Kirjoittaja
Lisbeth Saarinen

Google Cloud -päivitykset Joulukuulta 2018

Googlen julkaisemat päivitykset joulukuulta 2018, joilla on mielestämme suurin merkitys käyttäjille.

 

G Suite – Googlen toimistotyökalut

 

Hangouts Chat – Smart reply -ominaisuus

Hangouts Chatissa on nyt mahdollista käyttää Gmailin puolelta tuttua Smart Reply -ominaisuutta, joka on osa Googlen jatkuvaa kehitystä tuoda älykkäät kirjoitusapuvälineet kaikkiin G Suiten työkaluihin. Käytetty teknologia tunnistaa vastaukset jotka tarvitsevat suurella todennäköisyydellä reagointia ja ehdottaa kolmea eri vastausvaihtoehtoa.

 

 

Kun valitset ehdotetun vastauksen voit joko lähettää sen suoraan tai muokata sitä itse. Huomioithan, että “Smart Reply” -ominaisuudet toimivat vain silloin kun G Suiten käyttäjätilisi on englanninkielisillä asetuksilla.

 

Hangouts Meet – Google Kalenterin liitteet

Nyt pääset Google Kalenteriin liitettyihin tiedostoihin myös kesken Hangouts Meet -palaverin. Liitteet ovat saatavilla sekä webissä että Meet -mobiilisovelluksessa.

 

 

Liitteet löytyvät webissä näkymän oikean alakulman tapahtuman nimeä klikkaamalla, samasta paikasta voit myös kesken palaverin tarkistaa kalenteritapahtuman agendan. Valitsemalla liitteen se aukeaa webissä uudella sivulla. Jos liityt palaveriin mobiilisovelluksella, liite avautuu applikaatiossa joka sopii dokumentille parhaiten (Google Docs, Sheets, Drive jne.).

 

 Google Drive – Tiedostojen jakaminen Google-tunnusten ulkopuolelle (beta)

Pian myös henkilöt joilla ei ole Google-tiliä pääsevät katsomaan, kommentoimaan, ehdottamaan muutoksia ja muokkaamaan Google Docs, Sheets ja Slides tiedostoja. Erityisen hyvä uutinen tämä on esimerkiksi yrityksille jotka työstävät dokumentteja ulkoisten toimijoiden kanssa.

 

 

Tiedostojen omistajilla ja pääkäyttäjillä on tietenkin edelleen täysi hallinta tiedostoihin. He näkevät kaikki yksityiskohtaiset aktiviteetit jaetuissa tiedostoissa, mistä aktiviteetit ovat peräisin ja he pystyvät peruuttamaan pääsyn dokumenttiin koska vain.

Huom! Ominaisuus on tällä hetkellä käytettävissä ainoastaan Beta -ohjelmassa oleville G Suite käyttäjille. Voit tutustua ja hakea mukaan Beta -ohjelmaan tästä linkistä.

 

Admin Console – Pääkäyttäjien päivitykset

 

Luo ja hallinnoi web-applikaatioita Android-laitteille

Pääkäyttäjät voivat luoda, muokata ja hallita web-applikaatioita suoraan Admin Consolesta ja niitä voi hallita samalla tavalla kuin natiiveja sovelluksia. Voit esimerkiksi pakottaa yrityksen verkossa sijaitsevan intranet -palvelun (jolla ei kuitenkaan ole omaa mobiilisovellusta) asentumaan automaattisesti työntekijöiden puhelimiin ja tabletteihin web -applikaationa. Tällöin intranet löytyy Android-laitteesta samalla tavalla kuin natiivi sovellus, mutta sen avattaessa Chrome -verkkoselain avaa intranetin verkko-osoitteen automaattisesti ja ohjaa käyttäjän suoraan sinne.

Googlen Help Centeristä löytyy ohjeet web-applikaatioiden luomiseen ja hallintaan.

 

 

Parempi ryhmien hallinta

Jokainen G Suitea ylläpitänyt henkilö tietää miten hankalaa ryhmien ylläpitäminen on voinut aika-ajoin olla. Uuden päivityksen myötä hallinta on helpompaa ja monipuolisempaa.

