Kirjoittaja
Elina Uutela

Tulevaisuuden työ – miten teknologia voi mahdollistaa joustavia organisaatiohierarkioita

10/05/2016   Uusi työ

Uusimaa-viikko starttasi maanantaina 9.5. Uffe Elbækin puheenvuorolla, jossa hän maalaili työelämän tulevaisuutta. Koska tulevaisuuden työ on Gappsin juttu, olimme tietysti paikalla kuulemassa, mitä ajatuksia it-kentän ulkopuolella esitetään.

Elbæk puhui kolmesta asiasta, jotka työelämän muutoksesta on ymmärrettävä: työelämän pätevyysvaatimukset pitää ymmärtää uusiksi, yhteiskuntaan on syntymässä neljäs sektori julkisen, yksityisen ja järjestösektorin rinnalle ja organisaatiohierarkiat ovat muutoksessa.

orghierarchy

Perinteisen ylhäältä alas -hierarkian ja yksittäisten autonomisten tiimien rinnalle on nousemassa verkostomainen hierarkia, jota Elbæk kutsui leikkisästi kalaverkoksi. Työntekijät ovat sidoksissa toisiinsa – ja se, joka ottaa ja nostaa verkkoa ylöspäin, johtaa.

Kalaverkko-organisaatiolla on muutama mielenkiintoinen ominaispiirre:

  1. Projekteja johtavat motivoituneet ihmiset ja tiimit, jotka ovat itse hakeutuneet tehtävän ympärille. Tiimit siis syntyvät joustavasti, ja tarpeeseen.
  2. Kun ei ole johdettavaa, organisaatio on tasainen ja tasa-arvoinen.
  3. Työntekijöiden yhteisöllisyyden merkitys korostuu, kun tiimit kootaan omatoimisesti työkavereista.
  4. Kyseessä ei ole yksilö-, vaan tiimisuoritus. Verkkoa vetää useammin tiimi kuin yksittäinen puurtaja.

fishingnet

Rakennetta voidaan soveltaa organisaatioihin, mutta myös epävirallisempiin kokoonpanoihin – eikä kalaverkko välttämättä lopu organisaatioiden rajojen sisäpuolelle. Joustavuutensa ja itseohjautuvuutensa takia kalaverkko-organisaatio voi olla tavoiteltava, mutta se ei synny itsestään.

Kalaverkko vaatii paljon organisaatiokulttuurilta, tukitoiminnoilta ja sisäisiltä toimintatavoilta – mutta se vaatii paljon myös teknologialta. Keräsimme yhteen kolme ajatusta siitä, mitä joustava organisaatiohierarkia edellyttää teknologialta.

1. Tiedon vapaus verkostoitua

Avoimuus ja pääsy käsiksi työssä tarvittavaan tietoon on keskeistä. Kun tiimit eivät synny ennalta suunnitellun organisaatiorakenteen mukaan, tietoakaan ei voi jakaa perinteisin tavoin tiimeittäin rakennettuihin kansiorakenteisiin. Organisaation sisällä tiedon onkin oltava mahdollisimman avoimesti saatavilla.

Tiedon jakamiselle ei saa luoda keinotekoisia esteitä. Jokaisella on oltava vapaus ja vastuu jakaa tietoa organisaation sisällä niille ihmisille, joille se tarvitsee jakaa, ja muodostaa verkkoyhteisöjä nopeasti ilman välikäsiä.

2. Tietohallinto mahdollistajaksi

Tietohallinto on monessa organisaatiossa nurkkaan käpertynyt toimija, joka on irrallaan organisaation perustoiminnoista. Joustavassa organisaatiohierarkiassa tämä ei käy: tietohallinnon on oltava mukana arjessa.

Joustavassa organisaatiossa tietohallinnon tehtävä on mahdollistaa tarvittavien työkalujen käyttö tietoturvallisesti. Kun tarpeeseen muodostunut tiimi valitsee työkalun, tietohallinnon on keksittävä keinot sen turvalliseen käyttöön.

Tämä voi tarkoittaa, että omalla työtunnuksellaan voi kirjautua turvallisesti lukuisiin palveluihin – myös sellaisiin, joita tietohallinto ei ole erikseen syynännyt läpi – ja että yhteydet palveluihin voidaan katkaista käyttäjähallinnasta, jos tarve on.

3. Jatkuva muokattavuus ja versionhallinta

Joustavassa organisaatiossa dokumentaatio elää ja tieto muuttuu jatkuvasti. Versioseurannan ja -hallinnan onkin oltava helppoa, jotta muutokset voidaan jäljittää ja aikaisempaan versioon haluttaessa aina palata. Tieto pitää pystyä palauttamaan ongelmatilanteissa.

Käyttäjähallinnan ja tiedon säilömisen työntekijöiden vaihtuessa on oltava yksinkertaista, jäljitettävää ja raportoitavaa: näin mahdollistetaan esimerkiksi organisaation ulkopuolisten freelancereiden ammattitaidon käyttö projekteissa.

Käsiksi joustavampaan toimintatapaan

Perinteisillä työkaluilla joustavia prosesseja on vaikea kehittää, koska työkalut on luotu toisenlaiseen organisaatioympäristöön ja toisenlaiseen työtapaan. Selkeä ensimmäinen askel tulevaisuuteen onkin pilvipalveluiden käyttöönotto. Näin yhteinen tieto on saavutettavissa mistä tahansa.

Yksin tämä ei mahdollista paljoa: vaikka tiedot olisi tallennettu Driveen tai muuhun pilvipalveluun, mutta niitä ei jaeta kaikille, joilla on tarve päästä tietoon, ei muutosta ole juuri tapahtunut.

Nykyisten toimintamallien kyseenalaistaminen onkin keskeistä uuteen teknologiaan tutustumisen lisäksi. Miksi jokin asia pitää erikseen raportoida? Miksi asioita pitää lähettää sähköpostin liitteenä? Miksi uuden ohjelman asentamiseen vaaditaan järjestelmänvalvojan lupa? Kun kysyy tarpeeksi monta kertaa “miksi”, pääsee perimmäisen ongelman äärelle.

Yhteisöllisyyden ja verkostojen merkityksen kasvaessa on myös muistettava, että vanhoja tietoteknisiä palikoita ei voi vain korvata uusilla: koko työnteon tapa pitää ajatella uusiksi.

Elina Uutela