Kirjoittaja
Niko Kultalahti

G Suite - Kuukauden päivitykset toukokuulta 2020

15/06/2020   G Suite, Tietoturva

Tässä koosteessa esittelemme toukokuulta 2020 G Suiten päivitykset, joilla on mielestämme suurin merkitys niin loppu- kuin pääkäyttäjille.

 

G Suite – Googlen toimistotyökalut

Google Chatissa voi nyt keskustella myös verkkotunnuksen ulkopuolella olevien käyttäjien kanssa

26. toukokuuta alkaen Google Chatissa (aiemmin tunnettu nimellä Hangouts Chat) on voinut aloittaa uusia keskusteluja myös verkkotunnuksen ulkopuolella olevien henkilöiden kanssa. Tämä on mahdollista tehdä joko lähettämällä viestejä suoraan tai lisäämällä henkilö Chatin huoneeseen. Aiemmat keskustelut, joita ollaan käyty ulkopuolisten käyttäjien kanssa Hangoutsissa, siirtyvät Chattiin sen myötä kun uusia viestejä lähetetään.

Tämä uusi ominaisuus helpottaa Google Chatin käyttäjiä keskittämään kaiken pikaviestinnän samaan paikkaan. Sen avulla Chatissa voidaan käydä keskusteluja kollegojen lisäksi myös esimerkiksi asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden tai oppilaiden vanhempien kanssa.

Jotta Google Chattia voi käyttää verkkotunnuksen ulkopuolella olevien käyttäjien kanssa, heillä tulee olla käytössään Google-tili. Näillä henkilöillä näkyy “ulkoinen” / “external” -merkki Chatissa, jotta käyttäjät voivat olla varmoja, että tietoa jaetaan oikeiden osallisten kanssa.

Google-Meet-External-guest

Käyttäjän verkkotunnuksen ulkopuolinen henkilö voidaan lisätä vain niihin huoneisiin, joiden asetuksissa huone ollaan määritelty luomisvaiheessa “ulkoiseksi” / “external”. Kun huone on luotu, tätä asetusta ei voi enää jälkikäteen muokata. Tästä syystä ulkoisia käyttäjiä ei voi lisätä huoneisiin, jotka on luotu ennen tätä uudistusta. Näissä huoneissa asetus säilyy “sisäisenä” / “internal”.

Huom: Ulkoisia käyttäjiä voidaan lisätä Chatin huoneisiin, mutta heille ei voi lähettää ryhmäviestejä.

Ominaisuus on käytössä kaikille Google Chat -käyttäjille viimeistään kesäkuun aikana.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

  • Pääkäyttäjät: Tämä ominaisuus kunnioittaa nykyistä ”Chat ulkoisesti” / “Chat externally” -asetusta, jota sovelletaan sekä vanhempaan Hangoutsiin että Google Chattiin. Sitä voidaan hallita organisaatioyksikön (OU) tai verkkotunnuksen tasolla. Googlen Help Centeristä löytyy lisää tietoa, kuinka “Chat ulkoisesti” / “Chat externally” -asetus voidaan määritellä. Pääkäyttäjät voivat myös hallita hallintakonsolin “Ulkopuoliset huoneet” / “External rooms” -asetuksen avulla sitä, voivatko käyttäjät luoda ja liittyä organisaation ulkopuolisiin huoneisiin.
  • Loppukäyttäjät: Ominaisuuteen ei liity asetuksia loppukäyttäjille. Googlen Help Centeristä löytyy lisätietoa, kuinka Chattia voidaan hyödyntää ulkopuolisten käyttäjien kanssa.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Uusi Google Meet -videoneuvottelulaite ja päivitetty Meet-laitejärjestelmä

Google ja ASUS ovat päivittäneet aiemmat Google Meet Hardware Kit -laitteet ja julkaisseet uuden, ASUS Google Meet Starter Kit -laitteen. Tämä uusi laite on hyödyllinen niille, jotka pitävät usein videoneuvotteluja kotona tai pienemmissä huoneissa. Starter Kit sisältää Huddly-kameran, kaiutinjärjestelmän, laitejärjestelmän ja kaukosäätimen. Se vie vähemmän tilaa kuin muut videoneuvottelulaitteet ja on moniin laitteisiin verrattuna edullisempi tapa pitää kollegat, kumppanit ja asiakkaat ympäri maailmaa yhteydessä toisiinsa.

