Kirjoittaja
Niko Kultalahti

G Suite - Kuukauden päivitykset maaliskuulta 2020

14/04/2020   G Suite, Päivitykset

Tässä koosteessa esittelemme G Suiten päivitykset maaliskuulta 2020, joilla on mielestämme suurin merkitys niin loppu- kuin pääkäyttäjille.

G Suite – Googlen toimistotyökalut

Google Meetin Enterprise-tason ominaisuudet käytettävissä kaikille G Suite käyttäjille 30. syyskuuta saakka.

Google kertoi aiemmin viime kuussa pyrkivänsä auttamaan yrityksiä ja organisaatiota koronapandemian keskellä avaamalla Google Meetin Enterprise -tason ominaisuudet ilmaiseksi kaikille G Suite -asiakkaille. Näiden ominaisuuksien myötä kaikki G Suite käyttäjät voivat muun muassa:

  • Järjestää jopa 250 osallistujan videopuheluita Google Meetin avulla
  • Striimata Google Meet -istuntoa jopa 100 000 osallistujalle oman organisaation sisällä
  • Nauhoittaa Google Meet -istuntoja Google Driveen
  • Saavat käyttöönsä Enterprise-tason turvallisuusasetukset

Google on nyt ilmoittanut pidentävänsä tämän laajennuksen voimassaoloaikaa syyskuun 30.päivään saakka, (aiemmin ilmoitetusta heinäkuun 1. päivästä).

Google tarjoaa myös Google Meetin ilmaiseksi käyttöön kaikille yrityksille ja julkiselle sektorille syyskuun 30. päivään asti. Palvelun käytössä ei ole rajoituksia, vaan se pitää sisällään kaikki Google Meet Enterprise -tason ominaisuudet. Tämä tarjous on saatavilla ainoastaan Googlen virallisten partnereiden kautta. Kirjoitimme asiasta laajemmin blogissamme.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Luo ja käytä useita allekirjoituksia Gmailissa

Gmailissa voi pian luoda ja käyttää useampia allekirjoituksia. Ominaisuuden oli tarkoitus tulla käytettäväksi jo maaliskuun aikana, mutta sen julkistamista jouduttiin valitettavasti myöhäistämään. Näillä näkymin ominaisuus tulee käytettäväksi kaikille G Suite -asiakkaille huhtikuun aikana.

Useammat sähköpostien allekirjoitukset antaa mahdollisuuden käyttää niitä joustavasti eri tilanteissa, kuten:

  • Erilaiset allekirjoitukset sisäiseen ja ulkoiseen viestintään
  • Allekirjoitukset eri kielillä
  • Erilaiset allekirjoitukset uusille sähköpostille ja vastauksille

aseta useita allekirjoituksia Gmailissa

Uuden allekirjoituksen pystyt luomaan menemällä Gmailin asetuksiin (hammasrattaan kuva) -> Asetukset. Scrollaa alaspäin “Yleiset”-välilehdellä “Allekirjoitus”-kohtaan ja valitse “Luo uusi”. Sähköpostia kirjoittaessasi voit valita allekirjoituksen työkalupalkin valikosta. Huomaathan, että näitä asetuksia ja valikoita ei välttämättä vielä näy, vaan ne tulevat käytettäväksi organisaatiossasi huhtikuun aikana.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Google Driven pikakuvakkeet

Viime kesänä kirjoitimme hartaasti odotetun ominaisuuden Google Driven pikakuvakkeisiin liittyen saapuneen betaohjelmaan. Tuo ominaisuus on nyt viimeinkin yleisesti saatavilla kaikille G Suite -käyttäjille.

Uuden ominaisuuden myötä käyttäjät voivat luoda tiedostoista ja kansioista pikakuvakkeita (engl. shortcut). Pikakuvakkeet osoittavat tiedostoihin tai kansioihin jotka sijaitsevat muualla, kuten esimerkiksi toisen tiimin Shared Drivessa.

