Kirjoittaja
Lisbeth Saarinen

G Suite - Kuukauden päivitykset helmikuulta 2020

Tässä koosteessa esittelemme G Suiten päivitykset helmikuulta 2020, joilla on mielestämme suurin merkitys niin loppu- kuin pääkäyttäjille.

 

G Suite – Googlen toimistotyökalut

 

Käytä Hangouts Meet -videoneuvottelusovellusta Safarin selaimella

Voit nyt käyttää Hangouts Meet -palvelua ja näytön jakamista myös Safari-selaimen version 13 tai uudemman kanssa. Tämä helpottaa Mac-käyttäjien elämää, jotka haluavat käyttää Safaria oletusselaimenaan.

Ominaisuus on käytettävissä heti eikä se vaadi erillisiä toimenpiteitä käyttäjiltä.

Kosketta lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Älykäs kirjoitus -ominaisuus / Smart Compose on nyt yleisesti saatavilla Google Docsissa

Aiemmin beta-ohjelmasta löytynyt älykäs kirjoitus -ominaisuus on nyt saatavilla myös muille G Suite -käyttäjille. Ominaisuus auttaa tuottamaan laadukasta sisältöä Google Docsilla entistä nopeammin ja helpommin. Se vähentää oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheiden mahdollisuutta ja ehdottaa asiaankuuluvia, asiayhteyteen liittyviä lauseita. Valitettavasti ominaisuus on kuitenkin tällä hetkellä käytettävissä vain englannin kielellä.

smartcompose_google

Ominaisuus on loppukäyttäjille päällä automaattisesti. Halutessaan sen voi poistaa käytöstä valitsemalla Google Docsin ylävalikosta Työkalut / Tools > Valinnat / Preferences ja poistamalla valinta kohdasta “Näytä Älykkään kirjoittamisen ehdotukset” / “Show Smart Compose suggestions”. Kun ominaisuus on päällä, se näyttää automaattisesti ennakoivia ehdotuksia sanoille ja lauseille. Jos haluat käyttää ehdotusta, paina näppäimistöstäsi ensin “Tab”-näppäintä ja sen jälkeen oikeaa nuolinäppäintä.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business ja G Suite Enterprise -lisensseille
  • Ei saatavilla: G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite for Nonprofits -lisensseille eikä yksityisille Google-tileille

Julkaisun aikataulu:

  • Kaikille käytössä viimeistään maaliskuun aikana

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Automaattinen korjaus käytettävissä Google Docs -dokumenteille verkossa

Viime vuonna Google ilmoitti parantaneensa automaattista kirjoituksen korjausominaisuutta Gmailissa. Nyt sama ominaisuus on käytettävissä myös Google Docsissa verkossa. Valitettavasti ominaisuus on kuitenkin tällä hetkellä käytettävissä vain englannin kielellä.

 

gsuite_autocorrect

 

Kirjoituksen automaattinen korjaus -ominaisuus auttaa tuottamaan laadukkaampia dokumentteja nopeammin. Väärin kirjoitetut sanat korjataan automaattisesti kirjoituksen aikana ja ne merkitään harmaalla alaviivalla. Kun jatkat kirjoittamista, alaviiva katoaa.

Jos haluat peruuttaa korjauksen, voit tehdä sen joko painamalla askelpalautin-näppäintä, viemällä kursorin sanan päälle ja valitsemalla kumoa / undo tai käyttämällä näppäinoikoteitä kuten Command+Z (Mac) tai CTRL-Z.

Ominaisuus on päällä automaattisesti. Jos haluat poistaa sen käytöstä, valitse Google Docsin ylävalikosta työkalut / tools > etusija / preferences ja poistamalla valinta kohdasta ”Korjaa oikeinkirjoitus automaattisesti” / “Automatically correct spelling”.

Kosketta lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business ja G Suite Enterprise -lisensseille
  • Ei saatavilla: G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite for Nonprofits -lisensseille

Julkaisun aikataulu:

  • Kaikille käytössä viimeistään maaliskuun aikana

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Käyttäjien ‘Poissa toimistolta’ -ilmoitusten näkyvyyttä on lisätty Gmailin verkkoversiossa

Viime vuonna Google ilmoitti uudesta ominaisuudesta, joka näyttää jos henkilö on poissa toimistolta esimerkiksi kun kirjoitat hänelle sähköpostia tai uutta Hangouts Chat -viestiä. Tämä ominaisuus tulee laajentumaan Gmailin käyttöliittymässä verkossa. Jatkossa pystyt näkemään kollegan ‘poissa toimistolta’ -ilmoituksen esimerkiksi kun kursorisi ylittää henkilön nimen postilaatikossasi tai sähköpostin “Vastaanottaja / To” tai “Lähettäjä / From” riveillä.

Gsuite_old_icons

Nämä ilmoitukset tulevat automaattisesti näkyville kun henkilöt, joiden kalenteriin sinulla on katseluoikeudet, ovat lisänneet kalenteriinsa poissa toimistolta / “Out of Office” -aktiviteetin.

Kosketta lisenssimalleja:

  • Saatavilla: Kaikki

Julkaisun aikataulu:

  • Kaikille käytössä viimeistään maaliskuun aikana

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Muutoksia Gmailin usean postilaatikon -ominaisuudessa

Gmailissa on ollut Lisäasetuksissa / Advanced -osiossa mahdollisuus laittaa päälle ominaisuus nimeltä Useita postilaatikoita. Tämän myötä sähköpostit on voinut jakaa eri postilaatikoihin, jolloin rakenne on pysynyt selkeänä ja tietyn teeman tai lähettäjän viestit löytyvät helposti yhdestä paikasta. Enemmän tietoa ominaisuudesta löydät tästä Googlen tukiartikkelista.

Google on nyt lisännyt uusia tapoja hallinnoida useampaa postilaatikkoa Gmailissa. Useampaa postilaatikkoa käytettäessä niitä voidaan nyt vierittää itsenäisesti, niillä on yhteneväinen työkalurivi ja niiden leveyttä voidaan säädellä. Muutosten myötä useat postilaatikot eivät kuitenkaan enää tue kolmen paneelin asettelua esikatseluruudulla. Myös esikatseluruutu nimetään uudelleen lukukehykseksi / reading pane.

Jos sinulla on tällä hetkellä käytössä useita postilaatikoita, joita ei tueta, näet Gmailissa ilmoituksen tästä tulevasta muutoksesta. Kun muutos tulee voimaan esikatseluruutu sammuu, jos käytät useita postilaatikoita. Jos haluat jatkaa esikatseluruudun (eli lukukehyksen) käyttöä, et voi käyttää useita postilaatikoita vaan tällöin tulee valita jokin muu postilaatikkotyyppi. Voit tehdä tämän Asetuksista / Settings > Saapuneet / Inbox > Saapuneet-tyyppi / Inbox type.

 

Gsuite_gmail

Ilmoituspalkki Gmailissa.

 

inbox_type_gmail

Saapuneet-tyyppi / Inbox type -asetukset.

 

Ota käyttöön useita postilaatikoita ja lukukehys helpommin

Samalla Google uudelleensijoittaa useamman postilaatikon asetukset “Kehittynyt” / “Advanced” -tabista “Saapuneet” / “Inbox” -tabiin yhdessä muiden postilaatikon kokoonpanojen kanssa, jotta ne vastaisivat paremmin käyttäjän odotuksia.

 

multiple_inboxes

Kun nämä muutokset tulevat voimaan, voit ottaa lukupaneelin käyttöön tai poistaa sen käytöstä napsauttamalla rataskuvaketta ja valitsemalla Asetukset / Settings > Saapuneet / Inbox > Lukupaneeli / Reading pane. Lukupaneelinäkymässä voit avata viestejä keskusteluluettelosi vieressä, mikä nopeuttaa sähköpostien lukemista ja kirjoittamista.

asetukset_gmail

Lukupaneeli-asetukset Gmailissa

 

Yksittäiset vierityspalkit useille postilaatikoille, säädettävät paneelit ja koottavat osat

Kun useiden postilaatikoiden oikeanpuoleinen määritys on käytössä, jokaisella postilaatikolla on erillinen vierityspalkki. Tämän avulla voit vierittää kumpaakin postilaatikkoa erikseen tarpeen mukaan, jotta voit navigoida joustavammin sähköpostissasi. Aikaisemmin oli mahdollista selata molempia postilaatikoita vain kerralla.

Saapuneet-kansion ja useiden postilaatikko-osien välisellä oikealla puolella oleva jakaja muuttuu säädettäväksi, jolloin voit pienentää tai maksimoida jokaisen paneelin tarpeen mukaan.

Tämän päivityksen myötä useiden postilaatikoiden lisäosat ovat nyt koottavat.

 

multiple_inboxes_gmail

 

Yksi työkalurivi useille postilaatikoille

Yhteisen työkalurivin avulla käyttäjät voivat suorittaa toimintoja useissa osioissa ja varmistaa, että säätötoiminnot ja näppäimistön pikavalinnat toimivat johdonmukaisesti. Tällä hetkellä kunkin postilaatikon yläosassa on erillinen työkalurivi jokaiselle ala- ja yläkonfiguraation osiolle, mutta ei työkaluriviä oikeanpuoleisen kokoonpanon ylimääräisille osioille.

Ota käyttöön:

  • Pääkäyttäjät: Tälle ominaisuudelle ei löydy admin-ohjeistusta.
  • Loppukäyttäjät: Kun nämä muutokset alkavat näkyä verkkotunnuksessasi, esikatseluruutu sammuu, jos käytät useita postilaatikoita. Jos haluat jatkaa esikatseluruudun käyttöä, sinun on käytettävä muuta postilaatikkotyyppiä kuin useita postilaatikoita. Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan Asetukset / Settings > Saapuneet / Inbox > Saapuneiden tyyppi / Inbox type. Yksittäiset vierityspalkit, säädettävät paneelit, koottavat osiot useissa postilaatikoissa ja yhden toiminnan työkalurivi ovat saatavana oletuksena.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Julkaisun aikataulu:

  • Kaikille käytössä viimeistään maaliskuun aikana

Hyödyllisiä linkkejä:

 

 

G Suite Admin Console – Pääkäyttäjien päivitykset

 

Uudet järjestelmänvalvojan asetukset kolmansien osapuolien sovellusten varmuuskopioille Google Drivessa

Pääkäyttäjät voivat nyt valita halutaanko G Suite -tileille tallettaa Android-käyttäjien tietojen varmuuskopioita kolmansien osapuolten sovelluksista, kuten WhatsAppista. Aiemmin pääkäyttäjillä ei ole ollut erillisiä asetuksia kolmansien osapuolten sovellusten varmuuskopioinnille vaan G Suite -käyttäjät, joilla on ollut Google Drive käytössään, ovat voineet itse halutessaan varmuuskopioida tietoja näistä sovelluksista. Uudistuksen myötä pääkäyttäjät voivat valita saavatko käyttäjät varmuuskopioida sovellusten dataa huolimatta siitä onko heillä Google Drive käytössä vai ei.

Tämä ominaisuus on rajoitettu aluksi WhatsAppiin, mutta ominaisuus tullaan laajentamaan useampiin kolmannen osapuolen sovelluksiin tulevaisuudessa. Jos WhatsAppin tiedot ollaan varmuuskopioitu, niitä voidaan käyttää WhatsApp-keskustelun ja viestihistorian palauttamiseen esimerkiksi tilanteessa, jossa käyttäjä saa uuden puhelimen tai poistaa WhatsApp-tietoja laitteesta (esimerkiksi laitteen tehdasasetusten palautuksen yhteydessä).

Muutama asia, mitä on hyvä ottaa huomioon:

  • Kolmansien osapuolten sovellusten varmuuskopiointi on lisäpalvelu, joka ei kuulu G Suiten palveluehtojen piiriin
  • Palvelun avulla tallennetut varmuuskopiot eivät vaikuta organisaation G Suiten tallennuskiintiöön / storage quota
  • WhatsAppin varmuuskopiointi on käytettävissä vain Android-laitteilla
  • Varmuuskopiot vanhentuvat automaattisesti; varmuuskopiot, joita ei ole päivitetty vuoden sisällä tullaan automaattisesti poistamaan

Näin otat ominaisuuden käyttöön:

  • Pääkäyttäjät: Hallintakonsolista löytyy uusi asetus tälle ominaisuudelle. Löydät sen Sovellukset / Apps > Googlen lisäpalvelut / Additional Google Services > Kolmansien osapuolten sovellusten varmuuskopiot / Third-Party App Backups.

 

admin-controls-3rd-party-app-backups-gmail

 

  • Loppukäyttäjät: Varmuuskopio-ominaisuus tulee olemaan käytettävissä riippuen pääkäyttäjien tekemistä asetuksista. Jos ominaisuus on kytketty päälle, varmuuskopiot ovat löydettävissä ja hallittavissa Google Drivessa > Tallennustila / Storage > Varmuuskopiot / Backups.

 

gmail_Backups-now-in-Storage-section

Google_New-drive-backups-view-clean

 

Kosketta lisenssimalleja:

  • Saatavilla: Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Käytä ryhmiä hallitsemaan kontekstin mukaisia käyttöoikeuksia / Context Aware Access

Context Aware Access -ominaisuus asettaa erilaisia käyttöoikeustasoja käyttäjän identiteetin ja kontekstin (kuten identiteetin, sijainnin, IP-osoitteen tai laitteen suojaustason) perusteella. Tämä mahdollistaa asettamaan tarkkaan määriteltyjä käyttöoikeuksia ilman omaa yksityistä verkkoa (VPN) ja antamaan käyttäjille pääsyn organisaation G Suite -resursseihin organisaatiopolitiikan mukaisesti.

Kun aikaisemmin ominaisuuden käyttöä on voinut hallita ja säädellä ainoastaan organisaatioyksikkötasolla (OU), nyt se onnistuu myös ryhmien kautta. Ryhmien käyttäminen mahdollistaa hienojakoisemman pääsynhallinnan ja minimoi samalla erilaisten organisaatioyksiköiden luomiseen ja hallintaan tarvittavan työn määrää. Ryhmät voivat helpottaa menettelytapojen määrittämisen esimerkiksi:

  • Käyttäjille eri organisaatiotasoilta (esimerkiksi johtajat)
  • Käyttäjille eri rooleista (esimerkiksi pääkäyttäjät)
  • Käyttäjille eri työllisyystilanteista (esimerkiksi täyspäiväiset- tai osa-aikaiset työntekijät)

Ota käyttöön:

  • Pääkäyttäjät: Nykyisiin tilannekohtaisiin pääsykäytäntöihin ei tule muutoksia, mutta voit nyt asettaa käytännöt ryhmätasolle.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Cloud Identity Premium ja Drive Enterprise -lisensseille. Lue lisää yksityiskohdista.
  • Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits ja Cloud Identity Free -lisensseille.

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Data-alueiden / data regions laajennettu kattavuus ja hallinta ryhmien avulla

Data-alueiden avulla G Suite -asiakkaat voivat määrittää tietyn maantieteellisen sijainnin missä heidän datansa varastoidaan. Google tulee kehittämään data-alueita kolmella päivityksellä:

  • Data-alueen valinta kattaa käyttäjän indeksidatan Gmailissa ja Kalenterissa
  • Data-alueen valinta kattaa Google Keepin ensisijaisen datan ja varmuuskopiot
  • Yksityiskohtaisempi data-alueiden hallinta ryhmien avulla

Näiden uusien ominaisuuksien lisäksi Google siirtää data-alueiden raportoinnin jatkossa Raportit-osioon eli Hallintapaneeli / Admin Console > Raportit / Reports > Data-alueet / Data Regions.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Business, G Suite Enterprise ja G Suite Enterprise for Education -lisensseille
  • Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite for Education ja G Suite for Nonprofits -lisensseille

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Parempi ymmärrys kokouksista visuaalisten aikajanojen avulla Hangouts Meet -laatutyökalussa

Uusi aikajana Hangouts Meet -laatutyökalussa / Meet Quality Tool näyttää videopuhelun aikana tapahtuneet tapahtumat ja milloin käyttäjät liittyivät puheluun. Aikajana auttaa paremmin ymmärtämään kuinka videopuhelut etenevät ja kehittyvät.

 

meet_quality_timeline

 

Aikajanan tietoja voidaan säätää valitsemalla tai poistamalla osallistujia ja järjestämällä heidät nimen tai liittymisajan mukaan. Löydät Googlen Help Centeristä lisää tietoa aikajana-työkalusta.

Ota käyttöön:

  • Pääkäyttäjät: Tämä ominaisuus on saatavilla oletuksena Meet -laatutyökalua käytettäessä

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

Lisbeth Saarinen
Marketing Specialist