Kirjoittaja
Lisbeth Saarinen

G Suite - Kuukauden päivitykset tammikuulta 2020

Tässä koosteessa esittelemme G Suiten päivitykset tammikuulta 2020, joilla on mielestämme suurin merkitys niin loppu- kuin pääkäyttäjille.

 

G Suite – Googlen toimistotyökalut

 

Käytä iPhonea turva-avaimena kaksivaiheisessa varmennuksessa (2-Step Verification)

 

Google on mahdollistanut iPhonen käytön turva-avaimena Googlen tileillä. Turva-avaimet tarjoavat vahvimman tavan kaksivaiheiseen varmennukseen (tunnetaan myös kahden tekijän todennuksena, engl. two-factor authentication tai 2FA), minkä avulla suojaat tilejäsi tietoturvaa uhkaavilta kalasteluilta. Turva-avaimet ovat myös oleellinen osa yritysten kehittynyttä suojausohjelmaa / Advanced Protection Program. Käyttääksesi iPhonea turva-avaimena, sinun tulee tallentaa Google Smart Lock -sovellus puhelimeesi.

Löydät Googlen blogista lisätietoa iPhonen käytöstä turva-avaimena. Jos haluat tietää lisää turva-avaimista tai kaksivaiheisesta varmennuksesta, suosittelemme vierailemaan Googlen Help Centerissä. Autamme myös mielellämme, jos aihe herättää kysymyksiä.

Lisätietoa:

  • Turva-avaimen saa asennettua iPhoneen Google Smart Lock -sovelluksella
  • Sovellus on mahdollista asentaa laitteisiin, joissa on käytössä iOS 10.0 tai uudempi versio
  • iPhonen turva-avaimet ovat yhteensopivia Chrome OS – (79 versio ja uudemmat), iOS-, macOS- tai Windows 10 -laitteilla, joissa on Chrome-selain

google_iphone_gif

 

Kuinka ottaa käyttöön:

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Alkuperäraportit ja pisteytyskehykset nyt saatavilla kaikille Google Classroom -käyttäjille

 

Alkuperäraportit / Originality reports ja pisteytyskehykset / Rubrics ovat olleet aiemmin saatavilla vain betaohjelmassa. Tammikuusta lähtien nämä uudet työkalut ovat olleet yleisesti saatavilla kaikille G Suite for Education- ja G Suite Enterprise for Education Classroom -käyttäjille.

Alkuperäraportit – Auta opiskelijoita palauttamaan laadukkaampia töitä

Alkuperäraportit tarkistavat opiskelijoiden työt verraten niitä miljardien verkkosivujen sisältöihin ja kirjoihin. Tämä voi helpottaa opettajia arvostelemaan töitä, estämään plagioimisen ja tarjoamaan rakentavaa palautetta.

Opiskelijat voivat käyttää alkuperäraportteja myös tarkistaakseen puuttuvat sitaatit tai puutteelliset lainaukset ennen kuin he palauttavat työnsä. Tämä tarjoaa heille mahdollisuuden parantaa töitään ja oppia virheistään ennen lopullisia palautuksia.

Huom. Ominaisuus on käytettävissä tällä hetkellä vain englannin kielellä.

Pisteytyskehys – Paranna palautteenantoa opiskelijoille

Uusi pisteytyskehys helpottaa töiden arvioinneissa, selkeiden odotuksien asettamisessa ja palautteenannossa.

Tämän työkalun avulla opettajat voivat:

  • rakentaa pisteytyskehyksiä uusia tehtäviä luodessaan
  • hyödyntää aiemmin käytettyjä kehyksiä myös uusissa tehtävissä
  • ottaa tai jakaa käyttöön kehyksiä myös muilta opettajilta
  • arvostella opiskelijoiden töitä sekä opiskelijoiden listaussivusta / student listing page että Classroomin luokittelunäkymästä, mistä opettajat voivat valita pisteytysjärjestelmän samalla kun he arvostelevat työn.

Tämän lisäksi pisteytyskehykset voivat olla hyödyllisiä yrityskäyttäjille. Voit esimerkiksi käyttää työkalua arvioidessasi markkinoinnin suunnitelmia tai suorituksia yrityksen keskeisillä liiketoiminta-alueilla.

