Kirjoittaja
Sini Liu

Google Drive: Tiedostonhallinnan pikaohjeet

Käyttääkö yrityksenne tiedostonhallinnassa G Suiten Drivea tai pohditteko sen käyttöönottoa? Kokosimme yhteen nopeat ohjeet tämän pilvitallennuspalvelun hyödyntämiseen.

Jos haluat jakaa ohjeita yrityksenne sisällä, voit hyödyntää siihen tätä esitystä.

Järjestämme myös räätälöityjä etäkoulutuksia yrityksille ja julkisille toimijoille G Suiten työkaluista sekä työtavoista. Pääset lukemaan koulutuksista lisää täältä.

 

Sisältö:

  1. Driven lyhyt esittely
  2. My Drive vs. Shared Drives
  3. Driven näkymä
  4. Luo uusi tiedosto/kansio Driveen
  5. Jakaminen My Drivessa
  6. Jakaminen Shared Drivessa
  7. Tallenna Driveen sähköpostin liitteet
  8. Offline-työskentely
  9. Google Drive mobiilissa
  10. Käytä hakua navigointiin
  11. Apua! Tiedostoni on kadonnut!

 

1. Driven lyhyt esittely

Mitä: Kaiken datan koti pilvessä, mikä mahdollistaa saumattoman yhteistyökentelyn niin sisäisesti kollegoiden kuin ulkoisesti asiakkaidenkin kanssa. Voit ajatella Google Drivea ikään kuin uutena työpöytänäsi.

Missä: drive.google.com

Milloin: Aina, kun luot uuden tiedoston, kansion tai tallennat sähköpostin liitteitä, laita ne Driveen.

Miksi: Google Drivessa tiedostosi pysyvät turvassa. Sinun ei tarvitse murehtia, jos koneesi hajoaa, tai tehdä käsin varmuuskopioita. Tiedostoihin tehdyt muokkaukset tallentuvat automaattisesti, joten ei hätää jos Save-nappia ei muista painaa.  Kaiken lisäksi pääset työskentelemään Drivessa milloin vain, miltä laitteelta tahansa, kaikkialta päin maailmaa niin kollegoiden kuin asiakkaidenkin kanssa.

 

2. My Drive vs. Shared Drives

My-Drive_Shared-Drive

My Drive

My Drive on oivallinen omaan sekä ulkoiseen työskentelyyn. Tänne tallennat sekä ulkoisesti jaetut dokumentit että omat dokumenttisi, mitä et aio jakaa muiden kanssa. My Drivessa on laajat jako-oikeudet. Voit jakaa tiedostoja ja kansioita kenelle vain. Kaikilla tiedostoilla ja kansioilla on omistaja. Kun joku poistaa tiedoston, se poistuu kaikilta. Kaikilla käyttäjillä on käytössä My Drive, myös kuluttajapuolella.

Shared Drives

Shared Drives on erinomainen paikka sisäiseen työskentelyyn. Tiedostot omistaa organisaatio. Jokaisella Shared Drives -kansiolla on omat jäsenet. Jäsenten oikeuksia voi säätää niin, ettei tiedostoja ja kansioita pysty vahingossa poistamaan. Kaikille jäsenille näkyy automaattisesti koko kansion sisältö. Kansiosta voi jakaa tiedostoja, muttei alakansioita, ulkopuolisille. Shared Drives on käytössä kaikille, paitsi Basic-lisensseille ja kuluttajille.

 

3. Driven näkymä

Drivessa on kaksi eri näkymää: lista (1) ja ruudukko (2).

näkymä-drive

1. Listasta näet suoraan tiedostotyypin, onko se jaettu muille, onko tähditetty, kuka on omistaja ja viimeksi muokattu -päivämäärän.

 

näkymä_mydrive

2. Ruudukosta näet vain tiedoston nimen ja tyypin.

Ruudukko/listanappulasta (oikealta ylhäältä) pääset vaihtamaan näkymää.

 

4. Luo uusi tiedosto/kansio Driveen

uusi-kansio-drive

Kaikissa Googlen työkaluissa on sama logiikka ulkoasussa. Vasemmasta yläkulmasta pääset plus-nappia painamalla luomaan uuden tiedoston tai kansion.

kansio-drive

  1. Mene ensin siihen kansioon, minne haluat luoda uuden tiedoston.
  2. Luo uusi tiedosto/kansio plus-napista.
  3. Voit luoda tiedoston mallipohjagalleriasta, jos yrityksessänne on käytössä mallipohjat.

