Tässä koosteessa esittelemme G Suiten päivitykset toukokuulta 2019, joilla on mielestämme suurin merkitys niin loppu- kuin pääkäyttäjille.

G Suite – Googlen toimistotyökalut

Tässä osiossa esitellään erityisesti loppukäyttäjiä koskettavia päivityksiä.

Gmailin ‘Confidential’-tila käytettävissä 25. kesäkuuta 2019 alkaen

Kerroimme pari kuukautta takaperin Googlen julkaisseen beta-saatavuuteen Gmailin ‘Luottamuksellinen’ eli ‘Confidential’ -lähetystilan.

Uuden ominaisuuden avulla Gmailin käyttäjä voi suojata arkaluonteiset tiedot lähettämällä viestit ja liitteet luottamuksellisessa tilassa. Viestin lähettäjä voi rajoittaa sitä, mitä vastaanottaja voi sähköpostilla tehdä. Sähköpostille voidaan esimerkiksi määrittää viimeisen voimassaolopäivän, vaatia tunnuskoodin tai estää edelleenlähettämisen, kopioinnin ja tulostamisen.

Uusi ominaisuus siirtyy beta-vaiheesta kaikkien saataville 25. kesäkuuta 2019 alkaen. ‘Confidential’-ominaisuus on oletuksena käytettävissä kaikille Gmail käyttäjille, ellei ominaisuutta oteta erikseen pois käytöstä pääkäyttäjän toimesta. Ominaisuus on ollut jo jonkin aikaa saatavilla Gmailin kuluttajapuolella, joten osa käyttäjistä on varmasti tutustunut siihen jo henkilökohtaisen sähköpostinsa kautta.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Android-puhelimen käyttö turva-avaimena

Huhtikuisessa Google Cloud Next ‘19 -tapahtumassa Google alustavasti lupaili, että tulevaisuudessa Android-puhelimia voidaan hyödyntää fyysisenä turva-avaimena kaksivaiheisessa tunnistautumisessa kirjautuessa Google-tilille.

Nämä lupaukset on nyt lunastettu, sillä toiminnallisuus on tullut yleisesti saataville ja on käytettävissä kaikissa Android-puhelimissa, joissa on Androidin versio 7.0 (Nougat) tai uudempi. Olemme aikaisemminkin puhuneet kaksivaiheisen tunnistautumisen tärkeydestä ja se onkin olennainen osa hyviä tietoturvakäytäntöjä. Suosittelemme vahvasti tutustumaan ja selvittämään – joko itsenäisesti tai meidän kanssamme – kuinka uutta ominaisuutta voitaisiin hyödyntää teidän organisaatiossanne.

Mikäli teidän organisaatiossa ei vielä ole kaksivaiheista tunnistautumista päällä, suosittelemme vahvasti sen käyttöön ottamista – minimivaatimuksena on se, että vähintäänkin G Suiten pääkäyttäjäoikeudet omaavat tilit olisivat kaksivaiheisen tunnistautumisen takana. Tunnistautumistapojen kehittyessä (mm. fyysiset turva-avaimet ja puhelimen push-notifikaatiot), kaksivaiheinen kirjautuminen on tehty niin helpoksi, että sen käyttöön ottamiselle kaikille organisaation käyttäjille ei pitäisi olla kynnystä.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Dynaamiset sähköpostit Gmailiin heinäkuussa 2019

Aikaisemmin tänä vuonna beta-ohjelmaan saapunut ominaisuus tulee yleisesti saataville 2. heinäkuuta 2019 alkaen. Se on oletuksena käytössä kaikille käyttäjille, ellei pääkäyttäjä(t) sitä erikseen ota pois käytöstä.

Dynaaminen sähköposti mahdollistaa tiettyjen toimenpiteiden suorittamisen suoraan sähköpostiviestistä, poistumatta Gmailin käyttöliittymästä. Esimerkiksi Google Docs -tiedostoon tulleeseen kommenttiin tai aktiviteettiin voi vastata suoraan sähköpostiin saadusta ilmoitusviestistä ilman, että täytyy erikseen avata ja käydä kommentoimassa kyseistä dokumenttia.