Pikakuvakkeet mahdollistavat sen, että tiedostoja voidaan säilyttää ja ylläpitää yhdessä paikassa, eikä niistä tarvitse tehdä kopioita eri käyttäjille tai tiimeille. Pikakuvakkeet ovat näkyvissä kaikille, joilla on oikeudet Shared Driveen tai kansioon jossa pikakuvake sijaitsee. Pikakuvakkeen luominen ei kuitenkaan tarkoita pääsyn jakamista alkuperäiseen tiedostoon, vaan oikeudet määritellään alkuperäisessä tiedostossa kuten tähänkin asti.

pikakuvakkeet google drivessa

Myös aikaisemmin Google Drivestä löytynyt ‘Lisää Driveen / Add to My Drive’ -nappi on muuttunut. Nyt napissa on teksti ‘Lisää pikakuvake Driveen’ ja sen mukaisesti luo tiedostosta pikakuvakkeen.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Google Meetiin parannuksia tukemaan etäopiskelua

Kuten sanottua, Google Meetin Enterprise -tason ominaisuudet ovat käytettävissä ilmaiseksi kaikille G Suite -asiakkaille. Tästä hyötyvät niin organisaatiot kuin koulutus- ja oppilaitokset.

Jälkimmäistä ryhmää silmällä pitäen ja tukeakseen etäopetusta ja -opiskelua Google on tuonut Google Meetiin pari uutta ominaisuutta:

  • Vain kokoukset omistajat ja kalenterikutsun luojat voivat mykistää tai poistaa kokouksen muut osallistujat
  • Kokouksen osallistujat eivät voi liittyä kokoukseen uudelleen uusilla nimimerkeillä sen jälkeen, kun kokouksen viimeinen osallistuja on poistunut

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite for Education, G Suite for Enterprise Education
  • Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Nonprofits

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Rekisteröi suojausavaimia helpommin

Uusien uojausavainten käyttöönotto on helpompaa, sillä Googlen on lisännyt uusia tapoja niiden rekisteröimiseen Android- ja MacOS-laitteilla. Suojausavaimet voi nyt rekisteröidä myös seuraavilla selaimilla ja laitteilla:

  • Android-laitteilla (Androidin versio 7.0 tai uudempi) voi käyttää Chrome-selainta, jonka versio on 70 tai uudempi
  • MacOS-laitteilla voi käyttää Safari-selainta, jonka versio on 13.0.4 tai uudempi

rekisteröi suojausavain mobiilissa

Voit käyttää yllä mainittuja tapoja niin itsenäisille suojasavaimille kuin myös edistyneen suojausohjelman (engl. Advanced Protection Program) kautta käyttöönotettaville suojausavaimille.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki G Suite ja Cloud Identity -asiakkaat

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Sijoita kuvat tiettyyn kohtaan Google Docsissa

Google Docs -dokumenteissa voit nyt sijoittaa kuvan siten, että se pysyy tietyssä kohdassa sivulla eikä teksti tai muut elementit häiritse sitä.

Google on myös lisännyt kuvien yhteyteen uuden sivupalkin, jolla pääsee nopeasti käsiksi muihin kuvan muotoiluvaihtoehtoihin, kuten koko, kierto-, kirkkaus- ja kontrastiasetuksiin.

kuvan pakotettu sijoitus google docsissa

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Aseta mukaututetut taulukkoalueet kaavioille Google Sheetissä

Usein raportteja luotaessa tehdään useita kaavioita, jotka käyttävät saman data-alueen eri sarakkeita.

Aikaisemmin data-alueen kaikki sarakkeita (engl. data ranges) on käytetty kaavioita luotaessa. Uuden päivityksen myötä voidaan erikseen valita, mitä sarakkeita käytetään kaavion akselille (engl. axis) ja sarjalle (engl. series). Tämän avulla kaavioita voidaan mukauttaa nopeasti ja helposti niin, että niissä näkyy vain olennaisimmat tiedot.

google sheetin mukautetut data-alueet

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Lajittele ja suodata soluja värien perusteella Google Sheetissä

Google on lisännyt kaksi parametriä, joiden perusteella soluja voidaan lajitella ja suodattaa (engl. filter and sort) Google Sheetissä:

  • Tekstin väri
  • Täytön (tausta) väri

Uudet parametrit yhdistettynä arvojen ja ehtojen mukaiseen luokitteluun, nämä uudet suodatusmahdollisuudet tekevät relevantin datan löytämisestä entistä helpompaa ja nopeampaa. Uusi ominaisuus toimii sekä mobiilissa että verkossa.