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Lisää tapoja kopioida esityksiä Google Slidesista

 

Kun luot kopiota olemassa olevasta Google Slides -esityksestä, voit nyt:

  • valita myös yksittäisiä slideja kopioitavaksi ilman koko esityksen kopioimista
  • poistaa kopiosta muiden tekemät muistiinpanot.

Tämä uusi ominaisuus helpottaa jäsentämään ja jakamaan yhä olennaisempaa sisältöä tiimille, yleisölle tai muille osallisille.

Kuinka ottaa käyttöön:

  • Loppukäyttäjät: Saat poistettua muiden tekemät muistiinpanot koko tiedoston kopiosta valitsemalla Tiedosto / File > Luo Kopio / Make a Copy > Koko Esitys / Entire Deck ja merkitsemällä ruudun “Poista kaikki puhujan muistiinpanot” / “Remove all speaker notes”.

 

gapps_blogi_kuukaudenpäivitykset

 

  • Voit kopioida tiettyjä yksittäisiä sivuja esityksestä valitsemalla Tiedosto / File > Luo kopio / Make a Copy > Valitut diat / Selected Slides. Samasta paikasta voit myös poistaa muiden tekemät muistiinpanot valituilta sivuilta.

 

gapps_blogi_googleslides

 

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

G Suiten laajennukset nyt yleisesti saatavilla kalenterissa, Gmailissa ja Google Drivessa

 

Google julkaisi viime vuonna betassa ominaisuuden, jonka avulla G Suiteen on mahdollista yhdistää kolmansien osapuolien toimistosovelluksia. Tämä ominaisuus on nyt saatavilla kaikille käyttäjille.

G Suiten laajennukset / Add-ons sujuvoittavat työntekoa, kun työtehtävien vaatimat kolmansien osapuolten sovellukset voidaan nyt liittää suoraan G Suiten alustaan. Näin käyttäjien ei tarvitse surffata eri alustojen välillä.

gapps_blogi_workfront

 

Laajennukset ovat ladattavissa G Suiten Marketplacesta. Yritykset voivat myös kehittää omia laajennuksiaan App Scriptin avulla. Voit laittaa meille viestiä täältä, mikäli haluat keskustella yrityksenne oman Add-on sovelluksen kehityksestä, autamme mielellämme.

Kuinka ottaa käyttöön:

  • Pääkäyttäjät: Tämä ominaisuus on oletuksena käytettävissä. Jos annat käyttäjille oikeuden ladata vain tiettyjä sovelluksia (whitelisted applications) G Suite Marketplacesta, voit määritellä nämä erikseen hallintakonsolista. Voit myös tallentaa tietyt G Suiten laajennukset yrityksenne domainin kaikille käyttäjille G Suite Marketplacen listauksesta.
  • Loppukäyttäjät: Tämä ominaisuus on oletuksena käytettävissä. Saat ladattua G Suiten laajennuksia “+”-valikosta G Suiten sivupaneelista. Ladatut laajennukset ovat näkyvillä G Suite -sovellusten sivupaneeliissa.

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Käytä puhelinta äänilähteenä Hangouts Meet videopuheluissa

 

Uuden päivityksen myötä voit käyttää eri lähdettä ääneen ja videoon Hangouts Meet -videopuheluissa. Voit siis käyttää puhelinta äänilähteenä vaikka käyttäisit videoon tietokoneen kameraa ja selainta.

Voit käyttää puhelintasi äänilähteenä heti liittyessäsi puheluun tai milloin vain liittymisen jälkeen, jos haluat vaihtaa lähdettä. Puhelimen hyödyntäminen kannattaa etenkin silloin, kun nettiyhteys on heikko tai tietokoneen mikrofoni ja/tai kaiutin eivät toimi.

Ominaisuus on oletuksena käytettävissä ja se on käytössä kaikille asiakkaille viimeistään helmikuun 27.päivä.

gapps_join_meeting_google

google_hangouts_phoneaudio

 

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Uusia asetuksia jaettujen sähköpostitilien lähettäjien nimeämiseen

 

Google lisää uusia asetuksia, joiden avulla hallinnoidaan kuinka jaettujen sähköpostitilien lähettäjien nimeäminen ( sender attribution for shared mailboxes) esitetään vastaanottajalle. Tällä hetkellä lähettäjien nimeäminen on aina käytettävissä ja tämä tulee pysymään ennallaan, ellei pää- tai loppukäyttäjä ole ottanut ominaisuutta pois käytöstä.

