Otimme viime vuoden lopulla palveluvalikoimaamme mukaan DocuSignin eSignaturen, eli sähköisen allekirjoituspalvelun, jonka avulla pystymme auttamaan asiakkaitamme nykyaikaistamaan ja sujuvoittamaan tämän sopimusten elinkaaren tärkeän vaiheen ja prosessit sen ympäriltä. Tälle on selkeästi tarvetta, sillä aihe on noussut toistuvasti esille kehityskeskusteluissa sekä nykyisten että tulevien asiakkaidemme kanssa.
Mikä on DocuSign?
DocuSign on sähköisen allekirjoittamisen pioneeri ja selkeä markkinajohtaja. Heillä on ollut alusta asti visiona nopeuttaa liiketoiminnan prosesseja ja ennen kaikkea helpottaa yritysten ja työntekijöiden elämää ympäri maailman.
"Paperipohjaiset sopimusprosessit ovat
manuaalisia, hitaita, kalliita ja alttiita virheille.
Me eliminoimme paperin, automatisoimme prosessin
ja yhdistämme sen kaikkiin yrityksen
olemassa oleviin järjestelmiin."
-DocuSign
Sähköistä allekirjoitusta käytetään monenlaisissa dokumenteissa ja transaktioissa, ja useimmiten allekirjoitettavia dokumentteja pyörittelevät yrityksen HR-, laki-, talous-, myynti- ja hankintaosastot sekä yrityksen johtoon kuuluva henkilöstö. Kun näillä osastoilla lähdetään pohtimaan sopimuksiin liittyvien prosessien uudistamista ja sähköistämistä, kannattaa aloittaa esimerkiksi alla olevista teemoista:
- Myyntisopimukset
- Sähköisten sopimusten valmistelu allekirjoitusta varten
- Uusiin työntekijöihin liittyvät sopimukset (onboarding)
- Lakiosaston dokumenttien tallentaminen ja löydettävyyden parantaminen
- Palveluiden ja tuotteiden hankintasopimukset
Miksi olemme päätyneet juuri Docusignin ratkaisun tarjoamiseen?
Sopimusasioissa turvallisuus ja yksityisyys ovat varmasti tärkeimmät tekijät, mutta näiden lisäksi käyttökokemuksen täytyy nykypäivänä olla hyvä niin tietokoneella kuin millä tahansa mobiililaitteella. Me Gappsilla koemme DocuSignin vastaavaan parhaiten niin pienempien pajojen kuin kookkaiden korporaatioidenkin tarpeisiin ja vaatimuksiin teknologian näkökulmasta, mutta ennen kaikkea ratkaisua on myös kätevä käyttää. DocuSignista löytyy selainversio ja helppokäyttöinen mobiiliappi niin Android- kuin iOS-laitteille, eikä se vaadi vastaanottajalta palvelun olemassaoloa.
DocuSign integroituu Google Workspaceen, jolloin allekirjoitettavat dokumentit voidaan tuoda suoraan Driven tai Gmailin kautta DocuSigniin ja allekirjoitetut versiot saadaan taas takaisin Driveen säilöön. Myös kertakirjautuminen ja käyttäjien provisiointi onnistuu Googlen kautta.
Esimerkiksi meillä Gappsillä sopimusten allekirjoitusprosessi etenee yleensä niin, että neuvottelu- ja muutosvaiheet tehdään sopimuksen ollessa Google Drive -tiedostona, mikä mahdollistaa kommenttien ja muutosehdotusten tekemisen useamman osapuolen välillä yhteistyönä suoraan dokumentissa. Näin vältytään vanhanaikaiselta liitetiedostorumbalta ja versioiden hallinnalta. Kun yksimielisyyteen sopimuksesta on päästy ja se on valmis allekirjoitettavaksi, avaamme tiedoston Driven kautta suoraan DocuSignissa ja lähetämme allekirjoituskierrokselle. Tallennamme valmiin sopimuksen DocuSignista vielä asiakkuuden omaan kansioon Drivessa.
Jos DocuSign ja sopimusprosessien sähköistäminen kiinnostaa, ole ihmeessä meihin yhteydessä, niin käydään asiaa läpi.
Olemme rakentaneet kevyen onboard-paketin, joka sisältää käyttöopastuksen sekä prosessisuunnittelua. Onboard-paketin avulla saatte palvelun vaivattomasti pystyyn ja prosessit rullaamaan.
.jpg)
