Google Docs, Slides ja Sheets ovat tuoneet reaaliaikaisen yhteistyöskentelyn osaksi elämäämme, poistaen samalla aikaa vievän prosessin, jossa liitetiedostoversioita läheteltiin edestakaisin sähköpostitse. Tiedostojen muokkaaminen yhtä aikaa kollegojen kanssa ja vaikkapa asiakkaan kommenttien kerääminen suoraan dokumenttiin on helppoa, ja ennen kaikkea erittäin tehokasta.

Työn helppous on keskiössä kaikessa Googlen kehitystyössä. Koska joidenkin Docs-tiedostojen, kuten lakitekstien, muokkaamisen on havaittu olevan hyvinkin pitkä prosessi, on Google tehnyt uudistuksia, jotka helpottavat muutosten hallintaa.

Selkeämpi versionhallinta

Tiedostoa muokattaessa on nyt mahdollista nimetä eri versioita haluamallaan tavalla. Tämä auttaa työntekijöitä, kun tarve on pysyä kartalla työstettävän dokumentin etenemisestä.

Klikkaa Docs-tiedoston versiohistoria auki. Oikeasta laidasta voit nimetä haluamasi version klikkaamalla kolmea pistettä esittävää ikonia (ks. kuva). Kun nimeät version, niin jatkossa voit valita, haluatko nähdä dokumentin versiohistorian kokonaisuudessaanm vai ainoastaan tietyn version tarkan historian.

Esikatselu ja korjausehdotusten käsittely Docseissa

Voit halutessasi esikatsella miltä tiedostosi näyttää ilman kollegojen jättämiä kommentteja ja korjausehdotuksia ennen kuin päätät hyväksytkö vai hylkäätkö muutosehdotukset. Valitse tiedostosta:

1. Työkalut
2. Tarkista ehdotetut muokkaukset
3. Esikatsele Hyväksy kaikki / Esikatsele Hylkää kaikki.

Voit myös hyväksyä tai hylätä yhdellä kertaa kaikki korjausehdotukset samasta paikasta, mistä esikatselitkin niitä.

1. Työkalut
2. Tarkista ehdotetut muokkaukset
3. Hyväksy kaikki / Hylkää kaikki

Ehdota muokkauksia Android, iPhone tai iPad -laitteilla

Työ ei aina tapahdu läppäriltä saatikka omalta työpisteeltä. Tämän takia on tärkeää, että samat työkalut taipuvat ketterästi käyttöösi myös erilaisilta mobiililaitteilta. Googlen toimisto-ohjelmistopaketti on luotu liikkumaan kanssasi mihin ikinä menet. Muun muassa muokkausehdotusten jättäminen tiedostoihin onnistuu tabletilta tai kännykältä.

Avaa haluamasi dokumentti, valitse oikeasta ylälaidasta ikoni, jossa on kolme pistettä. Sen alta voit aktivoida Ehdota muokkauksia -toiminnon ja kirjoittaa dokumenttiin kommenttisi muutosehdotustilassa.

Automaattista kielihuoltoa

Jos kaipaat apua englanninkielisten dokumenttien viimeistelyyn, tulevat Litera Change-Pro ja Workshare lisäosat avuksi. Ne tekevät korjausehdotuksia vertaamalla tiedostoasi muihin vastaaviin sisältöihin ja tarjoavat aiemmin käytettyjä sanamuotoja, jotta dokumenttisi pysyvät yhdenmukaisina.

Tehokkuutta valmiilla mallipohjilla

Docs ja Sheets -tiedostoissa on nyt tarjolla mallipohjia, joita voit  hyödyntää tarpeesi mukaan. Löydät malleista esimerkiksi LegalZoomin ja DocuSignin NDA-sopimuksen, johon voit pyytää allekirjoituksen DocuSign Add-on for Docs -lisäosan avulla. Voit myös luoda yrityksellenne omia räätälöityjä mallipohjia ja yhdistää niitä erilaisiin lisäosiin, jotka helpottavat työtäsi.

Haluaisitko lisätietoja Googlen pilvipalveluista ja yhteistyöskentelystä? Autamme mielellämme!