Loppukäyttäjille Gmailissa on uusi asetus, jonka avulla he voivat eritellä mitä tietoja sisällytetään muiden käyttäjien lähettämien sähköpostiviestien otsikoissa.

Pääkäyttäjille hallintakonsolissa on uusi asetus, minkä avulla voidaan piilottaa kaikki jaettujen sähköpostitilien määritykset yrityksen domainin käyttäjillä tai yksiköillä. Tämä ohittaa ja poistaa käytöstä käyttäjien määrittelemät asetukset Gmailissa.

Yritykset käyttävät jaettuja sähköpostitilejä Gmailissa monin eri tavoin. Jos esimerkiksi johtava pääkäyttäjä vastaa toimitusjohtajan sähköpostiosoitteesta toimitusjohtajan puolesta, lähettäjän nimeäminen auttaa tarkistamaan kuka loi sähköpostin ja lähetti sen. Useat työntekijät voivat myös käyttää info@yritys.com tyylistä sähköpostia kommunikoidessaan asiakkaiden kanssa ilman, että asiakkaat näkevät tarkempaa tietoa siitä, kenen tililtä viesti lähetettiin.

Tämän uuden asetuksen myötä voit kontrolloida ja kustomoida kuinka nimeämiset käsitellään yrityksenne domainilla tai yksittäisillä käyttäjillä.

Kuinka ottaa käyttöön:

  • Pääkäyttäjät: Lähettäjän nimeäminen on käytössä oletuksena ja se voidaan myös ottaa pois käytöstä. Uuden asetuksen löytää hallintakonsolista kohdasta Sovellukset / Apps > G Suite > Gmail > Käyttäjäasetukset / User settings > Postin siirto / Mail Delegation. Huomaa, että oletusasetus on “Anna käyttäjien muokata tätä asetusta” / “Allow users to customize this setting” ja “Näytä tilin omistaja ja sähköpostin lähettänyt valtuutettu käyttäjä” / “Show the account owner and delegate who sent the email”.
  • Loppukäyttäjät: Lähettäjän nimeäminen on päällä oletuksena. Voit katsoa ja asettaa lähettäjien nimien rajoitukset Gmailin asetuksista > Tilit ja tuonti / Account > Anna käyttöoikeus tiliisi / Grant access to your account in Gmail. Jos pääkäyttäjäsi on piilottanut domainisi lähettäjän nimeämisen, et voi tehdä muokkauksia.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Esitä videosisältöä palavereissa Hangouts Meet -laitteiden HDMI-kaapelin avulla

 

Aiemmin Hangouts Meet tuki materiaalien esittämistä HDMI-kaapelin välityksellä fyysisesti samassa paikassa osallistuville, mutta nyt kaapelilla esitetyt materiaalit näkyvät myös etäosallistujille.

Voit esittää Hangouts Meet -laitteiden mukana tulevan HDMI-kaapelin avulla korkelaatuista videosisältöä äänen kera.

Tämä ominaisuus on käytössä oletuksena kaikille G Suite käyttäjille.

Hyödyllisiä linkkejä:

 

G Suiten hallintakonsoli – Pääkäyttäjien päivitykset

 

(Beta) Hallinnoi Windows 10 -laitteita G Suiten hallintakonsolin kautta

 

Uuden betaohjelman avulla G Suiten pääkäyttäjät voivat nyt hallinnoida Windows 10 -laitteita samaan tapaan kuin Android-, iOS-, Chrome- ja Jamboard-laitteita suoraan G Suiten hallintakonsolista. Beta mahdollistaa myös SSO:n / Single Sign On käytön, joten käyttäjät voivat helpommin käyttää G Suitea ja muita SSO-yhteensopivia sovelluksia Windows 10 -laitteissa.

