Kirjoittaja
Anna-Liisa Merisaari

Selätä työhönpaluustressi, suodata sähköpostisi

Odottaako sähköpostissa loman jäljiltä läjäpäin läpikäytävää? Ovatko aivot lomamoodissa? Ei hätää, näiden vinkkien avulla pystyt pelastamaan tilanteen ja pääset työhön kiinni tehokkaammin!

Suodata sähköpostisi siistiksi loman jäljiltä

Jos et muistanut tehdä suodatussääntöjä saapuviin sähköposteihisi kesän ajaksi, voi inboxissa odottaa pahimmillaan satoja uusia viestejä silkkana sotkuna. Käytä siis ensin varttitunti postimassan suodattamiseen, ja säästyt tuntien kahlaamiselta!

Luo uusi suodatin näin:

  • Avaa Gmail ja klikkaa yläreunan hakukentässä olevaa alaspäin osoittavaa nuolta.
  • Määritä hakuehdot (esim. lähettävä osoite, aihe, sisältää sanat). Voit testata hakusi toimimista painamalla suurennuslasin kuvaa, jolloin näet hakua vastaavat sähköpostit.
  • Valitse hakuikkunan alareunasta ”Luo suodatin tällä haulla”.
  • Valitse, mitä haluat suodatettaville sähköposteille tapahtuvan. Muista valita aktiiviseksi “Sovella suodatinta myös X vastaavaan viestiin”, jotta vanhat viestit suodattuvat.
  • Valitse ”Luo suodatin”.

Tee niin monta suodatinta, kuin tarvitset. Jos luot väliaikaisia suodattimia vain lomalta paluun helpottamiseksi, muista poistaa tai muokata niitä. Muuten myös uudet, saapuvat sähköpostit suodattuvat luomiesi sääntöjen mukaan. Tekemiäsi suodattimia pääset muokkaamaan Gmailin asetuksista (hammasratas) -> Suodattimet ja estetyt osoitteet.

Kokeile vaikka näitä suodattimia:

  • Uutiskirjeet: Suodatin kerää Uutiskirjeet-tunnisteen alle kaikki sellaiset sähköpostit, joissa on mainittu sana “uutiskirje”, ja poistaa viestit postilaatikkonäkymästä.

Screen Shot 2017-07-31 at 13.37.12

  • Lähettäjän yrityksen mukaan: Suodata kaikki tietyn yrityksen sähköpostiosoitteista tulevat viestit saman tunnisteen alle. Kirjoita ”Kohteesta/From” -kohtaan domainin loppuosa, esim. @yritys.com. Luo yritykselle oma tunniste.
  • Tähditä tärkeät postit: Jos haluat lisätä kaikkiin tietyltä käyttäjältä tulleisiin tai aihealueeseen liittyviin sähköposteihin tähdet, syötä hakuehtoihin tarpeelliset tiedot ja valitse “Merkitse tähdellä”.

Tee to do -lista ja muistutukset Google Keepillä

Älä suotta kirjoita tehtäviä asioita Post it -lapuille, vaan käytä to do -listan tekemiseen Google Keepiä. Se kulkee mukanasi niin tietokoneella kuin mobiililaitteissa. Myös muistutusten luominen ja muistiinpanojen jakaminen toimivat saumattomasti muiden G Suite -tuotteiden kanssa.

Herätä ilmoitukset henkiin

Jos hiljensit Hangouts-keskustelujen tai eri ohjelmien ilmoitukset loman ajaksi, muista ottaa ne taas käyttöön. Näin et putoa kelkasta, kun viestiketjut virkistyvät lomakauden jäljiltä.

Klikkaa Hangoutsin ryhmäkeskusteluikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa kolmea palloa -> Valinnat (mobiili) tai hammasratasta (selain). Laita Ilmoitukset-kohdan täppä päälle ja saat notifikaatiot jälleen toimimaan.

Screen Shot 2017-07-31 at 13.37.20

Anna-Liisa Merisaari
Change Manager
Teknisen tiimimme muutosasiantuntija auttaa Gappsin asiakkaita siirtymään sujuvasti pilveen. Hyvin suunniteltu viestintä ja kohdennetut koulutukset ovat Ankun täsmäkeinot onnistuneeseen muutokseen.