Tässä kirjoituksessa esittelemme Googlen G Suiteen julkaisemat päivitykset maaliskuulta 2019, joilla on mielestämme suurin merkitys niin loppu- kuin pääkäyttäjille.

G Suite – Googlen toimistotyökalut

Gmailin ’Confidential’-moodi

Gmailin uusi ‘Confidential’-moodi on päätynyt beta-ohjelmaan. Uusi ominaisuus mahdollistaa arkaluonteista informaatiota sisältävien sähköpostiviestien paremman suojauksen.

Sähköposteille voidaan luoda vanhentumispäivämäärät tai estää niihin pääsy sekä vastaanottajalta voidaan poistaa vaihtoehdot edelleenlähettää, kopioida, tulostaa ja tallentaa vastaanotettu sähköpostiviesti. Vastaanottajalta voidaan lisäksi pyytää erillinen autentikointi tekstiviestitse, jonka jälkeen sähköposti on hänelle katseltavissa.

On hyvä kuitenkin huomioida, että vaikka ‘Confidential’-moodi estää vastaanottajalta sähköpostiviestien jakamisen, se ei estä vastaanottajaa ottamasta esimerkiksi kuvankaappausta sähköpostiviestistä tai mahdollisista liitteistä.

‘Confidential’-moodi on oletuksena poissa käytöstä ja se täytyy aktivoida pääkäyttäjän toimesta Admin-paneelista.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki G Suite -lisenssimallit

Toistuvat kalenteritapahtumat uuteen Hangouts Meetiin

Olemme aikaisemmin kirjoittaneet siirtymästä alkuperäisestä Hangoutista uusiin Hangouts Meetiin ja Hangouts Chatiin. Osana siirtymää Google on jo aikaisemmin tehnyt päivityksen, jonka seurauksena kaikki uudet kalenteritapahtumat käyttävät automaattisesti uutta Hangouts Meetiä.

Tämä uusimman päivityksen myötä nyt myös aikaisemmin tehdyt kalenteritapahtumat – kuten jatkuvasti toistuvat tapahtumat – tullaan päivittämään käyttämään uutta Meetiä. Päivitys tapahtuu asteittain siten, että perinteisellä Hangoutilla tapahtumaan osallistuvat näkevät ilmoituksen, jonka mukaan seuraavat tapahtumat järjestetään käyttäen uutta Meetiä. Tapahtuman jälkeen kaikki osallistujat saavat päivitetyn kalenteritapahtuman, joka käyttää uutta Meetiä.

Joissain tapauksissa, kuten esimerkiksi tilanteessa jossa monella tapahtumalla on yksi ja sama Hangouts-linkki, kalenteritapahtuma ei päivity automaattisesti käyttämään uutta Meetiä. Näissä tilanteissa loppukäyttäjät näkevät ilmoituksen, joka kehottaa manuaalisesti päivittämään kalenterikutsun käyttämään uutta Meetiä.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki G Suite -lisenssimallit

Esiinny ja esitä samanaikaisesti Hangouts Meetissä

Aikaisemmin Hangouts Meetissä ei ollut mahdollista jakaa ruutua sekä olla itse näkyvissä muille osallistujille samanaikaisesti. Tulleen päivityksen myötä myös kamerasi syöte pysyy näkyvissä samalla kun jaat ruutua muille osallistujille.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki G Suite -lisenssimallit

Google Drivellä uusi ilme iOS:lla ja Androidissa

Osana laajempaa kokonaisuutta saattaa kaikki G Suiten sovellukset käyttämään samaa Googlen Material Design -muotokieltä, Google Drive on saanut päivityksen sekä iOS- että Android-käyttöliittymissä.

Ulkoasun päivityksen myötä seuraavia muutoksia on tapahtunut:

• Uusi ‘Koti’-välilehti ja navigointivalikon siirtyminen alareunaan
• Laajennettu hakuvalikko
• Oman Driven, kaikkien Team Drive:n sekä tietokoneiden (eng. computers) näkyminen ‘Tiedostot’-valikossa
• Uusi tapa vaihtaa sovelluksessa käytettävää tiliä
• Uusittu ‘Toiminnot’-valikko

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki G Suite -lisenssimallit

Näe Google Kalenterin resurssikalenterissa tapahtuman omistaja

Kun aikaisemmin ainoastaan pääkäyttäjät ovat voineet nähdä tapahtumien omistajat resurssikalentereissa, tämä mahdollisuus on nyt myös muilla käyttäjillä.

Uusi ominaisuus on kätevä esimerkiksi tilanteessa, kun tarvitset tiettyä neuvotteluhuonetta käyttöösi, joka kuitenkin on jo varattuna. Nyt voit katsoa kyseisen neuvotteluhuoneen kalenterista kuka on luonut tapahtuman, olla häneen yhteydessä ja tiedustella jos hän voisi siirtää palaveriaan tai vaihtaa neuvotteluhuonetta.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki G Suite -lisenssimallit

Google Driven uusi ‘Priority’-sivu

Google Drive on saanut uuden ‘Priority’-sivun, jonka tarkoitus on auttaa sinua löytämään sinulle tärkeitä tiedostoja entistäkin helpommin.

Uusi ‘Priority’-sivu tarjoilee sinulle automaattisesti tiedostoja joita todennäköisimmin tarvitset juuri sillä hetkellä. Tämän lisäksi pystyt lisätä sivulle tiedostoja itse ja halutessasi kategorisoimaan niitä eri työtiloihin (eng. workspace). Pystyt lisäämään minkä tahansa tiedoston Google Drivessä ‘Priority’-sivulle ja tiettyyn työtilaan klikkaamalla tiedostoa hiiren oikealla napilla ja valitsemalla ‘Add to workspace’.

