Tässä kirjoituksessa esittelemme G Suiten sekä Happeon päivitykset huhtikuulta 2019, joilla on mielestämme suurin merkitys niin loppu- kuin pääkäyttäjille.

G Suite – Googlen toimistotyökalut

Microsoft Office -tiedostojen editointi Google Docsissa, Sheetsissä ja Slidesissa

Erittäin toivottu ja kauan odotettu ominaisuus on vihdoin täällä. Uuden ominaisuuden myötä G Suiten käyttäjät voivat muokata, kommentoida ja työstää yhdessä Microsoft Office -tiedostoja käyttäen Googlen tiedostoformaattien tuttuja työkaluja ja aidosti reaaliaikaisen kollaboraation mahdollisuuksia ilman, että tiedostoja täytyy konvertoida eri formaattiin.

Jos Office-tiedostojen muokkausta varten on tähän asti käytetty Chromen lisäosaa Office Editing for Docs, Sheets & Slides, täytyy se ensin poistaa ja käynnistää selain uudelleen, jotta uudet toiminnallisuudet ovat käytettävissä.

Uusi ominaisuus tukee seuraavia tiedostoformaatteja:

• Word-tiedostot: .doc, .docx, .dot
• Excel-tiedostot: .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt
• Powerpoint-tiedostot: .ppt, .pptx, .pps, .pot

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Team Driven nimi muuttuu

‘Team Drive’ -nimen tulee jatkossa korvaamaan ‘Shared Drive’’. Nimen muutoksen takana on käyttäjien palaute, jonka mukaan Team Driveä käytetään huomattavasti laajemmin kuin jakamaan sisältöä pelkästään tiimien sisällä. Näin ollen ‘Shared Drive’ nimi kuvaa paremmin ja ymmärrettävämmin niiden käyttötarkoitusta ja mahdollisuuksia.

Kyseessä on siis pelkästään nimen muutos, eikä sillä tule olemaan vaikutusta käytettävyyteen. Nimi tulee muuttumaan kaikkiin käyttöliittymiin alkaen iOS-laitteista 21.5.2019 alkaen.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Google Docsin, Sheetin ja Slidesin uusi offline-moodi

Käyttäjien on nyt mahdollista synkronoida tiedosta Drivesta laitteille. Tämän avulla voidaan mahdollistaa niiden työstäminen ilman verkkoyhteyttä tai varmistaa tiedostojen saatavuus ja käytettävyys tilanteissa, jolloin verkkoyhteys on heikko.

Käyttäjät voivat myös tarkistaa yhdestä paikasta, mitkä kaikki tiedostot ovat synkronoitu laitteelle offline-moodissa käytettäväksi.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Kutsu osallistujia tapahtumaan välittämällä kalenterikutsu eteenpäin

Googlen kalenterisovellus on saanut kauan kaivatun ominaisuuden. Uuden päivityksen myötä henkilöt, joille on annettu oikeudet kutsua tapahtumaan muita osallistujia, voivat tehdä sen nyt välittämällä kalenterikutsun eteenpäin uusille osallistujille. Mikäli he hyväksyvät kutsun, heidät lisätään kalenteritapahtumaan osallistujina.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Säästä aikaa uusilla Google Kalenterin ominaisuuksilla

Google on uudistanut tapaa, jolla uusia kalenteritapahtumia luodaan Google Kalenterissa. Mukana on kaksi selkeää uudistusta:

• Katso muiden kalenteria ja lisää heidät automaattisesti tapahtumaan: Nyt voit etsiä ja kurkistaa kollegasi kalenteriin etsimällä sen Google Kalenterin vasemmasta reunasta. Jos luot uuden tapahtuman samalla kun sinulla on kollegasi kalenteri näkyvillä, hänet lisätään luomaasi tapahtumaan automaattisesti mukaan.
• Uusia kenttiä tapahtumaa luodessa: Kun luot Google Kalenterissa uuden tapahtuman, esiin aukeaa ensimmäiseksi pienempi pop-up ikkuna. Tuo ikkuna näyttää nyt laajemman määrän kenttiä (kuten vieraat, huone ja videopuhelun linkki), jolloin uusien tapahtumien luominen ja muokkaaminen on entistä nopeampaa ja suoraviivaisempaa.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Parannuksia Shared Driven (ent.Team Drive) haku- ja organisointiominaisuuksiin

Google on saanut paljon palautetta käyttäjiltä liittyen Shared Driven käyttöön, jonka seurauksena Google on tehnyt seuraavanlaisia parannuksia:

• Käyttäjä pystyy nyt piilottamaan itselleen tarpeettomat Shared Drivet sekä webin että mobiililaitteiden käyttöliittymissä
• Shared Drivestä pystyy nyt hakemaan tiedostoja sen luojan perusteella. Pystyt tekemään haun Drivessä seuraavasti: “creator: sähköpostiosoite”

Koskettaa lisenssimalleja:

• Saatavilla: G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education ja G Suite for Nonprofits
• Ei saatavilla: G Suite Basic

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Hangouts Meetin uudet näkymäasettelut

Google on julkaissut Hangouts Meetiin uudet näkymäasettelut, jotka mukautuvat automaattisesti erilaisiin videopuhelutilanteisiin tuoden osallistujat ja esitysmateriaalit paremmin esille. Uusia asetteluja on yhteensä neljä:

• Valokeila (eng. spotlight)
• Laatat (tiled)
• Rinnakkaiset (side by side)
• Sivupalkki (side bar)

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Katjan kattava kirjoitus aiheesta Gappsin blogissa
• Julkistus Googlen blogissa

Muokkaa Google Slidesin teemojen värejä helpommin

Voit nyt muokata esityksiesi teemojen värejä, mikä helpottaa uusien teemojen luomista sekä mahdollistaa useiden värien muokkaamisen jo aikaisemmin luoduissa esityksissä. Aikaisemmin Google Slides on tukenut ainoastaan sellaisten värien muokkaamista, jotka eivät ole olleet linkitettynä esityksessä käytettyyn teemaan.

Uuden päivityksen myötä käyttäjät pystyvät helposti muokkaamaan esityksessä käytetyn teeman värejä. Tämän voi tehdä klikkaamalla mitä tahansa värivalitsijaa (eng. color picker) ja klikkaamalla teeman vieressä näkyvää muokkaa-nappia.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

(Beta) Esittelyssä Currents, uusin G Suite -sovellus

Google on julkaissut betaohjelmaansa uuden G Suite sovelluksen nimeltään Currents joka korvaa Google+:n, jonka kehitystyö hiljattain lakkautettiin. Currents ei kuitenkaan ulkoasultaan muistuta edeltäjäänsä, vaan omaa täysin uuden ilmeen, uusista ominaisuuksista puhumattakaan. Mikäli yritys liittyy Currentsin betaohjelmaan, kaikki yrityksen Google+:ssa sijaitseva tieto siirretään automaattisesti Currentsiin.

Betaohjelmaan haluavien yritysten pääkäyttäjät voivat olla sähköpostitse yhteydessä osoitteeseen: CurrentsBeta@google.com.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Ilmoittautuminen betaohjelmaan
• Julkistus Googlen blogissa

(Beta) Käytä Android-puhelinta turva-avaimena kaksivaiheiseen tunnistautumiseen

Olemme aikaisemmin puhuneet paljon hyvistä tietoturvakäytännöistä, mutta myös erityisesti kaksivaiheisen tunnistautumisen tärkeydestä. Google onkin nyt julkaissut betaohjelmaan ominaisuuden, jonka tekee kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöönotosta jälleen hieman helpompaa.

