Kirjoittaja
Katja Järveläinen

Shared Drives - tiimityöskentelyn helmi

27/02/2017   Google Cloud

Tällä hetkellä tuntemamme Google Drive on rakennettu pitkälti yksilöiden ympärille. Nykyisen Driven peruslogiikka on se, että tiedoston täytyy aina olla yksittäisen käyttäjätunnuksen omistuksessa. Kun käyttäjä luo Driveen tiedoston tai kansion, se on automaattisesti tämän henkilön omistuksessa. Tämä ei tue parhaalla mahdollisella tavalla tiimityöskentelyä ja aiheuttaa ajoittain myös pääkäyttäjille harmaita hiuksia, kun omistajuuksia ei ole voitu keskittää ilman erillisiä kolmannen osapuolen sovelluksia.

Vastauksena nykyisen Driven puutteisiin, Google on nyt virallisesti julkistanut Shared Drivesin (ent. Team Drive). Shared Drives toimii perinteisen Driven rinnalla samassa käyttöliittymässä ja se on rakennettu täysin tiimityöskentelyä ja helppoa tiedonjakoa silmällä pitäen.

Shared Drives on luotu ratkaisemaan perinteisen Driven kolmea yleisintä kompastuskiveä:

  1. Tiedostot ja kansiot ovat yksittäisten käyttäjien omistuksessa. Kun työntekijä lähtee ja hänen G Suite -käyttäjätunnuksensa poistetaan, saadaan tiedostot kyllä talteen, mutta suuretkin määrät huolellisesti järjesteltyjä kansioita voivat hävitä alkuperäisestä sijainnistaan. Tätä kutsutaan myös tiedostojen “orpoutumiseksi”. Vaikkakin kolmansien osapuolten työkaluja ja ratkaisuja tiedostojen/kansioiden omistajuuden siirtämiselle tililtä toiselle on olemassa, ne eivät välttämättä skaalaudu täydellisesti valtavien tiedostomäärien kohdalla ja tuovat lisäkustannuksia G Suite -työkalupakin ulkopuolelta.
  2. Kansionäkymä ja sisältö vaihtelee henkilöltä toiselle. Johtuen tiedostojen erilaisista jako- ja käyttäjäoikeuksista, yksi henkilö saattaa nähdä kansiossa kolme tiedostoa, kun taas toinen henkilö näkee saman kansion sisällä kymmenen tiedostoa. Tästä saattaa syntyä käyttäjille tarpeetonta epävarmuutta Driven käyttöä ja tiedostojen jakamista kohtaan.
  3. Työntekijöiden perehdyttäminen ontuu kansiorakenteiden jakamisen osalta. Uuden työntekijän tullessa organisaatioon, on tyypillistä, että hänet lisätään tiettyihin Google Ryhmiin (Google Groups). Tällä tavoin ryhmää koskevat käyttöoikeudet pätevät myös uusimmille ryhmän jäsenille. Ongelmana on kuitenkin se, että ryhmälle jaetut Drive-kansiot, eivät automaattisesti ilmesty Oma Drive -näkymään, joka on suositeltu paikka organisaation kansionäkymälle. Kansiot ilmestyvät “Jaettu minun kanssani” -osioon, josta ne on lisättävä manuaalisesti Omaan Driveen.

Team Drives EAP

 

Shared Drives on uudenlainen työtila yksinkertaisimmilla pelisäännöillä, joka toimii rinnakkain perinteisen Driven kanssa.

  1. Kun työntekijä lähtee, tiedostot säilyvät paikallaan. Shared Drivessa olevat tiedostot ovat organisaation omistamia, joten vaikka työntekijä siirtyykin pois, kaikki tiedostot jäävät edelleen tiimien yhteiskäyttöön.
  2. Jakoasetukset ja tiedostonäkymä ovat kaikille selkeitä. Kaikilla saman Shared Driven jäsenillä on yhteinen näkymä sen tiimin tiedostoihin ja kansioihin. Tiimiin kuuluvilla käyttäjillä on vähintäänkin katseluoikeudet, mutta laajempia käyttöoikeuksia voidaan antaa niin Shared Driven juureen kuin yksittäisiin tiedostoihin.
  3. Shared Drives ja Google Ryhmät ovat saumattomassa synkassa. Tiedon löydettävyys on parempi, sillä henkilölle Google Ryhmän kautta jaetut Shared Drivet näkyvät hänen käyttöliittymässä automaattisesti. Kun uusi työntekijä aloittaa, enää ei tarvitse olla huolissaan siitä, että hänen Drive-näkymä ammottaa tyhjyyttään.

