Intranet on kuollut, eläköön digitaaliset hubit!

Toukokuussa silmiini osui Tivin uutinen intraneteistä otsikolla Mihin tarvitaan enää intranetiä? (maksumuurin takana).

Tivin uutisessa todettiin, että uudet keskustelu- ja ryhmätyökalut ovat kaventaneet intranetin roolia organisaatioissa. Tarvitaanko intranetiä siis enää laisinkaan?

Mielestäni kysymys on epärelevantti. Intranet sen tyypillisimmässä muodossa on ollut kuollut jo pitkään. Tai kuten kollegani Niko ilmiön oivasti muotoili, voidaan puhua vaikka Schrödingerin intranetistä. Monen organisaation intranetit ovat jo pitkään olleet tiedon hautausmaita, tiedostopankkeja, joista kukaan ei kuitenkaan löydä mitään, koska tieto on vanhaa, erikseen päivitettävää ja epäintuitiivisesti asemoitua. Sisällöntuottajille se saattaa olla elossa, mutta työntekijöille intranet on yhtä kuin kuollut.

Kevät 2020 on viimeistään saanut monet organisaatiot ymmärtämään, ettei kaikkea työyhteisöviestintää ja vuorovaikutusta voi enää rakentaa pelkkien kasvokkaisten kokousten, kohtaamisten ja ilmoitustaulujen varaan.

Miten intranet-alusta sovitetaan jo olemassaoleviin työkaluihin?

Tivin artikkelissa haastateltava toteaa, että intranetien ongelma on niiden heikko integrointi muihin järjestelmiin.

Onneksi ei ole pakko valita keskustelu- ja ryhmätyökalujen tai intranetin välillä. Pikaviestimiä (kuten Googlen Chat tai Slack) tarvitaan, mutta ei niiden jatkuvasti elävän virran varaan voi jättää tärkeän, pysyvämmän tiedon löytymistä. Tarvitaan ratkaisuja, jotka mahdollistavat digitaalisen yhteisöllisyyden, ovat hyvin integroituja muihin jo käytössä oleviin työkaluihin sekä antavat työntekijöille itselleen vallan olla aktiivisia toimijoita. HR:n, viestinnän tai IT:n yksin omistamaa tuuttauskanavaa tai wikiä ei vuonna 2020 tarvita.

Yksi erinomainen esimerkki on Gappsin sisällä kehitetty, nykyisin omaksi yrityksekseen irroitettu Happeo. Se on digitaalinen työskentelyalusta, yrityksen sosiaalinen verkosto ja tiedotuskanava joka yhdistää työntekijät niin pienissä kuin suurissa oraganisaatioissa. Pilvipalveluksi alusta asti rakennettu tuote on tehty tarpeeseen luoda yksi hubi, joka avaa ovet tietoon, keskusteluun ja muihin työkaluihin. Se on suunniteltu täysin Google G Suiten kanssa yhteensopivaksi ratkaisuksi.

Hyvää, helppokäyttöistä ja helposti ylläpidettävää teknologiaa on kyllä tarjolla. Lopulta kysymys kuuluukin: onko organisaatio valmis antamaan vallan työntekijöidensä käsiin? Jos halutaan luoda aitoa yhteisöllisyyttä organisaation sisäisessä digitaalisessa alustassa, tarvitaan sekä omistajuutta, aktivointia että liiallisesta kontrollista irti päästämistä. Tämä kaikki sopii modernin sisäisen viestijän rooliin mahdollistajana, fasilitoijana ja asiantuntijoiden auttajana, ei niinkään tiedottajana.

Miten luodaan digitaalisena hubina toimiva intranet?

Teknologia ei itsessään ratkaise mitään, eikä yksi koko sovi kaikille. Tarvitaan toki suunnittelua ja puutarhurointia, jotta digitaalisen hubin vuorovaikutus pysyy elävänä ja turhat kanavat ja sisällöt poistetaan luomasta hälyä. On ymmärrettävä organisaation kulttuuri, luotava tavoitteet uudelle normaalille, tunnettava kohdeyleisö ja työt, joita sujuvalla sisäisellä viestinnällä tuetaan. Sopivan teknologian lisäksi on luotava sopivat aloitusrakenteet, saatava ihmiset mukaan ja sitten annettava heidän myös itse luoda uutta pelkän tiedottamisen kohteena olemisen sijaan. Iteroitava ja uudistettava tarvittavin väliajoin.

Kuulostaako hankalalta? Sen ei onneksi tarvitse olla. Tätä kaikkea me nimittäin suunnittelemme ja toteutamme Gappsilla Happeo-projekteissamme.

Webinaari: Happeo ja työyhteisöviestintä digitaalisen kulttuurin rakentajana

Järjestimme torstaina 4.6. webinaarin, missä keskustelin yhdessä Happeon Maarit Huhtalan ja Trimblen Taina Saarikosken kanssa tästä aiheesta. Kerroimme lisää siitä, miten edelläkävijäyritykset rakentavat digitaalista työkulttuuria ja sitouttavat työntekijöitä moderneilla työkaluilla, sekä tietenkin Happeosta.

Löydät tallenteen webinaarista tästä linkistä.

Anna-Liisa Merisaari
Senior Change Consultant

Ota yhteyttä