Uuden ominaisuuden myötä G Suiten käyttäjät voivat nyt käyttää Android-puhelintaan turva-avaimena kaksivaiheiseen tunnistautumiseen. Ainoana vaatimuksena on, että puhelimessa on Androidin versio 7.0 (Nougat) tai uudempi.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

(Beta) Työstä Google Docs, Sheets ja Slides -tiedostoja Dropboxissa

Betaohjelmaan on saapunut ominaisuus, joka mahdollistaa Google Docs, Sheets ja Slides -tiedostojen työstämisen suoraan Dropboxin käyttöliittymästä.

Yritysten G Suiten pääkäyttäjät joilla on Dropbox Business -tilaus voivat lukea lisää ja hakea betaohjelmaan täältä.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Haku betaohjelmaan
• Julkistus Googlen blogissa

G Suite Admin Console – Pääkäyttäjien päivitykset

Parempaa näkyvyyttä Drive File Streamin käyttöön yrityksessä

Google on integroinut Drive File Streamin paremmin osaksi pääkäyttäjien Admin Consolesta löytyvää laitteiden hallintapaneelia. Paremman integraation myötä pääkäyttäjät pystyvät:

• Kontrolloimaan mitkä laitteet pystyvät käyttämään Drive File Streamia ja tarvittaessa rajoittamaan käytön ainoastaan yrityksen omistamille laitteille
• Katsoa Drive File Streamin statuksen ja tiedot yksittäisessä laitteessa (esim. milloin viimeinen synkronointi on tapahtunut)
• Eväämään laitteelta käytön Drive File Streamin käyttöön ja puhdistamaan laitteeseen synkronoidut tiedot esimerkiksi tilanteessa, jossa laite on kadonnut

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Siirrä yrityksesi käyttämään Hangouts Meetiä ainoana työkaluna videopuheluihin

Olemme jo useampana kuukautena nähneet Googlelta päivityksiä, joiden tarkoituksena on vauhdittaa yritysten siirtymistä alkuperäisestä Hangoutista uuteen Hangouts Meetiin.

Pääkäyttäjät voivat nyt edelleen nopeuttaa tuota siirtymistä omassa yrityksessään uuden asetuksen avulla, jonka avulla loppukäyttäjiltä voidaan poistaa mahdollisuus käyttää alkuperäistä Hangoutsia videopuheluiden pitämiseen. Asetuksen päällekytkemisen jälkeen kaikki yrityksen videopuhelut tulevat käyttämään uutta Hangouts Meetiä, jonka lisäksi kaikki Google Kalentereihin tallennetut, alkuperäistä Hangoutsia käyttävät videopuhelut tullaan poistamaan.

Mikäli asetusta ei kytketä päälle, Google tulee siirtämään yrityksesi automaattisesti käyttämään uutta Hangouts Meetiä suositellun aikataulun mukaisesti.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Googlen suosittelema aikataulu uuden Google Meetin käyttöönottoon
• Julkistus Googlen blogissa

Hae mukaan ‘Hangouts Chat Accelerated Transition” ohjelmaan

Google on julkaissut ohjelman, jonka tarkoituksena on kiihdyttää yritysten siirtymistä perinteisestä Hangoutsista uuteen Hangouts Chatiin. Ohjelmaan osallistuvat yritykset saavat myös ensimmäisten joukossa käyttöönsä Chatin uudet ominaisuudet, kuten Gmail-integraation sekä mahdollisuuden käyttää Chatia keskusteluun myös yrityksen ulkopuolisten käyttäjien kanssa.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Haku ohjelmaan
• Julkistus Googlen blogissa

Gmail entistä turvallisemmaksi MTA-STS standardin avulla

MTA-STS on uusi internet-standardi, joka lisää sähköpostien tietoturvaa vaatimalla todennuksia ja vahvaa salausta silloin, kun sähköpostiviestit ovat ns. liikkeessä (eng. in transit). Tämän tarkoituksena on suojautua erityisesti laajamittaiselta sähköpostiliikenteen seurannalta sekä man-in-the-middle -hyökkäyksiltä.