Google-Meet-videoneuvottelujärjestelmä

Asuksen uusi Google Meet Starter Kit

Google päivittää myös olemassa olevia ASUS Kit -laitteita uudella ASUS Google Meet -laitejärjestelmällä (entinen Chromebox). Tämä uusi laitejärjestelmä on ohuempi ja helpompi ottaa käyttöön kuin aikaisemmat versiot, ja sen käyttöikä on pidempi.

Niille, jotka palaavat toimistolle ja neukkareihin, Google on tuonut ääniohjauksen betaan, jotta kosketusvapaiden kokousten järjestäminen olisi helpompaa. Betaohjelmaan voi ilmoittautua mukaan täällä. Ääniohjaus tulee yleisesti saataville lähikuukausina.

Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää laitteista. Muut videoneuvottelulaitteet löydät täältä.

Meet compute system

Meet-laitejärjestelmä

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Uusi Google Ryhmät / Google Groups -työkalu nyt yleisesti saatavilla

Google on tuonut uuden Google Ryhmät / Google Groups yleisesti saataville. Uudessa Google Ryhmät -työkalussa on uusi, tehokkaampi ja virtaviivaisempi käyttöliittymä, jonka avulla käyttäjien on helpompaa luoda ja hallita ryhmiä. Päivitetty käyttöliittymä on nyt myös visuaalisesti linjassa muiden G Suite -sovellusten (kuten Gmail) kanssa.

Uusi Google Ryhmät pitää sisällään kaikki käytetyimmät ominaisuudet aikaisemmasta Google Ryhmät -työkalusta, kuten:

  • Ryhmäkeskustelujen lukeminen ja viestien kirjoittaminen
  • Yhdistetyt asetukset parempaan navigointiin
  • Nopea, yksinkertaistettu ryhmän luominen
  • Uudet suodatus- ja hakuvaihtoehdot, joiden avulla sisällön löytää nopeasti
  • Parannettu ryhmän jäsenten hallinta ja paljon muuta

Uusi Google Ryhmät tulee käyttöön seuraavasti:

  • 26. toukokuuta 2020: Asetus uuden Google Ryhmät -työkalun kytkemiseksi päälle tai pois päältä alkaa näkyä Hallintakonsolissa. Asetus on kytketty päälle. Jos se poistetaan käytöstä, käyttäjät eivät pääse uuteen työkaluun. Jos se jätetään päälle, käyttäjät siirretään uuteen työkaluun alla olevan aikataulun mukaisesti.
  • 9. kesäkuuta 2020: Organisaatiot, jotka seuraavat uusien tuoteominaisuuksien nopeaa julkaisutapaa (Rapid Release), voivat alkaa käyttää uutta työkalua, ellei järjestelmänvalvoja ole kytkenyt sitä pois käytöstä. Yksittäisillä käyttäjillä on mahdollisuus palata käyttämään vanhaa Google Ryhmät -työkalua.
  • 23. kesäkuuta 2020: Ajoitettua julkaisutapaa (Scheduled Release) seuraavat organisaatiot voivat alkaa käyttää uutta työkalua, ellei järjestelmänvalvoja ole kytkenyt sitä pois käytöstä. Yksittäisillä käyttäjillä on mahdollisuus palata käyttämään vanhaa Google Ryhmät -työkalua.

Googlen Help Center kertoo lisää Google Ryhmät -työkalun uusista parannuksista.

Ominaisuudet, jotka eivät ole käytettävissä uuden Google Ryhmät -työkalun käyttöliittymässä:

Yleisimmin käytetyt ominaisuudet ovat edelleen saatavilla ja uusi käyttöliittymä parantaa useimpien käyttäjien kokemusta työkalun käytöstä. Kaikkia vanhan Google Ryhmät -työkalun ominaisuuksia ei kuitenkaan ole tällä hetkellä saatavana, mukaan lukien yhteistyöviestilaatikot, tunnisteet ja luokat. Muut ominaisuudet, jotka eivät ole käytettävissä uudessa käyttöliittymässä löytyy Googlen Help Centeristä. Google pyrkii lisäämään monia näistä ominaisuuksista uuteen käyttöliittymään, mutta organisaatioiden ja käyttäjien, jotka luottavat näihin ominaisuuksiin, tulisi jatkaa vanhan Google Ryhmät -työkaun käyttöä tällä erää.

newgroupssetting

Uusi hallintakonsoli-asetus uusien Ryhmien ottamiseksi käyttöön tai poistamiseksi käytöstä

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

  • Pääkäyttäjät: Uusi käyttöjärjestelmä on päällä oletuksena. Se voidaan poistaa käytöstä Hallintakonsolista / Admin Console > Sovellukset / Apps > G Suite > Ryhmät yrityksille / Groups for Business > Uudet ryhmät / New groups. Lisätietoa löytyy Googlen Help Centeristä.
  • Loppukäyttäjät: Uusi käyttöliittymä on oletuksena päällä, ja käyttäjä voi poistaa sen käytöstä tai ottaa sen käyttöön jokaisessa selaimessa.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Uudet pika-asetukset Gmailin asettelun optimoimiseen

Google julkaisee uuden pika-asetusvalikon, jonka avulla käyttäjät voivat löytää ja käyttää helposti erilaisia asetteluja, asetuksia ja teemoja Gmailin räätälöimiseksi omien mieltymysten mukaan.

Gmailin asetuksista aukeaa nyt postilaatikon viereen valikko erilaisia käyttöliittymiä, postilaatikkotyyppejä ja näyttövaihtoehtoja. Kun vaihtoehto on valittu, postilaatikko päivittyy heti. Koko asetusvalikko on edelleen käytettävissä napsauttamalla “Näytä kaikki asetukset” / “See all settings” -painiketta uuden pika-asetusvalikon yläosassa.

Gmail quick settings v2

Gmailissa on useita vaihtoehtoja räätälöimään asettelua, ulkoasua ja muita yksityiskohtia. Nämä sisältävät:

  • Näytetyn tekstin ja tiedon tiheyden mukauttaminen
  • Toisen postilaatikon tyypin valitseminen sähköpostien priorisoimiseksi ja järjestämiseksi älykkäästi
  • Lukuikkunoiden lisääminen sähköpostin sisällön näkemiseksi nopeasti
  • Teemojen käyttäminen postilaatikon ulkoasuun

Huom. Tämä päivitys lisää vain helpomman tavan käyttää jo olemassa olevia asetuksia, jotka löytyvät Gmailin asetusvalikosta. Uusia asetuksia ei ole, ja käyttäjien nykyisiä asetuksia ei muuteta tällä päivityksellä. Koko asetusvalikon voi silti nähdä napsauttamalla “Näytä kaikki asetukset” / “See all settings” -painiketta uuden pika-asetusvalikon yläosassa.

Gmail_teemojen_asetukset

Uusi ominaisuus tulee olemaan käytettävissä kaikille viimeistään heinäkuun aikana.

Kuinka ominaisuus otetaan käyttöön:

  • Pääkäyttäjät: Ominaisuudelle ei ole järjestelmänvalvojan hallintaa.
  • Loppukäyttäjät: Tämä ominaisuus on oletuksena päällä. Googlen Help Centeristä löytyy lisätietoa Gmail-asetusten mukauttamisesta.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Beta: Kansioiden jakaminen Shared Drivessa

Google on tuonut betaan ominaisuuden, jonka avulla Shared Drivessa olevia kansioita voidaan jakaa muiden käyttäjien kanssa tai määrittää käyttöoikeuksia erikseen yksittäisille, Shared Drivessä oleville kansioille. Haku betaohjelmaan ja lisätietoa löytyy täältä.

Tähän saakka käyttöoikeudet on pystytty asettamaan ainoastaan koko Shared Driven tai yksittäisen tiedoston tasolla, eikä näin ollen kansioiden jakaminen Shared Drivessa ole ollut mahdollista.

Muutama erityishuomio ominaisuuteen liittyen:

  • Kansioiden jakamiseen tai käyttöoikeuksien määrittämiseen on oltava Ylläpitäjän (engl. Manager) käyttöoikeustaso
  • Käyttäjien käyttöoikeustasoja kansioihin voidaan ainoastaan laajentaa, ei rajoittaa, verattuna Shared Drive -tasolla määriteltyihin käyttöoikeustasoihin. Esimerkki:
    • Jos käyttäjälle on määritelty Muokkaaja-käyttöoikeustaso Shared Driveen, hänelle ei voi määritellä sitä alempaa käyttöoikeustasoa (esim. Kommentoija) yksittäiseen kansioon kyseisessä Shared Drivessa
    • Jos käyttäjälle on määritelty Kommentoija-käyttöoikeustaso Shared Driveen, hänelle on mahdollista määritellä korkeampi käyttöoikeustaso (esim. Muokkaaja) yksittäiseen kansioon kyseisessä Shared Drivessa
  • Kun jaettuja tiedostoja tai kansioita siirretään Shared Driveen, sen sisällä tai niiden välillä, käyttöoikeus kyseisiin tiedostoihin tai kansioihin periytyy. Käyttöoikeus peritytyy myös, kun jaettuja tiedostoja tai kansioita siirretään Shared Drivesta käyttäjän My Driveen