 

5. Jakaminen My Drivessa

My Drivessa on laajat jako-oikeudet. Voit jakaa niin ulkoisille partnereille kuin koko internetille julkisestikin. Jakaa voi suoraan Google-tilille tai linkillä, mikä ei vaadi kirjautumista Googleen. Tietoturvallisin tapa on jakaa aina Google-tilille. Näin näet helposti kenelle on jaettu ja millä oikeuksin. Oikeuden voit ottaa koska vain pois.

jakaminen-mydrive-gsuite

  1. Katsoja / Viewer voi vain lukea dokumenttia. Kommentoija / Commenter voi kommentoida. Muokkaaja / Editor voi muokata dokumenttia vapaasti.
  2. Voit kirjoittaa saatteen vastaanottajalle.
  3. Kun olet valmis, paina Lähetä / Send.

 

6. Jakaminen Shared Drivessa

jakaminen-shared-drive-gsuite

Shared Drivessa on hieman erilaiset jako-oikeudet, kuin My Drivessa. Täällä jako-oikeuksia on viisi:

  • Katsoja / Viewer voi vain tarkastella sisältöä.
  • Kommentoija / Commenter voi kommentoida.
  • Tekijä / Contributor voi lisätä ja muokata tiedostoja, muttei poistaa mitään.
  • Sisällönhallinta / Content manager voi hallinnoida sisältöä eli lisätä, siirtää sekä poistaa tiedostoja.
  • Ylläpitäjä / Manager voi hallita kaikkea Shared Drivessa: sisältöä, kansion asetuksia sekä jäseniä.

 

7. Tallenna Driveen sähköpostin liitteet

Lähetetäänkö sinullekin sähköpostin liitteitä? Tallenna ne Driveen! Siellä ne pysyvät turvassa ja järjestyksessä. Löydät ne helposti Driven haun kautta. Kaikki Googlen työkalut keskustelevat keskenään, eli pääset suoraan Gmailista tallentamaan liitteet Driveen yhdellä napin painalluksella. Näppärää!

gsuite_drive_tiedostot

  1. Avaa Gmailissa sähköpostisi.
  2. Klikkaa liitteiden oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa harmaata kolmiota, eli Driven logoa.
  3. Kun liitteet on tallennettu Driveen, muuttuu logo värilliseksi.
  4. Kun klikkaat värillistä logoa, pääset järjestämään tiedostot oikean kansion alle.

 

8. Offline-työskentely

Voit työskennellä Google Drivessa, vaikket olisikaan internetin äärellä. Kun pääset takaisin internetiin, tekemäsi muutokset päivitetään tiedostoihin.

drive-asetukset

 

google-drive-asetukset

  1. Lataa Chromeen lisäosa offline-työskentelyyn.
  2. Laita offline-työskentely päälle Driven asetuksista oikeasta yläkulmasta, hammasrattaan takaa.
  3. Klikkaa hiiren oikealla näppäimellä tiedostoa, jota tarvitset offlinessa.
  4. Valitse Käytettävissä offline-tilassa / Available offline.

 

9. Google Drive mobiilissa

gsuite-sovellukset

Kaikki Googlen työkalut löytyvät sovelluskaupasta mobiililaitteille.

Android: Play Store
iOS: App Store

Kannattaa ehdottomasti ladata Googlen omat sovellukset, sillä kolmannen osapuolten kehittämät sovellukset eivät välttämättä täytä organisaationne tietoturvavaatimuksia. Saat myös parhaimman ja saumattomimman kokemuksen, kun käytät Googlen omia sovelluksia.

 

10. Käytä hakua navigointiin

Suositeltu navigointitapa Drivessa on käyttää hakua kansiopolun klikkailujen sijaan. Haku on erittäin tehokas ja kriteerejä haun tarkentamiseen on paljon.

gsuite-asetukset-ohjeet

  1. Pikahaku: kirjoita hakupalkkiin hakusana. Alle ilmestyy relevanteimmat hakutulokset.
  2. Kaikki hakutulokset: kirjoita hakupalkkiin hakusana ja paina enter. Tämä näyttää kaikki tulokset, jotka täsmäävät hakuun.
  3. Tarkennettu haku: klikkaa hakupalkin pikkunuolta alaspäin avataksesi tarkennetun haun valikon.

 

11. Apua! Tiedostoni on kadonnut!

Välillä sattuu käymään niin, että tiedosto on kadonnut. Tähän voi olla monta syytä, mutta onneksi Google Drivessa on tehokas haku ja kaiken pystyy palauttamaan.

gsuite-ohjeet

 

gsuite-drive-ohjeet

  1. Voit itse palauttaa omistamasi tiedostot omasta roskakoristasi.
  2. Jos joku on poistanut tiedoston, mitä hän ei omista, voi omistaja tällöin palauttaa tiedoston omasta roskakoristaan.
  3. Jos joku muu on poistanut sinun omistamasi tiedoston, löydät orpoontuneen tiedoston haulla is:unorganized owner:me.
  4. Jos olet poistanut tiedoston ja tyhjentänyt roskakorin, ota yhteys tukeen. Tuki voi palauttaa lopullisesti poistettuja tiedostoja 25 päivän sisään.
Sini Liu
Change Consultant

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä.