Tässä koosteessa esittelemme huhtikuulta 2020 G Suiten päivitykset, joilla on mielestämme suurin merkitys niin loppu- kuin pääkäyttäjille.

G Suite – Googlen toimistotyökalut

Älykäs valotuksen korjaus Google Meet -sovelluksen mobiiliversiossa

Google Meet parantaa videoneuvotteluita uudella automaattisella valotusasetuksella, jonka avulla valotus sopeutuu myös hämärässä tilassa kuvattuun videoon. Videopuhelun voi siis ottaa Android- tai iOS-laitteella missä tahansa, jopa hämärässä tilassa, pelkäämättä, että video ei näy kunnolla.

Kun käyttäjä saapuu heikosti valaistuun tilaan, videoparannukset alkavat automaattisesti viiden sekunnin kuluttua. Valaistuksen muuttuessa Meet mukautuu älykkäästi esimerkiksi lisäämällä valotusta tilan hämärtyessä tai poistamalla valotussasetuksen käytöstä valon lisääntyessä. Koska eri mobiililaitteilla on erilaiset kamerat ja käsittelyominaisuudet, todellinen lopputulos voi vaihdella laitteiden välillä.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

• Pääkäyttäjät: Ominaisuuteen ei ole erillisiä admin-asetuksia.
• Loppukäyttäjät: Ominaisuus on päällä oletuksena ja käytettävissä automaattisesti. Jos haluat sulkea valaistusasetuksen, voit tehdä sen puhelun asetusvalikosta.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Alkuperäinen julkaisu Googlen blogissa

Esitä korkealaatuisia videoita Google Meet -videopalavereissa

Korkealaatuisia videoita äänen kanssa voi nyt jakaa videopuheluun. Videota voi jakaa painamalla Google Meet -palaverin alareunassa näkyvää Aloita esitys (Present now) -painiketta, valitsemalla Chrome välilehti (A Chrome Tab) ja haluttu välilehti. Tätä ominaisuutta käytettäessä kaikki kokouksen ihmiset näkevät ja kuulevat jaettavan videon ja äänen. Jatkossa voi siis luottavaisin mielin käyttää videoita, gifejä, animaatioita ja muita medioita kokouksissa.

Huom!
Videon jakaminen äänen kanssa toimii vain välilehteä jakaessa. Se ei toimi, jos esittää koko näyttöä tai käyttää mobiililaitetta.

Tähän asti käyttäjät ovat voineet jakaa videoita Meet-sovelluksessa, mutta ovat ehkä huomanneet häiriöitä toistossa ja äänen puuttumisen. Uuden ominaisuuden ansiosta videon esittäminen sujuvan äänen kanssa on helppoa ja laadukasta.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

• Pääkäyttäjät: Ominaisuus on oletuksena päällä. Ominaisuuteen ei ole erillisiä admin-asetuksia. Sinun kannattaa tarkistaa organisaatiosi yleiset Meet-video -asetukset.
• Loppukäyttäjät: Vieraile Googlen Help Centerissä saadaksesi lisätietoja videoiden esittämisestä kokousten aikana.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Alkuperäinen julkaisu Googlen blogissa
• Google Help: Esitä videopalaverin aikana
• G Suite Admin Help: Hallitse Meet-videoiden asetuksia

Näe jopa 16 Google Meet -tapahtuman osallistujaa kerralla

Google Meet -puhelussa voi nyt nähdä jopa 16 henkilöä samanaikaisesti sovelluksen ruudukkonäkymän / tile layout avulla.

Useampien ihmisten näkeminen samanaikaisesti voi auttaa parantamaan suurempien ryhmäkokousten ja luokkien dynamiikkaa.

Jos videoneuvottelussa on enemmän kuin 16 osallistujaa, asettelu näyttää aina aktiivisimpia osallistujia. Muut osallistujat näkyvät oikealta löytyvästä osallistujaluettelosta.

Muistutuksena, kaikki G Suite -asiakkaat voivat järjestää ja nauhoittaa kokouksia jopa 250 osallistujalle 30. syyskuuta 2020 asti.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

• Pääkäyttäjät: Ominaisuuteen ei ole erillisiä admin-asetuksia.
• Loppukäyttäjät: Käyttääksesi uutta asettelua, seuraa Google Help Centerin ohjeita.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Alkuperäinen julkaisu Googlen blogissa
• Google Help: Kuinka näet osallistujat Google Meetissä

Aloita tai liity Google Meet -videopuheluun suoraan Gmailista

Google Meet on nyt saatavana Gmailissa, mikä tarkoittaa, että kokouksiin voi liittyä suoraan postilaatikosta, mikä helpottaa yhteydenpitoa.

Kun aloittaa kokouksen Gmailista, näytölle aukeaa uusi ikkuna, jossa on turvallinen ja uniikki meet.google.com URL-osoite. Osoitteen voi jakaa esimerkiksi Google Chatin kautta kollegoille, jotka haluaa kutsua videopuheluun.

Kun Gmailista liittyy kokoukseen, uusi ikkuna pyytää Meet-koodia. Tämän koodin kokouksen luojan tulisi lähettää osallistujille. Meet-koodi voi olla myös jokin valittu lyhenne (esim. “pikapalaveri”), jonka voi jakaa osallistujille oman verkkotunnuksen sisällä.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

• Pääkäyttäjät: Tämä ominaisuus on oletuksena päällä kaikissa verkkotunnuksissa, joissa videopuhelut ovat käytössä. Voit poistaa kokouksen käytöstä poistamalla hallintakonsolissa videopuhelut käytöstä.
• Loppukäyttäjät: Ominaisuuteen ei ole loppukäyttäjien asetuksia. Löydät Googlen Help Centeristä lisätietoa Meet-kokouksiin liittymisestä tai niiden aloituksesta Gmailissa.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Alkuperäinen julkaisu Googlen blogissa
• Google Help: Liity tai aloita Meet-palaveri Gmailissa
• G Suite Admin Help: Ota käyttöön Meet-videopuhelut

Uusi jakoikkuna Google Drivelle, Docsille, Sheetsille, Slidesille ja Formsille

Google on päivittänyt käyttöliittymää, jonka kautta tiedostoja jaetaan Google Drivesta, Docsista, Sheetsistä, Slidesista ja Formsista verkossa. Tämä korvaa aiemman käyttöliittymän, jota käytettiin tiedostojen jakamiseen ja jaettujen tiedostojen jäsenten hallintaan. Muutokset helpottavat tiedostojen jakamista ja vähentävät ylijakamista.

Tiedostojen jakaminen on kriittistä yhteistyön kannalta. Sen merkitys korostuu etenkin nyt, kun yhä useammat työskentelevät etäyhteydellä ja käsittelevät tiedostoja eri paikoista. Uusi ominaisuus parantaa yhteistyötä helpottamalla tiedostojen jakamista tietyille henkilöille ja samalla estää ei-toivottujen käyttäjien pääsyä tiedostoihin.

Google on tehnyt useita muutoksia tiedostojen jakamiseen. Niiden avulla on helpompaa suorittaa yleisiä tehtäviä, välttää vahingossa tapahtuvia lupamuutoksia ja nähdä nopeasti, kenellä on pääsy tiedostoon. Muutoksiin kuuluu:

• Erillinen, tehtäväkeskeinen käyttöliittymä: Uusi jakoikkuna korostaa käyttäjien tärkeitä tehtäviä, kuten tiedoston jakamista, pääsyoikeuksien muuttamista ja tiedostojen käyttöoikeuksien tarkastelua. Nykyinen käyttöliittymä erottelee myös visuaalisesti tiedostojen linkkijaon henkilöiden ja ryhmien välillä.
• “Kopioi linkki” -painike: Uusi “kopioi linkki” -painike on lisätty helpottamaan linkin saamista ilman linkin käyttöoikeuksien muuttamista.
• Pääsyoikeuksien näkyvyys: Uusi käyttöliittymä näyttää selvemmin kenellä on pääsyoikeudet tiedostoon, mikä helpottaa oikeuksien tarkistamista ja muuttamista.

Uusi jakoikkuna Google Drive- ja Docs -tiedostoille.