Pääkäyttäjät voivan muun muassa:

  • Sallia organisaation käyttää G Suite -käyttäjätilejä kirjautumaan Windows 10 -laitteisiin
  • Suojata käyttäjätilejä tietoturvauhilta, kuten tietojenkalastelulta ja kaappausyrityksiltä
  • Varmistaa että kaikki Windows 10 -laitteet, joilla kirjaudutaan G Suite -käyttäjätileille, ovat päivitetty, tietoturvalliset ja noudattavat vaatimuksia
  • Suorittaa järjestelmänvalvojan toimenpiteitä, kuten pyyhkiä organisaation tiedot laitteesta ja puskea konfiguraatipäivityksiä ilman erityisiä verkkovaatimuksia.

Kirjoitimme aiheesta kattavammin blogissamme heti julkaisun jälkeen. Lue lisää Gappsin blogista.

gapps_blogi_gsuite_on_windows10

 

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Cloud Identity Premium
  • Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits, Cloud Identity Free

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Google lakkauttaa App Makerin 19. tammikuuta 2021

 

Google ilmoitti tammikuussa lakkauttavansa App Makerin lopullisesti tammikuussa 2021. Syynä lakkauttamiselle on sen verrattaen pieni käyttäjämäärä.

Lakkauttamien tapahtuu asteittain seuraavasti:

  • Tällä hetkellä olemassa olevat sovellukset toimivat edelleen. App Makeria ei enää jatkokehitetä, mutta sitä edelleen ylläpidetään
  • 15. huhtikuuta lähtien App Makerilla ei voi enää luoda uusia sovelluksia. Olemassa olevia sovelluksia voi edelleen muokata ja julkaista
  • 19. tammikuuta 2021 App Maker suljetaan, olemassa olevat sovellukset eivät enään toimi eikä niihin ole enään pääsyä. Jos App Makerin dataa on tallennettu Cloud SQL:ään, se pysyy muuttumattomana ja se noudattelee yrityksesi Google Cloud Platformin asetuksia.

Valitettavasti App Makerista ei ole mahdollista migroida sovelluksia suoraan toiseen alustaan. Suosittelemme pääkäyttäjiä tarkistamaan mahdollisimman pian App Makerin käytön teidän organisaatiossanne. Jos teillä on luotu sovelluksia App Makerin avulla, ole meihin yhteydessä niin selvitetään mikä on teille fiksuin tapa edetä.

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Chrome-sovellusten tuki loppuu

 

Google alkaa asteittain lopettamaan Chrome-sovellusten tukea kaikissa käyttöjärjestelmissä seuraavan aikataulun mukaisesti:

  • Maaliskuu 2020: Chrome Web Store lopettaa uusien Chrome-sovellusten hyväksymisen. Kehittäjät voivat päivittää nykyiset Chrome-sovellukset kesäkuun 2022 mennessä.
  • Kesäkuu 2020: Tuki Chrome-sovelluksille loppuu Window-, MacOS- ja Linux -käyttöjärjestelmissä. Asiakkaat, joilla on Chrome Enterprise ja Chrome Education Upgrade, tuki jatkuu vuoden 2020 loppuun saakka.
  • Joulukuu 2020: Tuki Chrome-sovelluksille loppuu Window-, MacOS- ja Linux -käyttöjärjestelmissä kaikille käyttäjille.
  • Kesäkuu 2021: NaCl-, PNaCl- ja PPAPI -sovellusliittymien tuki lopetetaan.
  • Kesäkuu 2021: Chrome-sovellusten tuki loppuu ChromeOS-käyttöjärjestelmässä. Asiakkaat, joilla on Chrome Enterprise ja Chrome Education Upgrade, tuki jatkuu kesäkuuhun 2022 saakka.
  • Kesäkuu 2022: Chrome-sovellusten tuki loppuu ChromeOS-käyttöjärjestelmälle kaikille käyttäjille.

Muutos ei vaikuta Chrome-laajennusten / extensions tukeen. Google tukee ja investoi edelleen Chrome-laajennuksiin kaikilla nykyisillä alustoilla.

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Salasanan palauttaminen pääkäyttäjille ja uusi käyttöliittymä tietoturva-asetuksille

 

Uuden päivityksen myötä pääkäyttäjät, jotka ovat sallineet pääkäyttäjien tilien palautuksen hallintakonsolissa (osiossa Tietoturva > Tilin palauttaminen), voivat palauttaa omat salasanansa valitsemalla “Unohditko salasanan?” Googlen kirjautumissivulla. Tämä vaatii kuitenkin sen, että käyttäjä on lisännyt palautusvaihtoehtoja Google-tililleen oman tilinsä asetuksista.