 

Shared Drivella voi myös olla huomattava positiivinen vaikutus käyttäjälähtöisten virheiden minimoimiseen. Selkeämmät käyttöoikeudet mahdollistavat esimerkiksi SD-kohtaisen roolijaon muokkaajien ja täyden oikeuden omaavien henkilöiden välille. Muokkaajan roolissa olevat henkilöt eivät pysty siirtämään tai poistamaan tiedostoa/kansiota. Näiden roolien lisäksi on toki myös jo tutut kommentoijan ja katselijan roolit. Jokaisella Shared Drivella on myös oma roskakorinsa, josta tiedostot voidaan palauttaa 30 päivän sisällä, eikä “Tyhjennä kaikki” -ominaisuutta ole.

TD

Shared Drivesin julkistusta on odoteltu jo pidemmän tovin. Ensimmäisiä huhuja tiimeihin pohjautuvasta Driven käyttöliittymästä alkoi kuulua jo pari vuotta sitten, mutta nyt voimme varmuudella sanoa sen olevan tulossa. Uudistus on huomattava, sillä Shared Drivesin avulla on saavutettavissa monia konkreettisia hyötyjä, jotka heijastuvat sujuvamman tiimi- ja projektityöskentelyn kautta myös organisaation liiketoimintaan.

Shared Driven plussat:
+ Tiedostot ja kansiot organisaation omistuksessa
+ Hienojakoisemmat käyttöoikeudet ja roolit
+ Johdonmukainen näkymä ja selkeä käytettävyys yhteistyössä
+ Jokaisella Shared Drivella oma erillinen roskakori, josta helppo palauttaa vahingossa poistettuja tiedostoja
+ Drive-haun voi rajata tiettyyn Shared Driveen!
+ Viiveetön käyttöoikeuksien päivittyminen

Shared Drives on tällä hetkellä saatavilla malttamattomille organisaatioille Googlen Early Adopter -ohjelman kautta, johon täytyy erikseen hakea. EAP-vaiheen Shared Drives kehittyy vielä muutamien ominaisuuksiensa osalta – esimerkiksi SD Sync Client on vielä kehitysvaiheessa. Isommassa mittakaavassa lopullisen Shared Drivesin julkistusta laajalle käyttäjäkunnalle odotetaan parin kuukauden sisällä, mikäli Googlen aiemmin ilmoittama aikataulu pitää kutinsa.

Shared Drive on mahdollista ottaa käyttöön OU-tasolla eli organisaatioyksiköittäin. Tämä mahdollistaa isoissa organisaatioissa sen vaiheittaisen käyttöönoton ja asteittaisen valmistelun. Sekä me, että Google suosittelemme vahvasti, että Shared Drives otetaan käyttöön hallitusti räätälöidyn käyttöönottoprojektin muodossa. Me Gappsilla tarjoamme Best of Shared Drives -käyttöönottomallin, jota sovellamme asiakkaan tarpeiden mukaan. Ole yhteydessä, jos haluat kuulla tarkemmin Shared Drivesista ja arvioida sen soveltuvuutta juuri sinun organisaatiosi tai tiimisi tarpeisiin.

Shared Drives kuuluu Googlen G Suite Business sekä G Suite Enterprise -lisenssityyppeihin. Näistä ensimmäiseksi mainittu on aiemmin tunnettu nimellä Google Apps Unlimited ja jälkimmäinen on uusin, ja laajin, Googlen julkaisema lisenssitaso. G Suite Business -lisenssiin kuuluu Googlen perustyökalujen lisäksi rajaton tallennustila, Shared Drives, Google Vault, Google App Maker, Google Cloud Search, sekä edistyneemmät raportointityökalut pääkäyttäjille.

Ole yhteydessä, niin tutustutaan yhdessä tarkemmin Googlen lisenssivaihtoehtoihin ja Shared Drivesin mahdollisuuksiin. Mielellään kerromme myös lisää Google App Makerin ja Cloud Searchin kaltaisista huippuratkaisuista!

Katja Järveläinen
Head of Customer Success
Katja tukee asiakkaidemme menestystä ketterässä pilviympäristössä ja ohjaa heitä kohti uuden työn mallia, jossa moderni teknologia palvelee käyttäjien ja liiketoiminnan tarpeita.

Lue lisää samanlaisia artikkeleita

Haluatko kirjoitukset suoraan sähköpostiisi?

Ota yhteyttä