Ominaisuus on alkuun käytettävissä ainoastaan Gmailin selainversiossa. Mobiilisovelluksiin ominaisuus tulee lähiaikoina, tosin vielä ilmoittamattomana ajankohtana.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Sheetsin uudet ominaisuudet ketteröittämään työskentelyä

Sheets on saanut kolme uutta ominaisuutta jotka helpottavat datan käsittelyä ja taulukoiden siisteyden ylläpitoa. Uusia ominaisuuksia ovat:

• Duplikaattien poisto: Erittäin toivottu ominaisuus tulee nyt osaksi Sheets-työkalun ydintoimintoja. Tämä mahdollistaa helpon duplikaattien poiston käsiteltävästä datasta ilman tarvetta manuaaliseen työhön, app scriptien kirjoittamiseen taikka lisäosiin.
• Tyhjän tilan poisto: Joskus dataa tuotaessa Sheettiin saattaa vastaan tulla tilanne, jossa tuotavan data mukana on tullut myös ns. “tyhjää tilaa” (eng. white space). Uusi ominaisuus auttaa poistamaan tuon tyhjän tilan helposti ja näin pitämään Sheetissä olevan datan standardisoituna.
• Universaalit pikanäppäntoiminnot: Käyttäjät voivat nyt käyttää myös muista laskentaohjelmistoista tuttuja pikanäppäimiä ripeään työskentelyyn Google Sheetsissa.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Vertaile Google Docs -tiedostoja uudella ominaisuudella

Uuden ominaisuuden avulla Google Docs -tiedostoissa tapahtuneita muutoksia on nyt helppoa vertailla. Uusi ominaisuus näyttää kahden vertailtavan dokumentin eroavaisuudet muutosehdotusten (eng. Suggested edits) kautta.

Vertailutoiminto on kätevä esimerkiksi laadittaessa sopimuksia, jolloin halutaan nähdä dokumenttiin tehdyt muutokset neuvotteluprosessin saatossa. Ominaisuuden avulla pystytään vertaamaan esimerkiksi ensimmäistä ja viimeistä versiota sopimuksesta jolloin nähdään, miten sopimuksen ehdot ovat muuttuneet prosessin aikana.

Ominaisuuden käyttö onnistuu seuraavasti:

1. Avaa jokin Google Docs -dokumentti (tähän dokumentista tulee ns. pohja uudelle dokumentille)
2. Valitse yläpalkista Tools / Työkalut -> Compare Documents / Vertaile tiedostoja
3. Uudesta avautuneesta ikkunasta valitse dokumentti johon haluat vertailla sekä henkilö, kenen nimellä muutosehdotukset esitetään
4. Voit valita, haluatko dokumenttien kommentit mukaan vertailuun
5. Klikkaa Compare / Vertaile

Tämän jälkeen luodaan automaattisesti uusi tiedosto (käyttäen kohdassa yksi valitsemaasi dokumenttia pohjana), johon vertailtujen dokumenttien eroavaisuudet on tuotu esille muutosehdotuksina.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Google Docsiin kaksi uutta ominaisuutta dokumenttien muotoiluun

Google on julkaissut Google Docsiin pari uutta työkalua, joiden avulla dokumenttien muotoilu on jälleen piirun verran helpompaa.

Osioiden vaihdot (eng. section break)
Yksinkertainen mutta erittäin hyödyllinen, Google Docsista yllättävän pitkään uupunut ominaisuus on vihdoin sinne lisätty. Google Docs dokumentteja pystyy nyt osioimaan, jonka lisäksi dokumentista pystyy tietenkin myös tarkastelemaan sinne asetettuja osioiden vaihtoja.

Osion vaihdon pystyy tekemään valitsemalla ylävalikosta Insert -> Break. Dokumenttiin asetetut vaihdot saa näkyviin valitsemalla ylävalikosta View -> Show section breaks.

Marginaalien säätö osiokohtaisesti
Vahvasti edelliseen ominaisuuteen liittyen, Google Docsissa on nyt mahdollista säätää maginaaleja osiokohtaisesti. Aikaisemmin marginaalien muutos vaikutti koko dokumenttiin.

Marginaaleja pystyy säätämään valitsemalla ylävalikosta File -> Page setup.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

G Suite Admin Console – Pääkäyttäjien päivitykset

Tässä osiossa käsitellään erityisesti pääkäyttäjiä koskettavia päivityksiä.

Toimi ennen 8.7.2019 – Varmista kolmansien osapuolten sovellusten toimivuus Gmailin kanssa

Google on päivittänyt käytäntöjään, jotka määrittelevät kuinka kolmansien osapuolten sovellukset käyttävät Gmailin käyttäjätietoja G Suiten rajapintojen (API) ja OAuth2.0-protokollan avulla.

Jo viime vuoden lopulla Google ilmoitti, että muiden kuin yritystilien Gmailin käyttäjätietoja rajapintojen avulla käyttävien sovellusten osalta on varmistettava, että ne noudattavat uusia tietosuoja- ja turvallisuusvaatimuksia OAuth -rajapinnan avulla. Sama vaatimus astuu voimaan 8.7.2019 yritystileille eli G Suite -asiakkaille.