Pääkäyttäjän avatessa ryhmän Admin Consolesta tulee näkyviin “kortteja”, jotka antavat olennaisimmat tiedot ryhmään liittyen. Kortteja klikattaessa pääsee tietoihin syvemmälle josta löytyy myös uusia asetuksia ryhmän hallintaan liittyen. Nyt myös isot muutokset ryhmiin onnistuvat sujuvasti, kun massamuutoksia voi tehdä suoraan CSV-tiedostoon.

Kun aikaisemmin ryhmien asetuksia täytyi hallita Admin Consolen ulkopuolelta Groups-palvelussa, Google on nyt tuonut 10 käytetyintä asetusta suoraan Admin Consoleen. Tämän lisäksi ryhmän uusi “ryhmän jäsenet -kortti” helpottaa ja nopeuttaa ryhmien hallintaa.

Googlen Help Centeristä löytyy kattavat ohjeet ryhmien hallintaan.

 

 

 

Google Fusion Tables -palvelu sulkeutuu

Lähes yhdeksän vuotta sitten lanseerattu Google Fusion Tables -palvelu sulkeutuu 3.12.2019. Tällöin sulkeutuu itse palvelu ja rajapinnat (Application Programming Interface), jolloin myös upotetut Fusion Table -visualisaatiot lakkaavat toimimasta.

Googlella on jo useita palveluita joita voidaan käyttää korvaamaan Google Fusion Tablea riippuen käyttötarkoituksesta. Esimerkkejä vaihtoehtoisista ratkaisuista ovat Google BigQuery, Google Cloud SQL, Google Sheets ja Google Data Studio.

Mikäli Fusion Tablen sulkeutuminen näyttää aiheuttavan teille ongelmia, kertokaahan niin autamme vaihtoehtoisen palvelun löytämisessä ja käyttöönotossa.

 

Vertaa G Suiten käyttöönottoa ja käyttöastetta organisaatioyksiköiden välillä

Admin Consoleen (ja Reports API:in) on lisätty ominaisuus jonka avulla voidaan katsoa ja suodattaa G Suite -raportteja organisaatioyksiköittäin. Tämän ominaisuuden avulla voidaan esimerkiksi verrata G Suiten käyttöä organisaatioyksiköiden välillä, kun pääkäyttäjät pystyvät tarkastelemaan eri mittareita, kuten esimerkiksi Driven tallennustilan käyttöä ja aktiivisia käyttäjiä organisaatioyksiköittäin.

Google Help Centeristä löydät ohjeet raporttien tarkasteluun.

 

Hallitse pääsyä G Suiten sovelluksiin ja palveluihin ryhmien avulla

Google lisää toivotun ominaisuuden, joka mahdollistaa joustavamman ja tarkemman hallinnan sovellusten ja palveluiden käyttöön liittyen. Tällä hetkellä pääsyjä eri sovelluksiin voidaan hallita organisaatioyksikkötasolla. Ryhmät mahdollistavat hallinnan myös muilla kriteereillä. Tyypillisiä kriteereitä jolla pääsyä sovelluksiin ja palveluihin halutaan hallita ovat esimerkiksi:

  • Osasto tai työnkuva
  • Projektitiimi
  • Senioriteetti
  • Maantieteellinen sijainti
  • Yritykset laajemman organisaation sisällä

Ryhmien avulla voidaan antaa pääsy G Suite sovelluksiin henkilöille joilla sitä ei vielä ole, mutta ryhmiä ei voi käyttää rajoittamaan pääsyä jos sellainen on jo annettu domain- tai organisaatioyksikkötasolla. Ryhmiä onkin siis paras käyttää tarvittaessa tukemaan nykyisiä asettamiasi organisaatioyksiköiden asetuksia.

Ryhmä-perusteinen hallinta tulee laajenemaan julkaistun sovellusten pääsynhallinnan lisäksi myös muille Admin Consolen osa-alueille tämän vuoden aikana.

Googlen Help Centeristä löytyy kattavat ohjeet pääsyoikeuksien hallintaan ryhmien avulla.

 

Lisbeth Saarinen
Markkinointi- ja myyntikoordinaattori

Lue lisää samanlaisia artikkeleita

Haluatko kirjoitukset suoraan sähköpostiisi?