Shared-drive-folder-sharing-2

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education ja G Suite for Nonprofits customers
  • Ei saatavilla: G Suite Basic

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Google Chat -sovellus PWA:na

Google on lanseerannut uuden, erillisen Google Chat -sovelluksen. Se on progressiivinen verkkosovellus (engl. Progressive Web App, PWA), joka tarjoaa nopean ja luotettavan tavan käyttää Google Chatia millä tahansa työpöytälaitteella jossa on Google Chrome -selain.

Kun sovellus on asennettu, se integroituu laitteen käyttöjärjestelmään toimimaan kuin natiivisovellus tarjoten saman tutun käyttökokemuksen käyttäjille.

Mitä tapahtuu nykyiselle työpöytäsovellukselle? Suosittelemme järjestelmänvalvojia poistamaan olemassa olevan Electron-pohjaisen sovelluksen (tai pyytämään käyttäjiä poistamaan) ja asentamaan uuden PWA-sovelluksen.

Google-Chat-PWA

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

G Suite Admin Console – Pääkäyttäjien päivitykset

Päivityksiä kaksivaiheisen vahvistuksen määrittämiseen sekä SAML-sovellusten SSO-asetuksille

Hallintakonsoli on saanut kaksi uutta päivitystä. Ensimmäinen koskee kaksivaiheisen vahvistuksen käytäntöjen määrittämistä. Tähän liittyviä muutoksia ovat:

  • Uusi “Kaksivaiheinen vahvistus” -osio hallintakonsolin Tietoturva-osiossa. Uudesta osiosta voit määritellä kaikki kaksivaiheiseen vahvistamiseen liittyvät asetukset organisaatiossa
  • Mahdollisuus määrittää kaksivaiheisen vahvistuksen käyttö organisaatioyksikkötasolla (OU). Aiemmin sen käyttöä pystyi määrittelemään ainoastaan organisaatiotasolla. Kun kaksivaiheinen vahvistus on otettu käyttöön, muita siihen liittyviä asetuksia voidaan määritellä
  • Uudet toiminnot, jotka estävät pääkäyttäjiä vahingossa lukitsemasta itsensä ulos pakottaessaan kaksivaiheisen vahvistuksen käyttöön
  • Päivitetty ja virtaviivaistettu käyttöliittymä

Google G Suite hallintakonsoli 1

Google-G-Suite-hallintakonsoli-2-compressor

Toinen päivityksistä koskee SAML-sovellusten kertakirjautumisasetuksia (SSO):

  • Asetukset, jotka koskettavat kaikkia SAML-sovelluksia Googlen ollessa identiteetin tarjoaja (idP), löytyvät nyt uudesta “Määritä kertakirjautuminen (Single sign on, SSO) SAML-sovelluksille” -osio hallintakonsolin Tietoturva-osiossa
  • Toiminnallisuus ei ole muuttunut, mutta sertifikaattien hallinnan ja idP-metatietojen lataaminen on suoraviivaisempaa

Uusi-asetus-Googlen-hallintakonsolissa

SSO-for-SAML-settings

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

 

Myönnä varmenteita mobiililaitteille mobiililaitehallinnan (MDM) kautta

Varmenteet ovat tärkeä keino tunnistaa ja todentaa mobiililaitteita, jotta niissä voidaan turvallisesti käyttää yrityksen resursseja, kuten G Suitea ja yrityksen langatonta verkkoa.

Jotkut yritykset vaativat, että laitteiden on oltava yrityksen tiloissa, jotta niille voidaan myöntää varmenteet. Koska jotkut käyttäjät eivät enää välttämättä pääse yrityksen tiloihin tai verkkoihin, tarvitaan tapoja myöntää nämä varmenteet etäyhteyden kautta.

Google on tuonut mahdollisuuden digitaalisten varmenteiden myöntämisen iOS- ja Android-laitteille, vaikka kyseisiä laitteita ei olisi kytketty yritysverkkoon.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Cloud Identity Premium
  • Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits, Cloud Identity Free

Hyödyllisiä linkkejä:

Niko Kultalahti
Head of Marketing