Muutos tarkoittaa sitä, että 8.7. lähtien Google automaattisesti estää sellaisten kolmansien osapuolten sovellusten asennukset, jotka käyttävät Gmailin käyttäjätietoja, ellei sovellusta ole erikseen lisätty luotettujen sovellusten listalle (eng. whitelist) pääkäyttäjän toimesta admin-hallintapaneelissa. Ennen 8.7 asennetut sovellukset tulevat kuitenkin toimimaan jatkossa normaalisti muutoksesta huolimatta.

Suosittelemme pääkäyttäjiä tekemään seuraavat toimenpiteet muutokseen liittyen:

1. Tarkista kaikki tällä hetkellä asennetut varmentamattomat sovellukset ympäristössänne. Yrityksenne pääkäyttäjä saa Googlelta sähköpostitse listan kaikista näistä sovelluksista kesäkuun 21. päivään mennessä. Tee päätös ja valitse mitkä näistä sovelluksista on syytä olla asennettavissa myös jatkossa.
2. Lisää valitsemasi sovellukset luotettujen sovellusten listalle hallintapaneelin Security/Tietoturva-osiossa, tarvittaessa Googlen ohjeistuksen avulla.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa
• Googlen ohjeet sovellusten lisäämiseen luotettujen sovellusten listalle

Work Insights -työkalu nyt saatavilla

Tammikuussa kirjoitimme Work Insights -työkalun julkaistavan beta-ohjelmaan. Beta-ohjelma on päättynyt ja työkalu on nyt käytettävissä kaikille G Suite Enterprise -käyttäjille.

Work Insights antaa pääkäyttäjille kokonaisvaltaisen kuvan työkalujen käyttöasteesta yrityksen sisällä, jonka avulla he voivat esimerkiksi arvioida miten eri sovelluksiin sitoudutaan ja missä tiimit saattavat kaivata lisää koulutusta.

Mielenkiintoisesti Google toi beta-ohjelman aikana työkaluun täysin uuden ominaisuuden, jolla pystyy seuramaan myös joidenkin G Suiten ulkopuolisten sovellusten käyttöastetta. Näitä sovelluksia ovat:

• Microsoft Word -tiedostot
• Microsoft Word -makrotiedostot
• Microsoft Excel -taulukot
• Microsoft Excel -makrotiedostot
• Microsoft PowerPoint -esitykset
• Microsoft PowerPoint -makrotiedostot

Koskettaa lisenssimalleja:

• Saatavilla: G Suite Enterprise
• Ei saatavilla: G Suite Basic, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits ja G Suite Enterprise for Education

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Paranneltu Google Jamboard & Google Meet -kokemus

Viimeisimmän ohjelmistopäivityksen myötä, Googlen oma digitaalinen valkotaulu Jamboard toimii nyt myös Hangouts Meet -videoneuvottelulaitteena. Kyseistä ominaisuutta kutsutaan “Meet on Jamboard” -toiminnoksi.

Uusi paranneltu “Meet on Jamboard” -käyttökokemus korvaa aikaisemman ‘Connect to Meeting’ ominaisuuden ja pitää sisällään:

• Koko näytön videopuhelu Jamboardilla: Jamboard käyttää Hangout Meetiä parempaan videopuhelukokemukseen.
• Parita kalenteriin: Jamboardin voi parittaa resurssikalenteriin tehden siitä varattavan resurssin, joka helpottaa videopuheluihin liittymistä tai niiden aloittamista suoraan Jamboardilla.

Uusi ominaisuus on saatavilla 30.6.2019 alkaen Jamboardien ohjelmistojen päivittyessä uusimpaan versioon, joka tulee “Meet on Jamboard” -toimintoa.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa

Yksityiskohtaisempi aktiivisten käyttäjien määrittely Admin Consolessa

Google muuttaa tapaa, jolla aktiivisten käyttäjien määrä lasketaan G Suite -ympäristössä. Erityisesti muutos koskettaa tapaa, jolla aktiivisten käyttäjien määrä lasketaan seuraavissa sovelluksissa:

• Gmail
• Kalenteri
• Hangouts Chat
• Hangouts Meet

Aikaisemmin sovellusten käyttötiedot on haettu useammasta lähteestä, jolloin sen raportoinnissa eri työkaluissa – kuten Work Insights ja Admin Consolen Raportit-osiossa – on saattanut olla eroavaisuuksia. Jatkossa tieto haetaan yhdestä keskitetystä paikasta, jotta raportointi olisi täysin yhtenäistä ja siitä jalostetun tiedon pohjalta voitaisiin tehdä parempia päätöksiä.

Koskettaa lisenssimalleja:

• Kaikki

Hyödyllisiä linkkejä:

• Julkistus Googlen blogissa