Kirjoittaja
Lisbeth Saarinen

G Suite - Kuukauden päivitykset joulukuulta 2019

Tässä koosteessa esittelemme G Suiten päivitykset joulukuulta 2019, joilla on mielestämme suurin merkitys niin loppu- kuin pääkäyttäjille.

 

G Suite – Googlen toimistotyökalut

 

Drive-tiedostoja voi nyt etsiä Chrome-selaimella

Aiemmin beta-ohjelmassa sijainnut ominaisuus on nyt saatavilla myös muille käyttäjille. Chromessa toimiva Driven tiedostojen ehdotus / Drive file suggestions  -ominaisuus tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden etsiä omia Google Drive -tiedostoja suoraan Chromen URL-palkista (drive.google.com sijaan). Aiemmin tämä ominaisuus oli rajoitettu löytämään vain tiedostoja, jotka ollaan avattu jo aiemmin kyseisellä selaimella. 16.12.2019 alkaen käyttäjillä, jotka uudelleenkäynnistävät selaimen, on mahdollisuus etsiä URL-palkista kaikkia Driven tiedostoja, joihin heillä on pääsy (mukaan lukien tiedostot joita ei olla aiemmin avattu tällä selaimella).

Ominaisuus on käytössä kaikilla laitteilla, jotka ovat kirjautuneet Chromeen, esimerkiksi Chromebook, Mac ja Windows.

Google_chrome_Drive

Kuinka ottaa käyttöön:

Googe_admin_drive

  • Loppukäyttäjät: Jos tiedostojen ehdotukset -ominaisuus ollaan mahdollistettu yrityksenne domainille, voit ottaa ne käyttöön tai sulkea Chromen selaimesta:
      • Avaa Chromen selain ja valitse Lisää / More (tai valitse Chrome-teksti) > Asetukset / Settings
      • Valitse Henkilöt / People -kohdasta Synkronointi / Sync
      • Käynnistä tai sammuta Google Drive hakuehdotukset

Koskettaa lisenssimalleja:

  • G Suite Basic, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education
  • Huom! Ei saatavilla: G Suite for Education ja G Suite for Nonprofits -lisensseille

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Hangouts Meet on nyt käytettävissä Internet Explorer 11 -selaimella

Google on mahdollistanut Hangouts Meet -videopalavereiden käytön Microsoftin Internet Explorer 11 -selaimella. Käyttö vaatii uusimman Google Video Support Plugin lataamisen ja tallentamisen Internet Explorerille.

Google Help Centeristä löytyy lisätietoa Hangouts Meetin tukemista selaimista ja muutamista rajoitteista, joita liittyy Hangouts Meetin käyttöön Internet Explorerilla.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Lähetä sähköposteja liitteinä Gmailissa

Uuden päivityksen myötä voit liittää muita sähköposteja Gmailissa ilman, että joudut lataamaan niitä ensin.

Gmail_email_attachment

Saat liitettyä sähköpostin uuteen viestiin siirtämällä sen hiirellä.

Gmail_Google

Toinen tapa liittää sähköposteja on valita sähköpostit ja kolmen pisteen valikosta Forward as attachment.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Julkaisu:

Kuinka ottaa käyttöön:

  • Pääkäyttäjä: Ei vaadi toimenpiteitä
  • Loppukäyttäjä: Ominaisuus on käytettävissä kun Forward as attachment löytyy kolmen pisteen valikosta

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Google-kalenterin tapahtumien sijaintia ollaan selkeytetty

Google on vaihtanut kalenterin tapahtumassa näkyvän varatun Huoneen / Room sijaintia. Tapahtumaan varattu huone tai resurssit löytyvät nyt Vieraat / Guests -kohdasta (löytyi aiemmin Sijainti / Location -kohdasta).

Google_Gmail_location

Tämä muutos selventää tapahtuman maantieteellisen sijainnin löytämistä, kun Sijainti / Location -kohdasta löytyy nyt vain tapahtuman osoite.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Neljä uutta keinoa, joiden avulla saat enemmän irti G Suitesta

Google on julkaissut uusia apumateriaaleja, joiden avulla käyttäjät pääsevät hyödyntämään G Suitea entistä tehokkaammin.

The G Suite Welcome Center: The Welcome Center tarjoaa käyttäjille resursseja jotka takaavat paremman G Suite -ymmärryksen. Center pitää sisällään luettelon Googlen eri oppimateriaaleista (mm. sertifikaatit), oppaat jokaisen G Suite -sovelluksen käyttöön ja uuden Sheets Coursera -kurssin.

