Kirjoittaja
Riikka Halonen

Google Hangouts Meet -videoneuvotteluohjelman pikaohjeet

Onko käytössänne G Suiten Hangouts Meet -ohjelma etäpalaverien järjestämiseen tai pohditteko sen käyttöönottoa? Kokosimme yhteen nopeat ohjeet sovelluksen hyödyntämiseen.

Jos haluat jakaa ohjeita yrityksenne sisällä, voit hyödyntää siihen tätä esitystä.

Järjestämme myös räätälöityjä etäkoulutuksia yrityksille ja julkisille toimijoille G Suiten työkaluista sekä työtavoista. Pääset lukemaan koulutuksista lisää täältä.

 

Sisältö:

  1. Ilmaiset lisäominaisuudet
  2. Järjestä videoneuvottelu
  3. Lisää videoneuvotteluun Livestream
  4. Osallistu videoneuvotteluun
  5. Nopea videoneuvottelu chatin kautta
  6. Kuuluuko ääni, näkyykö kuva?
  7. Oman näytön jakaminen
  8. Videoneuvottelun tallentaminen
  9. Onnistuneen videoneuvottelun kulmakivet
  10. Vinkkejä

 

1. G Suite Enterprisen Meet-lisäominaisuudet ilmaiseksi kaikille käyttäjille 1.7.2020 asti

hangoutsmeet_gsuite_asetus

  • Hangouts Meet sessioiden tallentaminen
  • Livestriimaus 100 000 henkilölle
  • Hangouts Meet sessioon voi osallistua max 250 henkilöä

 

Pääkäyttäjän on laitettava lisäominaisuudet päälle: 

 

 

2. Järjestä videoneuvottelu

  • Videoneuvottelulinkki lisätään kalenterikutsuun automaattisesti kun lisäät osallistujan
  • Osallistujat eivät tarvitse Google-tunnuksia
  • Voit kopioida linkin kalenterikutsusta ja lisätä sen myös muuhun sähköiseen materiaaliin esim. verkko-opetusalustalle

 

HangoutsMeet_luominen

 

3. Lisää videoneuvotteluun Livestream

  • Klikkaa auki videoneuvottelun asetukset
  • Klikkaa aukeavan laatikon pohjalla olevaa “lisää livestream”
  • Laatikkoon ilmestyy livestreamin linkki. Voit halutessasi kopioida linkin ja lisätä sen haluamaasi viestintään
  • HUOM: Livestream toimii organisaation/domainin sisäisesti, ei ulospäin!

 

HangoutsMeet_streamaus

 

4. Osallistu videoneuvotteluun

  • Klikkaa ’Liity Hangouts Meet’ -linkkiä kalenterikutsussasi
  • Linkin avaamisen jälkeen voit “eteisessä” säätää äänen ja kuvan, ja sen jälkeen liittyä videoneuvotteluun
  • Osallistuminen ei vaadi lisäosien asentamista tai tunnuksia
  • Kokouksen aikana voit sulkea/avata mikin/kameran viemällä hiiren ruudun alareunaan

 

Hangouts_palaveriin_liittyminen

 

5. Nopea videoneuvottelu Chatin kautta

  • Voit missä tahansa chat-keskustelussa lisätä linkin videoneuvotteluun

 

Hangoutsmeet_palaveri_hangoutschatissa

 

6. Kuuluuko ääni, näkyykö kuva?

  1. Oletuksena mikki ja kamera ovat päällä, mutta voit laittaa ne pois päältä ennen liittymistä tai kokouksen aikana
  2. Voit asetuksista testata äänen ja kuvan ennen videoneuvotteluun liittymistä
  3. Voit koska tahansa testata äänet, myös hyvissä ajoin ennen neuvottelua

 

hangoutsmeet_asetukset

 

7. Oman näytön jakaminen

  • Voit jakaa omaa näyttöäsi videoneuvottelun aikana
  • Myös osallistujat voivat jakaa omaa näyttöään

 

hangoutsmeet_jaanäyttö

 

8. Videoneuvottelun tallentaminen

  • Tallentaminen edellyttää osallistujien suostumusta
  • Tallentamisen aikana ruudulla näkyy punainen TALLENNETAAN-merkki
  • Tallenne löytyy videoneuvottelun järjestäjän My Drivesta Meet tallenteet -kansiosta, joka ilmestyy automaattisesti

 

tallenna_hangoutsmeet_neuvottelu

 

9. Onnistuneen videokokouksen kulmakivet

Järjestäjänä:

  • Tue osallisuutta ja vuorovaikutusta keskustelemalla tai muilla menetelmillä
  • Hyödynnä kalenterikutsua ja jaa siinä videoneuvottelulinkin lisäksi agenda, tarvittavat tausta-aineistot ja muistiinpanot. Voit helposti viitata niihin kokouksen aikana ja osallistujat löytävät ne helpommin kuin sähköpostista
  • Esityksen aikana voit pyytää kysymykset chatilla ja käsitellä ne esityksen lopuksi
  • Muista kertoa tallentamisesta

Osallistujana:

  • Osallistu rauhallisessa tilassa, jossa voit osallistua myös keskusteluun
  • Varmista mikin ja kameran toiminta hyvissä ajoin esim. kokouksen eteisessä
  • Pidä kamera päällä ja voitte hyödyntää vuorovaikutuksessa myös visuaalisia vihjeitä kuten ilmeitä ja eleitä
  • Sulje mikkisi kun et puhu
  • Ole ajoissa

 

10. Vinkkejä

Voit luoda yhden Meet-liittymislinkin ja hyödyntää sitä kaikissa haluamissasi videoneuvotteluissa:

  • Kopioi linkki eli “kokouksen tunnus” talteen esim. ensimmäisestä kalenterikutsusta tai meet.google.com kautta
  • Liitä se muihin kalenteritapahtumiin editoimalla kalenteritapahtuman alkuperäistä linkkiä tai jaa se esim. verkko-opetusalustalla
  • Mikäli linkkiä jaetaan muualla kuin kalenterissa, sitä ei tarvitse päivittää

 

hangoutsmeet kokouksen tunnus

 

Liitä kokoukseen liittyvät dokumentit, kuten esimerkiksi pöytäkirjat, esitykset ja projektisuunnitelmat kalenteritapahtumaan:

  • Osallistujat löytävät helposti aineiston suoraan kalenterikutsusta ennen palaveria ja pystyvät valmistautumaan agendaan tehokkaammin
  • Pääsette näppärästi kokouksen liitetiedostoihin kesken Meet-videopuhelun klikkaamalla vasemmassa alareunassa näkyvää valikkoa

gsuite_drive-kansiot

google_drive

Riikka Halonen
Project Manager

Ota yhteyttä