‘Priority’-sivusta voi tehdä myös Google Driven kotisivun joka avautuu aina, kun Drive avataan ensimmäisen kerran.

Koskettaa lisenssimalleja:

• G Suite Basic, G Suite Business, G Suite Enterprise
• Tulossa G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite for Nonprofits

Admin console – Pääkäyttäjien päivitykset

App Makerin pääkäyttäjäoikeuksien lisääminen muille käyttäjille

G Suiten pääkäyttäjät voivat nyt antaa myös muille käyttäjille pääsyn App Makerin projektiraportteihin, josta käy ilmi kaikki yrityksen App Maker -projektit sekä niiden yksityiskohdat. Aikaisemmin projektiraportteihin on ollut pääsy vain ja ainoastaan G Suiten pääkäyttäjillä.

Muutos tarkoittaa sitä, että nyt myös muilla kuin pääkäyttäjillä on mahdollisuus seurata App Makerin projekteja sekä tarvittaessa myöntää niihin pääsy esimerkiksi yhteistyökumppaneille. Tämän pitäisi helpottaa kokonaisvaltaisesti App Maker -projektien hallintaa ja hyödyntämistä yrityksessä.

Koskettaa lisenssimalleja:

• G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education
• Ei saatavilla G Suite Basic ja G Suite for Nonprofits asiakkaille

Uusi työkalut – G Suite Migrate (beta)

Google on julkaissut beta-vaiheeseen uuden työkalun nimeltään G Suite Migrate. Uuden työkalun avulla pääkäyttäjät voivat arvioida ja suunnitella migraatioprojekteja, sekä tietenkin siirtää tarvittavan sisällön ja datan G Suiteen.

Tässä vaiheessa G Suite Migrate tukee migraatiota seuraavista lähteistä:

• Exchange: Exchange 2010, 2013, 2016 ja Office 365
• Sharepoint: Sharepoint 2010, 2013, 2016, Sharepoint Online ja OneDrive for Business
• Muut: Windows File -palvelimet, NAS, SAN, NFS ja verkkolevyt

Koskettaa lisenssimalleja:

• G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise ja Drive Enterprise asiakkaat voivat hakea G Suite Migraten beta-ohjelmaan.
• Ei saatavilla G Suite Basic, G Suite for Education ja G Suite for Nonprofits asiakkaille

Google Vault tuki Jameille ja ‘Confidential’-sähköpostiviesteille

Google Vault tukee nyt beta-ohjelmassa mukana olevaa sähköpostiviestien lähetystä ‘Confidential’-moodissa sekä Jamboardilla luotuja Jameja.

Yrityksen sisältä Confidential’-moodissa lähetetyt sähköpostit säilötään Google Vaultiin, josta niitä voidaan myös etsiä ja viedä (eng. export) ulos. Ulkopuolelta lähetetyt ja yrityksen sisällä vastaanotetut sähköpostit säilyvät, ovat haettavissa ja vietävissä Vaultista ainoastaan niiden tunnisteen (eng. header) ja aiheen (eng. subject) osalta. ‘Confidential’-moodissa vastaanotettujen viestien sisältöä tai liitteitä ei voi hakea eikä viedä Vaultista.

Jamboardin Jamit pätevät samat säännöt kuin Google Drivelle. Kaikki Drivelle asetetut säännöt pätevät Jameille ja niitä voi hakea Vaultista samaan tapaan kuin Driven tiedostoja.

Koskettaa lisenssimalleja:

• G Suite Business, Enterprise, Enterprise for Education, G Suite käyttäjät jotka ovat hankkineet Vault -lisäpalvelun

Mahdollisuus poistaa kaksinkertaisen varmennuksen todennusmetodeja käytöstä

Google on lisännyt pääkäyttäjille mahdollisuuden poistaa puhelimitse toimitettavat todennukset kaksinkertaisen varmennukset (eng. 2-step verification) todennusmetodeista.

Kaksinkertaisia todennusmetodeja (eng. 2-step authentication) on useita, aina tekstiviesteistä fyysisiin turva-avaimiin ja sovelluksiin, jotka luovat kertakäyttöisiä koodeja. Uusi asetus mahdollistaa laittamaan päälle asetuksen, jonka seurauksena loppukäyttäjät eivät pysty käyttämään tekstiviestejä tai äänikoodeja kaksinkertaiseen todentamiseen.

Tietoisuus puhelimitse toimitettavien todennusmetodien tietoturvariskeistä on kasvanut viime vuosina, jonka seurauksena uusi asetus on tuotu saataville niille pääkäyttäjille, jotka haluavat poistaa nämä todennusmetodit loppukäyttäjiltään.

Me suosittelemme vahvasti kaksinkertaiseksi todennusmetodiksi fyysistä turva-avainta, ja jokaisella Gappsiläisellä onkin oma Yubikey turvaamassa omaa Google-tunnustaan. Mikäli uudistus herättää ajatuksia tai haluat tietää enemmän Yubikeyn toiminnasta G Suiten kanssa, ole meihin yhteydessä.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki G Suite -lisenssimallit

Heräsikö maaliskuun päivityksistä kysymyksiä, ajatuksia, huolenaiheita tai toiveita?

Ole meihin yhteydessä, autamme mielellämme. : )