The Hangouts Meet Starter Kit: Kun yritys on siirtymässä Hangouts Meetin käyttöön, Kit helpottaa sisäisen muutoksen läpiviennissä sekä ohjelman käyttöön kannustamisessa.

Se pitää sisällään:

  • Kustomoitavat sähköpostimallit, joita esim. esimiehet voivat lähettää yrityksen työntekijöille, kun he haluavat ohjeistaa Meetin käytössä
  • Vinkkejä Meetin omaksumisen parhaisiin käytäntöihin, muutosjohtamisen perusteet ja IT-järjestelmänvalvojien usein kysytyt kysymykset sekä vastaukset (Q&A)
  • Tulostettava juliste ja kortit kokoushuoneeseen, joiden avulla informoidaan Hangouts Meetiin siirtymisestä ja kerrotaan, kuinka ohjelmaa käytetään

G Suite for Power Users: Tämä sivu on rakennettu opettamaan G Suiten kokeneita käyttäjiä.

G Suite Hack for Power Users: Harjoitus, joka pitää sisällään viisi haastetehtävää, missä työntekijät voivat kilpailla keskenään ja oppia hauskalla tavalla lisää G Suiten käytöstä.

Hyödyllisiä linkkejä:

 

G Suite Admin Console – Pääkäyttäjien päivitykset

 

Rajoita Drive File Streamin käyttöä yrityksen omistamilla laitteilla

Aiemmin viime vuonna pääkäyttäjille lisättiin enemmän kontrollia yritysten dataa kohtaan, kun Google integroi Drive File Streamin paremmin osaksi pääkäyttäjien Admin Consolesta löytyvää laitteiden hallintapaneelia. Nyt hallintapaneelista on mahdollista rajoittaa Drive File Streamin käyttöä yrityksen omistamilla laitteilla.

Pääkäyttäjät löytävät asetuksen Hallintapaneelista / Admin Console valitsemalla Apps > G Suite > Settings for Drive and Docs > Features and Applications. Tämän jälkeen valitaan ’Allow Drive File Stream in your Organization’ ja ’Only allow Drive File Stream on authorized devices (Beta)’.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Vähemmän turvallisten sovellusten (LSA – Less Secure Apps) pääsy G Suite -tileihin tullaan lopettamaan

2020 kesäkuusta alkaen Google alkaa rajoittaa LSA:n pääsyä G Suite -tilien dataan. LSA:t ovat muiden yritysten kuin Googlen sovelluksia, jotka pääsevät käsiksi käyttäjien Google-tileihin ja niiden dataan pelkän käyttäjänimen ja salasanan avulla, ilman muita todennuskertoimia. Ne kasvattavat tilien turvallisuusriskejä ja mahdollistavat kaappausyritykset. LSA:n sijaan käyttäjät voivat ladata sovelluksia, jotka tukevat OAuth:ia – modernia ja turvallista pääsymenetelmää.

Päivitys tulee vaikuttamaan suurella todennäköisyydellä käyttäjiä, joilla on käytössään vanhat sähköposti-, kalenteri- ja yhteystiedot -sovellukset. Google on lähettänyt aiheesta myös suoraan sähköpostia yritysten ensisijaiselle adminille, otsikolla “Switch to apps that use secure OAuth access, as password-based access will no longer be supported”. Sähköposti sisältää listan käyttäjistä, joita muutos tulee todennäköisimmin koskemaan.

Vähemmän turvallisiin sovelluksiin (LSA) pääsy tullaan sulkemaan kahdessa osassa:

  • 15.6.2020 jälkeen käyttäjiltä poistetaan mahdollisuus päästä LSA-sovelluksiin, jos he yrittävät yhdistää näihin ensimmäistä kertaa. Tämä pitää sisällään kolmansien osapuolten sovellukset, jotka mahdollistavat pelkän salasanan välityksellä pääsyn Googlen kalenteriin, yhteystietoihin ja sähköpostiin, protokollien kuten CalDAV, CardDAV, IMAP, and Exchange ActiveSync (Google Sync) välityksellä.
  • 15.2.2021 jälkeen LSA-sovelluksiin pääsy poistetaan kaikilta G Suite -tileiltä.

Tämä uudistus liittyy Googlen aiempaan ilmoitukseen, jossa yritys kertoi rajoittavansa vähemmän turvallisiin sovelluksiin pääsyä turvatakseen G Suite -tilejä.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

Lisbeth Saarinen
Marketing Specialist