Kirjoittaja
Niko Kultalahti

Kuukauden päivitykset kesä- ja heinäkuulta 2019

16/08/2019   G Suite, Päivitykset

Tässä koosteessa esittelemme G Suiten päivitykset kesä- ja heinäkuulta 2019, joilla on mielestämme suurin merkitys niin loppu- kuin pääkäyttäjille.

G Suite – Googlen toimistotyökalut

Tässä osiossa esitellään sekä loppu- että pääkäyttäjiä koskettavia päivityksiä.

(Beta) Dokumenttien hyväksymisprosessi

Betaohjelmaan on saapunut uusi ominaisuus, jonka avulla käyttäjät voivat helposti lähettää Google Docs-, Sheets-, ja Slides-tiedostoja tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi joko yhdelle tai useammalle käyttäjälle.

Dokumenttia lähettäessä on myös mahdollista määrittää eräpäivä, jolloin dokumenttia viimeistään toivotaan hyväksyttäväksi. Eräpäivän lähestyessä dokumentin tarkastajat saavat muistutuksen, että heidän hyväksyntää odotetaan.

Jos dokumentille on määritetty useampi tarkastaja, dokumentti on hyväksytty kun kaikki tarkastajat ovat sen kuitanneet. Vaihtoehtoisesti dokumentti on hylätty jos yksikin tarkastajista on valinnut sen hylkäämisen.

Suuren kiinnostuksen myötä Google ei enään suoraan hyväksy uusia yrityksiä mukaan tämän ominaisuuden betaohjelmaan, mutta jonotuslistalle voi edelleen ilmoittautua. Ilmoittautumisen on tapahduttava G Suite -pääkäyttäjän tiedoilla.

käyttäliittymäkuva dokumenttien hyväksymisestä

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite for Nonprofits
  • Ei saatavilla: G Suite Basic

Hyödyllisiä linkkejä:

Sheetsin solujen muokkaushistoria

Google Sheets -työkaluun on saapunut uusi ominaisuus, jonka avulla voidaan tarkastella yksittäisen solun muokkaushistoriaa. Sen avulla pystytään nähdä, kuka teki soluun viimeisimmän muokkauksen, milloin kyseinen muokkaus tehtiin ja mikä oli solun edellinen arvo. Aiemmin versiohistoria on koskettanut koko dokumenttia, jolloin pelkästään yksittäisen solun sisältämän yhtälön aiempia versioita ei ole pystynyt palauttamaan koskematta muihin tiedoston tietoihin.

Ominaisuus voi olla erityisen hyödyllistä tilanteissa, joissa samaa dokumenttia työstävät useat eri henkilöt. Solun muokkaushistorian tarkastelu tapahtuu klikkaamalla solua hiiren oikeanpuoleisella napilla ja valitsemalla Show edit history / Näytä muokkaushistoria.

solun muokkaushistorian tarkastelu google sheetissä

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

Enemmän muokkausmahdollisuuksia ylä- ja alatunnisteeseen Google Docsissa

Google Docsissa on aikaisemmin ollut mahdollista luoda vain yksi ylä- tai alatunniste dokumentille, jonka lisäksi vaihtoehtona on ollut myös luoda dokumentin ensimmäiselle sivulle muusta dokumentista eriävä tunniste.

Uuden päivityksen myötä on mahdollista luoda erilainen ylä- tai alatunniste dokumentin jokaiselle osiolle (eng. section). Tämän lisäksi mahdollista on myös määritellä erilainen tunniste parillisille ja parittomille sivuille. Tämä on erityisen kätevää esimerkiksi kaksipuoliseen tulostukseen tarkoitettua dokumenttia tehdessä.

ylä- ja alatunnisteen muokkaaminen google docsissa

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

Kuvien synkronointi Google Photosin ja Google Driven välillä ei ole jatkossa mahdollista

Aikaisemmin käyttäjien oli mahdollista määrittää asetus, jonka avulla kuluttajakäyttöön suunnatussa Google Photosissa sijaitsevat kuvat synkronoituvat automaattisesti Google Driveen. Käytännössä tämä toimi siten, että kun uusi kuva ladattiin Google Photosiin se ladattiin automaattisesti myös Google Drivessä sijaitsevaan Google Photos -kansioon.

Heinäkuussa voimaan tulleen päivityksen myötä tämä synkronointi ei enään toimi. Syynä tähän on se, että pääsääntöisesti henkilökohtaiseen kuluttajakäyttöön tarkoitetun Google Photosin sisällön ei pitäisi olla helposti synkronoitavissa yritystilin Google Driveen.
Jos synkronointi on aikaisemmin ollut käytössä, Google Drivessa oleva Google Photos -kansio ei kuitenkaan poistu; se ainoastaan lakkaa saamasta uusia kuvia automaattisesti, vaikka niitä ladattaisiin Google Photosiin.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

(Beta) Käsittele PDF-, kuva- ja Microsoft Office -tiedostoja Offline-tilassa Google Drivessa

G Suiten käyttäjillä on jo pidemmän aikaa ollut mahdollista käsitellä Google Docsin, Sheetsin ja Slidesin tiedostoja ilman nettiyhteyttä offline-tilassa. Uuden betaan tulleen ominaisuuden myötä tämä on nyt mahdollista myös PDF-, kuva- ja Microsoft Office -tiedostoille Chrome-selainta käytettäessä. Aiemmin muut kuin Google-tiedostoformaatit on pitänyt muistaa tallentaa offline-käyttöön Google File Streamin kautta, kun taas Googlen omat formaatit tallennettiin Driven web-käyttöliittymästä. Jatkossa tiedostojen offline-tallentamiseen on siis yhtenäinen tapa samasta käyttöliittymästä.
Uusi ominaisuus helpottaa työskentelyä entisestään tilanteissa, jolloin verkkoyhteys saattaa olla heikko tai kokonaan poissa.

Ominaisuus on käytössä MacBook ja PC-koneilla, Chrome-selaimen kautta. Se ei kuitenkaan ole vielä käytettävissä ChromeOS-käyttöjärjestelmän omaavissa tietokoneissa vaan saapuu sinne myöhemmin, vielä ilmoittamattomana ajankohtana.

tiedostojen muokkaaminen offline tilassa

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

G Suite Admin Console – Pääkäyttäjien päivitykset

Work Insights -työkalu saatavilla

Aikaisemmin betassa ollut Work Insights -työkalu on nyt julkisesti saatavilla G Suite Enterprise -asiakkaille.

Työkalu antaa pääkäyttäjille näkymän G Suiten käyttöönoton tilanteeseen ja vaikutukseen, sekä yksityiskohtaista tietoa eri G Suiten työkaluista, kuten esimerkiksi:

  • Käyttötavat ja -aste: mitä työkaluja tiimit käyttävät ja kuinka paljon?
  • Yhteistyöskentely: kuinka tiimit jakavat tiedostoja ja työstävät dokumentteja samanaikaisesti?
  • G Suiten ulkopuolisten sovellusten käyttö: käytetäänkö edelleen G Suiten ulkopuolisia sovelluksia (kuten MS Word, Excel ja Powerpoint)

kuva work insight työkalun käyttöliittymästä

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Enterprise
  • Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits, G Suite Enterprise for Education

Hyödyllisiä linkkejä:

Vähemmän turvallisten sovellusten käytön rajoittaminen

Tähän saakka pääkäyttäjien on ollut mahdollista määritellä G Suiten hallintapaneelista kuinka käyttäjät pystyvät käyttämään sovelluksia jotka eivät täytä kaikkia Googlen turvavaatimuksia (eng. less secure apps).

Vaihtoehtoina asetukselle on ollut:

  1. Estä vähemmän turvallisten sovellusten käyttö kaikille käyttäjille (suositus)
  2. Salli käyttäjien hallita itse vähemmän turvallisten sovellusten käyttöä
  3. Pakota kaikille käyttäjille oikeus käyttää vähemmän turvallisia sovelluksia (ei suositeltu)

Alkaen 30. lokakuuta 2019, Google poistaa hallintapaneelista kokonaan mahdollisuuden valita yllä mainitun kolmannen vaihtoehdon. Mikäli tuo asetus on yrityksessä valittuna, se tullaan automaattisesti muuttamaan siten, että käyttäjät hallitsevat jatkossa itse vähemmän turvallisten sovellusten (LSA) käyttöä.

Tämä muutos tehdään, jotta pystytään entistä paremmin suojelemaan käyttäjiä. Vähemmän turvalliset sovellukset linkittyvät G Suite -tunnuksiin ainoastaan käyttäjänimen ja salasanan avulla, mikä tekee niistä helpompia verkkokalastelun uhreja Onkin suositeltavaa, että käyttäjät liittävät sovellukset tunnuksiin OAuth-protokollan avulla. Keskitetysti Google-tilillä kirjautuminen on huomattavasti turvallisempaa, sillä se antaa pääsyn kolmannen osapuolen sovelluksiin ilman erillisen tunnuksen ja salasanan antamista ja antaa pääkäyttäjille paremmat hallintamahdollisuudet.

muuttuva asetus admin consolessa

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

Gmailin kolme uutta tietoturvaominaisuutta

Gmailiin on tullut kolme uutta ominaisuutta lisää, joiden tarkoituksena on parantaa tietoturvaa entisestään. Aikaisemmin betassa olleet kolme ominaisuutta ovat:

  • Security Sandbox, joka havaitsee aiemmin tunnistamattomat haittaohjelmat Gmailin liitteissä “suorittamalla” ne erillisessä, turvallisessa ympäristössä.
  • Edistyksellinen tietojenkalastelu- ja haittaohjelmasuojaus, joka mahdollistaa sähköpostien sijoittamisen karanteeniin sekä tarjoaa suojaa epänormaaleita tiedostotyyppejä sähköpostien liitetiedostoissa ja väärennettyjä sähköposteja vastaan.
  • Gmailin ‘Confidential’-tila, joka antaa viestin lähettäjälle paremmat IRM-hallintaominaisuudet sähköposteille esimerkiksi mahdollistamalla sähköpostien viimeisen voimassaolopäivämäärän määrittämisen tai estää vastaanottajalta sähköpostin edelleenlähettämisen.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Security Sandbox
    • Saatavilla: G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education
    • Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business,G Suite for Education, G Suite for Nonprofits
  • Edistyksellinen tietojenkalastelu- ja haittaohjelmasuojaus
    • Saatavilla: Kaikki
  • Gmailin ‘Confidential’-tila
    • Saatavilla: Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

Muutoksia käyttäjähallinnan käyttöliittymään

Google on tehnyt joitain muutoksia Admin Consolen käyttäjähallinnan käyttöliittymään. Mennessäsi Admin Console -> Users / Käyttäjät, saatat huomata seuraavat muutokset:

  • Napeissa, jotka tulevat näkyviin valitessasi käyttäjän, on nyt tekstikuvaukset vanhojen ikoneiden sijasta
  • Uusia käyttäjiä lisätessä (joko yksittäin tai useamman kerralla) käytät nyt tekstilinkkejä aikaisemman ‘+’-napin sijasta
  • Käyttäjälistauksen yläpalkki on nyt dynaaminen ja muuttuu kun sinulla on käyttäjiä valittuna

admin consolen käyttäjälista

admin consolen muuttunut yläpalkki

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

Hangout Meet -laitteiden tietojen vieminen

Voit viedä kaikkien yrityksesi Hangouts Meet -laitteiden tiedot Google Sheettiin tai CSV -tiedostoon.

Pääsy ajantasaiseen tietoon auttaa pääkäyttäjiä esimerkiksi:

  • Luomaan raportteja ja dashboardeja
  • Tarkastelemaan laitteiden käyttöastetta
  • Analysoimaan tietoja muita järjestelmiä tai toimintoja, kuten esimerkiksi IT-tukipyyntöjä varten

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

(Beta) Google Driven pikakuvakkeet

Hartaasti odotettu Google Driven ominaisuus on saapunut betaohjelmaan Uuden ominaisuuden myötä käyttäjät voivat luoda tiedostoista ja kansioista pikakuvakkeita (eng. shortcut). Pikakuvakkeet osoittavat tiedostoihin tai kansioihin jotka sijaitsevat muualla, kuten esimerkiksi toisen tiimin Shared Drivessa.

Esimerkkitapauksessa Reetta luo markkinointisuunnitelman markkinointitiimin Shared Driveen ja jakaa sen koko myyntitiimille. Myyntitiimin Pauli voi nyt luoda markkinointisuunnitelmasta pikakuvakkeen ja lisätä sen myyntitiimin Shared Driveen. Näin kaikki myyntitiimissä löytävät markkinointisuunnitelman helposti omasta Shared Drivestä joka on aina ajan tasalla, sillä pikakuvake osoittaa Reetan luomaan, markkinointitiimin Shared Drivessä sijaitsevaan markkinointisuunnitelmaan.

Aikaisemmin markkinointisuunnitelmasta olisi pitänyt tehdä oma kopio, jotta se olisi saatu myös myynnin Shared Driveen, siitä yksi dokumentti ei voi sijaita samanaikaisesti kahdessa Shared Drivessä. Näin myyntitiimillä olisi saattanut olla omassa Shared Drivessään nopeasti vanhentunut markkinointisuunnitelma.

Pikakuvakkeet mahdollistavat sen, että tiedostoja voidaan säilyttää ja ylläpitää yhdessä paikassa, eikä niistä tarvitse tehdä kopioita eri käyttäjille tai tiimeille. Pikakuvakkeet ovat näkyvissä kaikille, joilla on oikeudet Shared Driveen tai kansioon jossa pikakuvake sijaitsee. Pikakuvakkeen luominen ei kuitenkaan tarkoita pääsyn jakamista alkuperäiseen tiedostoon, vaan oikeudet määritellään alkuperäisessä tiedostossa kuten tähänkin asti.

google driven pikakuvakkeiden toiminta

Myös nykyinen Google Drivestä löytyvä ‘Lisää Driveen / Add to My Drive’ -nappi tulee muuttumaan. Jatkossa napissa on teksti ‘Add shortcut to Drive’ ja sen mukaisesti luo tiedostosta pikakuvakkeen.

Pikakuvakkeita voidaan luoda seuraaville tiedostotyypeille:

  • Google Docs, Google Slides ja Google Sheets
  • JPEG, PDF ja Microsoft Office -tiedostot
  • Kansiot

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

(Beta) Poikkeusten havaitseminen G Suiten Alert Centerissä

Google on tuonut betaan ominaisuuden, jonka avulla pääkäyttäjät voivat saada hälytyksiä G Suiten Alert Centeriin poikkeuksellisesta aktiivisuudessa Google Drivessa.

Googlen koneoppimismallit analysoivat Google Driven aktiivisuutta havaitakseen ja ilmoittaakseen mahdollisista tietoturvariskeistä kuten käytäntöjen rikkomisesta ja epätavallisesta tiedostojen jakamisesta yrityksen ulkopuolelle.

alert centerin käyttöliittymä

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education
  • Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits

Hyödyllisiä linkkejä:

(Beta) Suojaa korkean riskitason käyttäjiä Advanced Protection -ohjelmalla

Aikaisemmin ainoastaan kuluttajille saatavilla ollut Advanced Protection -ohjelma on tullut saataville myös G Suite -asiakkaille betaohjelman kautta.

Advanced Protection -ohjelman avulla yritysten on mahdollista asettaa voimaan parannettuja suojauskäytäntöjä suojaamaan käyttäjiä, joilla on normaalia suurempi riski joutua hyökkäyksen kohteeksi. Kohteina voivat olla esimerkiksi toimitusjohtajat tai muut organisaation kasvoina laajemmin esiintyvät henkilöt.

Pääkäyttäjät voivat asettaa seuraavat suojauskäytännöt voimaan:

  • Pakottaa käyttäjät käyttämään suoja-avaimia tunnistautumiseen
  • Automaattisesti estää pääsy sellaisiin kolmannen osapuolen sovelluksiin joita ei ole erikseen sallittu pääkäyttäjien toimesta
  • Paranneltu sähköpostien skannaus tietoturvauhkien varalta
  • Asettaa suojaukset tiettyjen tiedostotyyppien lataamiseen käytettäessä ja ollessa kirjautunut Chrome-selaimeen

Pääkäyttäjät voivat mahdollistaa Advanced Protection -ohjelmaan hakemisen omille työntekijöilleen menemällä Admin Consoleen ja valitsemalla -> Security -> Advanced Protection Program ja valitsemalla “Enrollment is enabled” yhdelle tai useammalle organisaatioyksikölle (OU). Kun betaohjelma on asetettu päälle, käyttäjät voivat ilmoittautua Advanced Protection -ohjelmaan täällä. Huom. käyttäjät tarvitsevat kaksi suoja-avainta ilmoittautuakseen mukaan ohjelmaan. Suosittelemme, että loppukäyttäjän ilmoittautuessa ohjelmaan, asia ja ohjelman edellytykset käydään hänen kanssaan läpi, jotta käyttäjä oppii esimerkiksi käyttämään korkeimman tietoturvatason suojausavaimia.

Koskettaa lisenssimalleja:

  • Saatavilla: Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

Niko Kultalahti
Manager of Growth Marketing

Lue lisää samanlaisia artikkeleita

Haluatko kirjoitukset suoraan sähköpostiisi?