suodata väreillä google sheetissä

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

G Suite Admin Console – Pääkäyttäjien päivitykset

Tärkeitä muutoksia vähemmän turvallisiin sovelluksiin ja tilien palauttamisen hallintaan hallintakonsolissa

Google on päivittänyt tapaa jolla hallintaan vähemmän turvallisten sovellusten (engl. LSA – Less Secure Apps) asetuksia ja tilin palauttamisasetuksia (engl. AR – Account Recovery) hallintakonsolissa. Muutos on osa hallintakonsolisivun laajempaa siirtymistä yksinkertaistettuun ja virtaviivaisempaan kokonaisuuteen ja se vaikuttaa seuraaviin osioihin:

  • Hallintakonsoli / Admin console > Turvallisuus / Security > Asetukset / Settings > Vähemmän suojatut sovellukset / Less Secure Apps
  • Hallintakonsoli / Admin console > Turvallisuus / Security > Asetukset / Settings > Tilin palauttaminen / Account Recovery.

Näissä osioissa saatat huomata seuraavat muutokset:

  • Päivitetyn käyttöliittymän, joka järjestää asetukset uudelleen niiden löytämisen ja muuttamisen helpottamiseksi.
  • Uuden järjestelmän ryhmäperusteisen käytännön (engl. Group-based policy system) soveltamiseksi näillä alueilla. Tämän muutoksen seurauksena nykyiset asetukset siirretään uuteen järjestelmään.

Osana LSA- ja AR-sivujen siirtämistä uuteen käyttöliittymään, Google siirtää kaikki tällä hetkellä sovellettavat ryhmäperusteiset käytännöt uuteen ryhmäpohjaiseen järjestelmään. Tällä muutoksella ei ole toiminnallisia vaikutuksia useimmille käyttäjille.

Pienelle määrälle organisaatioista (erityisesti niille, joilla on tällä hetkellä LSA:n ja AR:n ryhmäpohjaisia käytäntöjä, joita sovelletaan organisaatioyksiköiden alatasoilla [engl. child-OU levels]) tämä muutos voi vaikuttaa nykyisiin asetuksiin. Näiden organisaatioiden ensisijaisille pääkäyttäjille Google tulee lähettämään asiasta erikseen sähköpostiviestin. Viestissä jaetaan lisätietoa siitä, kuinka Google tulee tekemään siirron ja ohjeet kuinka muutokseen tulee valmistautua. Jos et saa Googlelta kyseistä sähköpostia, mitään toimia ei tarvita.

LSA asetukset ennen

Ennen.

LSA asetukset jälkeen

Jälkeen.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Vähemmän turvallisen sovelluksen (LSA) sulkeminen keskeytetään toistaiseksi

Viime joulukuussa Google ilmoitti sulkevansa vähemmän turvallisten sovellusten (LSA) pääsyn G Suite -tilille ja kehoitti käyttäjiä siirtymään OAuth-todennukseen. LSA:n käytöstä poistamisen ensimmäinen vaihe oli suunniteltu toteutettavaksi kesäkuun 15.päivä. Koska monet organisaatiot käsittelevät COVID-19:sta aiheutuneita vaikutuksia ja keskittyvät nyt etätyöntekijöiden tukemiseen, Google haluaa minimoida potentiaaliset häiriöt asiakkaille, jotka eivät pysty suorittamaan siirtymistä suunnitellussa aikataulussa.

Tämän seurauksena Google on keskeyttänyt LSA:n sulkemisen toistaiseksi. Kaikki aiemmin ilmoitetut aikataulut eivät ole enää voimassa.

Tämä koskee kaikkia aiemmin Googlen ilmoittamia sovellusluokkia ja protokollia. Uudet aikataulut tullaan julkaisemaan myöhemmin.

Muuttuneesta aikataulusta huolimatta Google emmekä me suosittele sellaisten sovellusten käyttöä, jotka eivät tue OAuthia. Suosittelemme, että yrityksenne alkaa käyttämään OAuth-todennusta niin pian kuin mahdollista. OAuth suojaa tiliäsi auttamalla Googlea tunnistamaan ja estämään epäilyttävät kirjautumisyritykset. Se antaa Googlelle luvan vaatia G Suite -järjestelmän järjestelmänvalvojan määrittelemät kirjautumiskäytännöt, kuten suojausavainten käytön.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

Niko Kultalahti
Head of Marketing

Ota yhteyttä