Kirjoittaja
Janika Kallio

Laita tiedostonhallinta kuntoon G Suiten avulla

24/11/2017   Tietoturva

En usko, että olet voinut välttyä kuulemasta kirjainyhdistelmää GDPR viime aikoina. Uusi tietosuoja-asetus, jos mikä on hyvä kannuste käydä läpi millaista dataa yrityksessänne on ja miten sitä hallinnoidaan!

Olen monelta henkilöltä kuullut, että tiedostonhallinnassa on koettu hankalaksi hahmottaa, minne kaikkialle tietoa on jaettu, missä se sijaitsee ja kenellä on siihen pääsy.

Keväällä julkaistun supertyökalun, Team Driven avulla tätä kaikkea on yksinkertaista hallita. Team Driven perusajatuksena on, että kukaan yksittäinen henkilö ei omista tiedostoja, vaan ne ovat tiimin omistuksessa. Käyttöoikeuksien hallinta helpottuu myös, sillä dokumentit jaetaan automaattisesti Team Driven jäsenten kesken ja yksittäisen dokumenttien jakamista ei suositella. Katja kirjoitti keväällä kattavan kuvauksen Team Driven hyödyistä, käy kurkkaamassa täältä lisää.

Team Driven lisäksi myös My Driven eli Oman Driven hallintaan saatiin merkittäviä parannuksia pääkäyttäjien näkökulmasta. My Driven puolella on nyt mahdollisuus muun muassa organisaatiotasolla hallita Drive-jakamisasetuksia, sekä hallita sovellusten käyttöä. Esimerkiksi tietyiltä organisaatioyksiköiltä voidaan estää julkinen linkkien jako. Pääkäyttäjillä on myös huomattavasti laajemmat mahdollisuudet seurata tapahtumia Driven puolella ja saada näistä ilmoituksia. Ilmoitukset voidaan laittaa päälle esimerkiksi tilanteessa, jossa käyttäjä muuttaa jakoasetuksia. Näiden asetusten myötä pääkäyttäjien on entistä helpompaa hallita Driven tapahtumia ja tarpeen vaatiessa myös reagoida niihin.

Team Driven ja My Driven muutosten myötä ei tule unohtaa Google Holvi eli Google Vault -palvelua. Google Holvi on eDiscovery ja retentioratkaisu. Sen avulla voidaan asettaa retentiokäytäntöjä Gmailin ja Driven osalta. Google Holvin avulla voidaan myös etsiä tietoa, jota yrityksen Gmailissa ja Drivessa on, esimerkiksi asiasanojen perusteella. Google Holvi on tarkoitettu yrityksen pääkäyttäjille ja kaikesta jää luonnollisesti jälki audit lokiin.

Edellä mainitut toiminnallisuudet ovat saatavilla G Suite Business ja Enterprise -lisensseille. Googlella on muutama kampanja 22.12.2017 asti nykyisille G Suite Basic -käyttäjille, jotka haluavat päivittää lisenssimallinsa Businekseen tai Enterpriseen. Kampanjan kautta saatte edullisemmin käyttöönne entistä tehokkaamman ympäristön käyttäjille ja pääkäyttäjät pääsevät hallinnoimaan yrityksen dataa entistä hanakammin. Olethan meihin yhteydessä niin katsotaan jos jokin näistä kampanjoista olisi juuri teidän yrityksen käytettävissä.

Osallistuimme Gappsin porukalla toissa viikolla GDPR-koulutukseen ja päällimmäisenä minulla jäi mieleen, että tämä muutos tulisi mieltää positiivisena asiana.

Olen tästä täysin samaa mieltä, sillä samalla kun uusi tietosuoja-asetus vaatii yrityksiä käymään läpi datansa ja sen hallinnan, tulee samassa rytäkässä mietittyä miten tiedostonhallinta järjestetään mahdollisimman hyvin järjestetyksi, selkeäksi kokonaisuudeksi. Tähän kuuluu esimerkiksi selkeät rakenteet, toimintaohjeet ja tietoturvalliset jakamisasetukset. Vaikka tämä vaatii paljon työtä, sitä ei ole kiistäminen, lopputulos palvelee myös yritystä itseään ja sen työntekijöitä. Mikäli tarvitsette apua tiedostohallinnan järjestelyyn G Suiten puolella, olethan meihin yhteydessä niin suunnitellaan teille sopiva kokonaisuus jossa laitetaan tiedostonhallinta järjestykseen.

Janika Kallio
Google Cloud Specialist

Ota yhteyttä