Pääkäyttäjät voivat hyödyntää uutta standardia määrittelemällä yrityksen sisäiset MTA-STS asetukset, sekä kannustamalla ulkopuolisia tahoja, joiden kanssa yritys on yhteydessä sähköpostiviestien välityksellä, tekemään saman.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki G Suite asiakkaat pystyvät määrittelemään MTA-STS asetukset
• Vain G Suite Enterprise ja G Suite Enterprise for Education asiakkaat näkevät MTA-STS:ään liittyviä ehdotuksia Admin Consolen Security Centerissä

Hyödyllisiä linkkejä:

• Ohjeet MTA-STS asetusten määrittelyyn
• Julkistus Googlen blogissa

(Beta) Metatietojen määrittely, asetus ja hakeminen Google Drivessä

Google Driven metatietoihin liittyvät ominaisuudet ovat saapuneet Googlen betaohjelmaan. Uudet ominaisuudet antavat käyttäjille mahdollisuudet lisätä Drivessä oleviin tiedostoihin ennalta määriteltyä metatietoa, joiden avulla Drivestä löytyviä tiedostoja ja tietoja on helpompi hakea ja organisoida.

Metatietojen avulla voidaan esimerkiksi:

• Luoda yritykselle yhteneväiset tiedostokategoriat (kuten esim. ‘sopimukset’ tai ‘suunnitelmat’)
• Järjestää tiimien sisällöt ja tiedostot helpommin
• Nopeuttaa tietynlaisten tiedostojen luomista ja hakua

Koskettaa lisenssimalleja:

• Saatavilla: G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive for Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education ja G Suite for Nonprofits
• Ei saatavilla: G Suite Basic

Hyödyllisiä linkkejä:

• Haku betaohjelmaan
• Julkistus Googlen blogissa

(Beta) Miljardeja rivejä BigQuery dataa ‘Connected Sheetsin’ avulla

Google on julkaissut betaohjelmaansa uuden Google Sheets -taulukkotyypin nimeltään ‘Connected Sheets’. Sen avulla käyttäjät pystyvät käsittelemään, analysoimaan ja visualisoimaan BigQueryssä sijaitsevaa dataa Google Sheetsissä tuttujen työkalujen avulla ilman SQL-skriptejä.

Pääkäyttäjät voivat hakea mukaan betaohjelmaan täällä.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Saatavilla: G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education ja G Suite for Nonprofits
• Ei saatavilla: G Suite Basic

Hyödyllisiä linkkejä:

• Haku betaohjelmaan
• Julkistus Googlen blogissa

Happeo

Sivujen teksti-widgettien sisällön muokkaamiseen uusia vaihtoehtoja

Happeon sivuilla (eng. Pages) käytettävien teksti-widgettien sisältöä pystyy nyt muokkaamaan entistä perusteellisemmin, sillä uusimman päivityksen myötä itse widgettien koodiin on mahdollista päästä käsiksi.

Widgettien muokkaaminen onnistuu maalaamalla (eng. highlight) jonkin sivun tekstisisällön, valitsemalla avautuvasta valikosta oikealta kolme pistettä ja sieltä ‘Code View’.

(Beta) Luo ja julkaise postauksia muiden puolesta

Happeo on tuonut betakäyttäjille toivotun ominaisuuden, joka mahdollistaa postauksen luomisen ja julkaisemisen toisen käyttäjän puolesta.

Käyttäjät voivat pyytää (tai antaa) toisilleen oikeuksia luoda ja julkaista postauksia. Käyttäjät, jotka ovat antaneet toiselle käyttäjälle oikeuden, saavat myös itse tiedon kun jotain julkaistaan hänen nimellään. Oikeudet voidaan evätä kumman tahansa osapuolen toimesta milloin vain. Julkaisuoikeudet saanut henkilö voi valita, kenen nimellä uusi julkaisu tehdään.

Ominaisuus on tällä hetkellä betaohjelmassa, jossa uuden ominaisuuden hyödyllisyyttä ja käytettävyyttä validoidaan. Kun validointi on suoritettu, se tullaan julkistamaan kaikille Happeon käyttäjille.