Vanha jakoikkuna Google Drive- ja Docs -tiedostoille.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

• Pääkäyttäjät: Tämä ominaisuus on oletuksena päällä. Ominaisuuteen ei ole erillisiä admin-asetuksia.
• Loppukäyttäjät: Ominaisuus on käytössä automaattisesti. Voit lukea Googlen Help Centeristä lisää miten jakaa Google Drive -tiedostoja.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Alkuperäinen julkaisu Googlen blogissa
• G Suite Admin Help: Hallinnoi Shared Drives -käyttäjiä ja aktiviteetteja
• Google Help: Jaa Google Drive -tiedostoja

G Suite Admin Console – Pääkäyttäjien päivitykset

Säästä virtaa sammuttamalla Google Meet -laitteiden näytöt automaattisesti

Hallintakonsoliin on lisätty uusi asetus, jonka avulla Google Meet -videoneuvottelulaitteet voivat hallita niihin kytketyn näytön virtaa. Kun tämä ominaisuus on käytössä, se voi auttaa säästämään virtaa sammuttamalla Meet-laitteiston näytöt, kun niitä ei käytetä.

Virta sammuu näytöstä automaattisesti, kun laitetta ei ole käytetty 10 minuuttiin. Näytöt käynnistyvät 10 minuuttia ennen ajoitettua kokousta tai erikseen tehdyn ajastuksen mukaisesti.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

• Pääkäyttäjät: Tämä ominaisuus on oletuksena poissa päältä ja se voidaan ottaa käyttöön organisaatioyksikön (OU) tasolla. Vieraile Googlen Help Centerissä saadaksesi lisätietoja näytön virransäästötilan kytkemisestä päälle tai pois päältä organisaatiossa.
• Loppukäyttäjät: Tähän ominaisuuteen ei ole asetusta loppukäyttäjille.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Alkuperäinen julkaisu Googlen blogissa
• G Suite Admin Help: Hallitse virransäästöasetuksia

Googlen hallinta Windows 10 -laitteille nyt yleisesti saatavana

Windows 10 -laitteita voi nyt hallita ja suojata hallintakonsolin kautta, samoin kuin Android-, iOS-, Chrome- ja Jamboard-laitteita. Tämä tarkoittaa, että voidaan ottaa myös SSO:n käyttöön (kertakirjautuminen / Single sign-on), jotta käyttäjät pääsevät hyödyntämään helpommin G Suitea ja muita SSO-yhteensopivia sovelluksia Windows 10 -laitteissa. Tämä ominaisuus oli aiemmin saatavana beta-versiona.

Nyt kaikki G Suite -järjestelmänvalvojat voivat käyttää Google Credential Provider for Windowsia, jonka avulla:

• Sallitaan organisaatioiden käyttää olemassa olevia G Suite -tilin kirjautumistietoja Windows 10 -laitteisiin kirjauduttaessa ja mahdollistetaan helppo käytettävyys sovelluksiin ja palveluihin SSO:n avulla.
• Suojataan käyttäjätilejä Googlen tekniikoilla, jotka estävät kaappausyrityksiä ja epäilyttäviä sisäänkirjautumisia.

Tämän lisäksi G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education ja Cloud Identity Premium asiakkaat voivat:

• Varmistaa, että kaikki G Suite -sovellusta käytettävät Windows 10 -laitteet on päivitetty, ne ovat turvallisia ja organisaation määrittelyjen mukaisia.
• Suorittaa järjestelmänvalvojan toimenpiteitä (kuten tyhjentää laitteita ja pakottaa laitteiden päivitykset) Windows 10 -laitteisiin pilvestä muodostamatta yhteyttä yritysverkkoon.

Tämä auttaa yksinkertaistamaan laitteiden hallintaa, parantamaan tietoturvaa ja vähentämään esteitä ja kirjautumisia. Lue Googlen aiempi ilmoitus saadaksesi lisätietoja Windows 10:n hallintaominaisuuksista ja eduista. Google Help Centeristä saat lisätietoja Windowsin parannetusta työpöydän suojauksesta.

Jos kaipaatte apua ominaisuuden hyödyntämiseen, autamme mielellämme. Voimme esimerkiksi toteuttaa proof of conceptin nykyisen hallinnan yksinkertaistamisesta Googlen avulla. Ota yhteyttä täältä.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

• Pääkäyttäjät: Google Help Centerin avulla opit rekisteröimään uuden laitteen Windows-laitteen hallintaan, kuinka parannetut työpöytäsuojaukset mahdollistetaan Windowsissa ja miten Windows-laitteita hallitaan. G Suite- ja Cloud Identity -sovelluksissa voidaan hallita useita laitteita käyttäjää kohden ilman lisäkustannuksia.
• Loppukäyttäjä: Ei muutoksia loppukäyttäjäkokemukseen, ennen kuin Google Credential Provider for Windows on asennettu pääkäyttäjän toimesta.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Google Credential Provider for Windows -palveluun liittyvät kirjautumis- ja SSO-ominaisuudet: saatavilla G Suite- ja Cloud Identity -asiakkaille.
• Laitehallinta Windows 10 -laitteille: saatavilla G Suite Enterprise-, G Suite Enterprise for Education- ja Cloud Identity Premium -asiakkaille.

Hyödyllisiä linkkejä:

• Alkuperäinen julkaisu Googlen blogissa
• Googlen aiempi julkaisu aiheesta beta-vaiheessa
• G Suite Admin Help: Hallitse Windows 10 -laitteita
• G Suite Admin Help: Parannettu työpöydän suojaus Windowsille

Uusi ominaisuus G Suiten datan suojaamiseen iOS-laitteilla

Google on lisännyt uuden ominaisuuden, jolla järjestelmänvalvojat voivat käyttää arkaluonteisten yritystietojen suojaamiseen iOS-laitteissa. Järjestelmänvalvojat voivat nyt:

• Rajoittaa G Suite -tilien tietojen kopiointia ja liittämistä muihin tileihin. Tämä voi estää yritystietojen lähettämisen henkilökohtaisiin tileihin.
• Rajoittaa käyttäjien mahdollisuuksia raahata ja pudottaa tiedostoja G Suite -tilin sovelluksista.

Tämän ominaisuuden käyttöönoton ensimmäisessä vaiheessa järjestelmänvalvojan ominaisuudet koskevat viittä G Suite iOS -sovellusta: Gmail, Drive, Docs, Sheets ja Slides. Ominaisuus on käytettävissä G Suite Enterprise-, G Suite Enterprise for Education- ja Cloud Identity Premium -asiakkaille. Käyttäjät voivat edelleen kopioida, liittää, vetää ja pudottaa tietoja henkilökohtaisista tileistä G Suite -tilille. Suojauksia on saatavana laitteille, joita hallitaan G Suite -sovelluksen perus- tai edistyneellä mobiililaitteiden hallinnalla.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

• Pääkäyttäjät: Tämä ominaisuus on oletuksena poissa päältä ja se voidaan ottaa käyttöön organisaatioyksikön (OU) tasolla. Vieraile Google Help Centerissä saadaksesi lisätietoja iOS-laitteiden tietosuojasta.
• Loppukäyttäjät: Tätä ominaisuutta ei ole määritetty loppukäyttäjälle. Jos käyttäjä yrittää suorittaa rajoitetun kopiointi- ja liittämistoiminnon, teksti ”Tietoja voidaan jakaa vain organisaation G Suite -sovelluksissa” liitetään kopioidun tekstin sijasta.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Käytettävissä G Suite Enterprise-, G Suite Enterprise for Education- ja Cloud Identity Premium -asiakkaille

Hyödyllisiä linkkejä:

• Alkuperäinen julkaisu Googlen blogissa
• G Suite Admin Help: Käytä asetuksia iOS-laitteille
• G Suite Admin Help: Käytä asetuksia Android-mobiililaitteille

Context-Aware Access pääsynhallintaominaisuudet laajenivat SAML-sovellusten hallintaan

Google parantaa kontekstiin perustuvaa pääsynhallintaa / Context-Aware Access (CAA) beta-ominaisuudella, jonka avulla järjestelmänvalvojat voivat käyttää sitä SAML-sovellusten hallintaan. Tämä antaa järjestelmänvalvojille mahdollisuuden hallita SAML-sovelluksiin pääsyä käyttäjän, laitteen ja kontekstin perusteella, kun he yrittävät käyttää sovellusta.

SAML-sovellusten CAA toimii asiakkaille, jotka käyttävät Googlea identiteetin tarjoajana myös kolmannen osapuolen SAML-sovelluksiin. Se on käytettävissä vain G Suite Enterprise-, G Suite Enterprise for Education-, Cloud Identity Premium-, and Drive Enterprise -asiakkaille.

CAA-ominaisuuden avulla voi luoda sovelluksille yksityiskohtaisia pääsyhallintakäytäntöjä määritteiden, kuten käyttäjän, sijainnin, laitteen suojaustilan ja IP-osoitteen perusteella. Tämä voi parantaa turvallisuutta vähentämällä mahdollisuuksia, joissa tiettyihin sovelluksiin ja niihin liittyviin tietoihin pääsee tahattomasti. Joitakin tapoja, joilla voit käyttää CAA:ta SAML-sovelluksiin, ovat:

• Salli pääsy CRM-sovellukseenne vain, kun käyttäjä on yritysverkossa.
• Salli pääsy asiainhallintajärjestelmään vain, jos käyttäjällä on ajan tasalla oleva käyttöjärjestelmä ja salattu laite.
• Salli vain IT-järjestelmänvalvojien käyttää tiettyjä työkaluja etäyhteydellä.
• Salli vain tietyissä maissa sijaitsevien käyttäjien käyttää tiettyjä sovelluksia.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

• Pääkäyttäjät: Tämä on avoin beta, joten ominaisuudet tulevat automaattisesti käytettäviksi, jos olet G Suite Enterprise-, G Suite Enterprise for Education-, Cloud Identity Premium- tai Drive Enterprise -asiakas.
• Loppukäyttäjät: Ei vaikutusta loppukäyttäjään, ennen kuin järjestelmänvalvoja on ottanut ominaisuuden käyttöön.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Käytettävissä G Suite Enterprise-, G Suite Enterprise for Education-, Cloud Identity Premium- tai Drive Enterprise -asiakkaille.

Hyödyllisiä linkkejä:

• Alkuperäinen julkaisu Googlen blogissa
• Google Help: Hallitse sovellusten käyttöä käyttäjän ja laitteen perusteella
• Valmiiksi integroidut SAML-sovellukset
• Mukautetut SAML-sovellukset

Kohti 100% TLS-suojattua sähköpostiliikennettä uusilla oletusasetuksilla

Äskettäin Googlen tietoturvablogissa hahmoteltiin, kuinka TLS:n (Transport Layer Security) käyttö on kasvanut yli 96 prosenttiin kaikesta Chrome-laitteiden verkkoliikenteestä. Blogikirjoituksessa korostettiin myös merkittävää tavoitetta: ottaa TLS käyttöön oletuksena Google-tuotteille ja palveluille sekä varmistaa sen toimivuus kaikissa tilanteissa.

Google on tehnyt seuraavat muutokset rohkaistakseen organisaatioita parantamaan sähköpostin turva-asetuksia ja edistämään edellä mainittua tavoitetta, jonka mukaan TLS otetaan käyttöön oletuksena:

• TLS otetaan nyt käyttöön sähköpostiyhteyteen oletuksena.
• Järjestelmänvalvojat voivat nyt testata SMTP-lähtevän reitin TLS-määritykset hallintakonsolissa ennen käyttöönottoa. Heidän ei enää tarvitse odottaa viestien poistumista.

Järjestelmänvalvojilla on jo aiemmin ollut mahdollisuus vaatia TLS-salausta sähköpostireiteille, mutta aikaisemmin se oli oletuksena poissa käytöstä. Huomaa, että nämä muutokset eivät vaikuta nykyisiin sähköpostireitteihin.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

• Pääkäyttäjät:
• • TLS-asetukset: TLS on oletuksena päällä kaikilla uusilla sähköpostireiteillä. Google suosittelee, että järjestelmänvalvojat tarkistavat kaikki olemassa olevat reittinsä ja ottavat kaikki suositellut TLS-suojausasetukset käyttöön myös näillä reiteillä.
  • TLS-yhteyksien testaaminen: Järjestelmänvalvojat, jotka haluavat vaatia suojattua TLS-yhteyttä sähköpostien lähettämiseen, voivat nyt tarkistaa, että yhteys vastaanottajan sähköpostipalvelimeen on pätevä napsauttamalla hallintakonsolin ”Testaa TLS-yhteys” -painiketta; heidän ei enää tarvitse lähetellä testiviestejä.
• Loppukäyttäjät: Näille ominaisuuksille ei ole loppukäyttäjäasetuksia.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Alkuperäinen julkaisu Googlen blogissa
• G Suite Admin Help: Vaadi sähköpostin lähettäminen suojatun (TLS) yhteyden kautta
• G Suite Admin Help: Lisää sähköpostireitit edistyneelle Gmail-toimitukselle
• G Suite Admin Help: SSL-yhteyksien yleiskatsaus
• G Suite Admin Help: Asenna lähtevän postin yhdyskäytävä
• G Suite Admin Help: Integroi Gmail kolmannen osapuolen arkistointiratkaisuun