Tämän lisäksi Google alkaa hiljalleen päivittää tietoturva-asetusten käyttöliittymää hallintakonsolissa virtaviivaisempaan, korttipohjaiseen käyttöliittymään. Muutoksia tehdään kuitenkin maltilliseen tahtiin, eikä niillä ei ole vaikutusta asetettuihin tietoturva-asetuksiin.

gapps_blogi_admin_google

 

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Anna SAML-sovellukselle pääsy tiettyihin ryhmiin

 

SAML-sovelluksia voi nyt antaa käyttöön vain tietyille organisaation käyttäjäryhmille. Aikaisemmin niitä oli mahdollista ottaa käyttöön vain organisaatioyksikkötasolla (OU). Päivitys antaa lisää joustavuutta, koska sovelluksia voi kytkeä päälle (tai pois) tietyille käyttäjäryhmille muuttamatta organisaatiorakennetta.

SAML-sovellukset antavat käyttäjille pääsyn yrityksen pilvessä toimiviin sovelluksiin vain yhden SSO-kirjautumisen / Single Sign On jälkeen. SAML:n voi asettaa päälle usealle kolmannen osapuolen sovellukselle suoran integraation avulla, jonka lisäksi pääkäyttäjät voivat myös määrittää omia SAML-sovelluksia.

gapps_blogi_googlepäivitys

 

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Saa sähköposteja ja näe Access Transparency -lokeihin liittyvät tukitiketit

 

Google on tehnyt kaksi muutosta, jotka tekevät Access Transparency -lokeista hyödyllisempiä pääkäyttäjille. Voit nyt:

  • Valita, haluatko saada sähköposti-ilmoituksen, kun erityisiä Access Transparency -lokeja luodaan
  • Katsoa kaikki pyynnölliset tukitiketit tarkastuslokiraportissa / Audit log.

Access Transparency for G Suite -loki tarjoaa paremman näkyvyyden sellaisiin Googlen työntekijöiden toimiin, jotka liittyvät teidän yrityksenne dataan. Lokista voi tarkastella esimerkiksi toimenpiteen aikaa, syytä ja mihin resurssiin toimenpide on kohdistettu.

gapps_blogi_google_access-transparency-audit

 

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education
  • Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Uusi järjestelmä tietojen menettämisen ehkäisyyn Google Drivessa

 

Google ottaa käyttöön uuden tietojen menetysten ehkäisyjärjestelmän / Data Loss Prevention – DLP, joka helpottaa edistyneempien käytäntöjen käyttöönottoa Google Driven sisällöille.

Uusi DLP-toiminto löytyy hallintakonsolin Tietoturva > Tietosuoja -osiosta. Sen olennaisimmat päivitykset ovat:

  • Kehittyneemmät havaitsemiskäytännöt, jotka mahdollistavat yksityiskohtaisempien sääntöjen käyttämisen sisäkkäisissä olosuhteissa.
  • Uusi DLP-tapahtumien dashboard, josta voi muun muassa nähdä tapahtumien trendit sekä tarkastella yksityiskohtaisia raportteja.
  • Yksinkertaistettu käyttöönotto, joka on joustavampi ja mahdollistaa esimerkiksi pääkäyttäjien rooliperusteisen pääsyn työkaluun ja sen käyttöön.

Toistaiseksi uusi järjestelmä elää vanhan DLP-järjestelmän rinnalla, joka löytyy hallintakonsolin Säännöt-osiosta. Uuteen järjestelmään luodut säännöt ovat erillään vanhan järjestelmän säännöistä ja molemmat jatkavat toimintaansa. Vanhat DLP-säännöt voi siirtää uuteen järjestelmään luomalla säännön manuaalisesti uuteen järjestelmään ja poistamalla säännön vanhasta järjestelmästä.

Alla olevasta linkistä voi tarkastella uuden ja vanhan järjestelmän eroavaisuuksia tarkemmin. Google tarjoaa myös ohjeet siirtymiseen vanhasta järjestelmästä uuteen, jonka lisäksi voit tietenkin olla myös meihin yhteydessä asian tiimoilta. Autamme mielellämme.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise
  • Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits

Hyödyllisiä linkkejä:

Lisbeth Saarinen
Marketing Specialist