomaan mitä uutta on meneillään.

Mitäpä jos intranet olisikin paljon enemmän? Mitäpä jos intranet toimisi kaikkien toimintojen keskiössä ja oikeasti helpottaisi päivittäisiä tehtäviä?

Kun aikoinaan lähdimme rakentamaan uudenlaista sisäisen viestinnän ratkaisua yrityksille, muutama selkeä tavoite nousi esille. Halusimme kehittää viestintäratkaisun, joka:

1. Tuottaa selkeästi mitattavaa hyötyä työntekijälle
2. Helpottaa osaamisen leviämistä yrityksessä
3. On helposti omaksuttava ja helppokäyttöinen

Suurin hyöty, jonka asiakkaamme ovat Universen käytöstä saavuttaneet, on säästetty aika. Googlen työkalut ovat sisäänrakennettuja Universeen, joka toimii kaiken yhdistävänä käyttöliittymänä. Tämä mahdollistaa esimerkiksi sen, että Universen haulla on mahdollista löytää kaikki olennaisimmat hakukohteet; mailit, tiedostot, kollegojen yhteystiedot, keskustelut ja vanhan intran sisällöt, kaikki yhden työkalun sisältä.

Jokainen työntekijä pystyy helposti jakamaan dokumentteja sekä keskustelemaan projekteista tiimin kanssa. Näin myös hiljaisimmat saavat äänensä kuuluviin ja tietonsa tiimin käyttöön.

Jälkimmäistä tulee harvoin ajatelleeksi. Sitä, miten tärkeää on saada erilaiset persoonat osallistumaan päätöksentekoon. Eri henkilöt kuitenkin kokevat hyödyt ja riskit eri tavoin ja mitä laajemmin saadaan henkilöstöä huomioitua sen parempia päätöksiä tehdään.

Sähköisissä ryhmätyötiloissa jokaisen työntekijän on helpompi ottaa kantaa keskusteluun ja kertoa mielipiteensä. Ryhmätyötilat toimivat myös tärkeinä informaatiopankkeina. Kun seuraavalla kerralla pohditaan samankaltaisia asioita, tieto on helposti löydettävissä, vaikka ryhmä koostuisi eri henkilöistä.

Tieto, sen yhdistäminen sekä jalostaminen ovat kilpailukyvyn kannalta tärkeitä tekijöitä. Tätä ajatusta tukemaan Universen ryhmätyötilat on luotu. Niiden sisältä löytyy aiempi tieto talletettuna ja samaan lokaatioon on helppo luoda myös uutta tietoa. Tämä helpottaa kaikkia ryhmätyötilan jäseniä pysymään ajan tasalla ja uusia jäseniä perehtymään aiheeseen.

Tämän kaltainen yhteisöllinen työskentelytapa edistää innovaatioiden syntymistä yrityksissä, etenkin jos mukaan otetaan asiakkaita tai toimittajia yrityksen ulkopuolelta. Avoimessa ympäristössä, missä on mukana erilaisia ihmisiä, osaamista ja parhaimmillaan erilaisia yrityskulttuureita, on mahdollista luoda uusia ja yllättäviä asioita!

Haluaisitko lisätietoja Universesta? Kerromme mielellämme lisää.

Eero Paajanen

Ota yhteyttä